Zaman Yönetimi ve Verimliliğinizi Arttıracak Uygulamalar | Zamanı mı Yönetmeli, Yapılacakları mı?
Bu yazıya tıkladığınıza göre büyük ihtimalle siz de yatmadan önce “Yarın bunu yapmalıyım, şunun da son tarihi yaklaştı, bunu hangi güne sığdırsam acaba?” diye düşünüyorsunuz ve zaman yönetimi tekniklerini öğrenip uygulamaya çalışıyorsunuz.
Bu düşüncelerin büyük bir beyin yorgunluğu yarattığını biliyorum. Öyle ki bazı geceler stresten uyanıyorum; özellikle de yapılacakları programlayamadığım zamanlarda.
Beynimiz en önemli işlevi bizi hayatta tutmaktır çünkü. Bizi tehlikelere karşı koruyacak şekilde evrimleşmiştir. Bu nedenle de olumsuzluklara, kafamızın karışıklığına bir tehlike gibi yaklaşır ve iyice tetikte bekler. Beynimiz böyledir, olduğu gibi sevelim ve işini kolaylaştırmaya çalışalım.
1. Kahvemizi/Çayımızı içip, müzik dinleyip, nefesimize odaklanıyoruz.
Planlama yapmanın kendisi eğer kaygıların içinde boğuluyorsak pek kolay olmuyor. Eğer siz de arka arkaya felaket senaryoları kurarken bu yazıya geldiyseniz; buyurunuz önce rahatlayalım. Kahveler ve müzik müessemizden. Sadece bu konuda değil, her kaygılandığınızda en etkili yöntemlerden birisi de -en azından benim için- nefese odaklanmak. Biraz ciddiye alınmıyor gibi geliyor bana nefese odaklanmak ama bir kere deneyin, faydasını göreceğinize inanıyorum. Çünkü bizi kaygılandıran şey düşüncelerimizin geçmişte ve gelecekte gezinmesi oluyor. Nefesimizle şimdiye geldiğimizde o kaygıdan da arınmaya başlıyoruz. Daha sonra bana kalırsa zamanı değil, yapacakları yönetmeye başlıyoruz.
2. Önce kurbağayı yiyoruz.
Brain Tracy, Eat That Frog: 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time isimli kitabında değiniyor bu tekniğe. Yazar, Mark Twain’dan etkilenmiş:
“Eğer işin bir kurbağa yemek ise, onu sabah ilk iş olarak yapmak en iyisidir. Eğer işin iki kurbağa yemekse, en büyük olanı önce yemek en iyisidir.”
Bazı günler yapılacaklar listemizde gözümüzde çok büyüttüğümüz maddeler olabiliyor. Gördükçe içimiz sıkılıyor, tüm günü onu düşünerek geçiyoruz. İşte bu iç sıkılganlığından ve düşünce yorgunluğundan kurtulmak için istemesek de önce onu yapıyoruz ve günün geri kalanını daha dingin bir zihinle geçiyoruz. Gerçekten işe yarıyor.
3. Kurbağayı nasıl seçiyoruz?
Önce kurbağayı yemek için elbette yapılacaklar listesinden hangisinin kurbağa olduğunu belirlemek gerekli. Öncelik belirlemekten bahsediyorum aslında.
Bu konuda birçok yöntem var. Kağıdı dörde bölüp acil ve önemli, acil ve önemli değil gibi başlıklarla yapılacakları yazmak işe yarar yöntemlerden; ama ben en basit şeklinin her zaman daha verimli olduğunu düşünüyorum. O yüzden bunun yerine yapılacakları yazmak ve en önemli olanlarını programa yerleştirerek plan yapmak daha kolay geliyor. Bu plan yapmak konulu bir yazının konusu olabilir ama zaman yönetimi konusunda en basit öncelik sıralamasının şimdilik böyle olduğunu söyleyip geçeyim. Bu listede bizi en rahatsız eden madde de aradığımız kurbağanın kendisi.
Bu yapılacaklar listesini yönetmenin de en kolay şekli Kanban Tekniği.
Kanban kelimesi iki anlam ifade ediyor: Tahta ve Tabela. Taiichi Ohno 1940'larda Toyota’da endüstri mühendisi olarak çalışmaktaydı. Çalıştığı fabrikada verimliliği arttırmak için bu tekniği geliştirdi.
Bu teknik iki prensibe dayanıyor: Görselle ve Sınırla.
Yapacağımız işlerimizi görmek beynimize yardım etmenin bir yolu. Hem bu nedenle hem de basit oluşuyla verimli bir teknik bence.
Şöyle yapıyoruz; bir kağıt parçasını ya da panoyu üçe bölüyoruz. Başlık olarak şunları yazıyoruz: Yapacağım, Yapıyorum, Yaptım. Yapılacaklar listemizi “Yapacağım” kısmına yazıp, yapmaya başladıklarımızı “Yapıyorum” kısmına yaptıktan sonra da “Yaptım” kısmına taşıyoruz. Böylece listemizi ve hangi aşamada olduğumuzu kontrol edebiliyoruz.
Ben bu tekniği Trello üzerinden kullanıyorum. Trello, kolay bir şekilde Kanban tablosu oluşturabileceğiniz bir site. Kartlar oluşturup, o kartları taşıyabiliyorsunuz. Normalde post-it ile kullanılan yöntemin dijital hali.
4. Kurbağamız için şimdi de domatese ihtiyacımız var.
Domates deyince anlamışsınızdır, Pomodoro yönteminden bahsediyorum. Herkes söylediği için çok klişeleşti farkındayım ama bu yöntemi kullanmadığım bir günü düşünemiyorum…
Tekniğin orijinalin 25 dakika sadece yaptığımız işe odaklanıp, 5 dakika ara veriyoruz ve 4 pomodoroyu tamamladıktan sonra uzun bir ara veriyoruz. Süreleri sizin odaklanma sürenize göre değiştirebilirsiniz. Örneğin ben 25 dakikada bir masanın başından kalkınca çok dağılıyorum ve kesinlikle 5 dakika ara veremiyorum. Genel çalışma alışkanlığımda 50 dakika ders- 10 dakika ara şeklinde ilerliyorum. Benim için en verimli süre şekli bu, 51. dakikada gerçekten hiçbir şey anlamamaya başlıyorum. Siz de sizin için en verimli olan süre ayarlaması şeklini yapıp çalışabilirsiniz. Hatta bence nasıl çalıştığınıza göre de süreleri değiştirebilirsiniz. Ben sadece okuma yaptığım bir çalışmada 40. dakikalarda yorulmaya başlıyorum; eğer video ile çalışıyorsam da 60 dakikayı rahat bir şekilde çalışabiliyorum.
Günün sizin için en verimli kısmını bulun, 5'te kalkmayın.
Hatta bu süre günün hangi kısmınızda olduğunuza göre de değişebilir. Benim 21.00'dan sonra odaklanma sürem çok azalıyor ve genelde gün ortasında da odağım çabuk dağılıyor. En verimli saatim ise 5.30–6.00 arası. Bu da çok klişeleşti biliyorum ama ben 5'te kalkmayı önermiyorum. Tüm gün evdeyseniz, aşırı da yoğun bir işiniz yoksa niye kalkasınız ki 5'te? Burada demek istediğim günün hangi kısımlarında ne kadar odaklandığınızı bilmenizin işinizi çok kolaylaştıracağı.
Süre tutmayı telefonunuzda da yapabileceğiniz gibi farklı uygulamalar da kullanabilirsiniz.
Ben “Focus To-Do” kullanılıyorum. Hem chrome eklentisi, hem masaüstü hem de mobil uygulaması var. Pro seçeneği de var ama ücretsiz hali ile de basit ve güzel. Ben özellikle bilgisayardan bir şeyler yapıyorsam kullanmayı daha çok seviyorum çünkü sürenin ne kadarının dolduğunu, uygulamanın üstündeki renk akışından anlayabiliyorum, açıp bakmama gerek kalmıyor. Ayrıca çalışma ve mola sürelerinizi dilediğiniz gibi ayarlayabilirsiniz.
Ben programlarımı bir süredir dijital ortamda yapıyorum ve bunun için Notion kullanıyorum.
Notion aslında daha çok not tutmak için kullanılıyor ama ben planlama konusunda da işimi kolaylaştırdığını düşünüyorum. Ayrıca Notion’ın şemalarında da Kanban tablosu da var. Sadece burayı kullanarak da tüm adımları gerçekleştirebilirsiniz aslında.
Notion’da aylık, haftalık ve günlük plan şemaları var. Ben günü bölmeyi sevdiğim için benim seçtiğim şema aşağıdaki gibi ama siz sizin için daha kullanışlı bir şema seçebilir ya da yaratabilirsiniz.
İşin özü, sizin için en verimli olan süreyi belirlemek ve o süre içinde telefonu, diğer düşüncelerinizi bir kenara bırakıp odaklanmanız.
5. Küçük keyif anları yaratıyoruz.
En önemlisi de gün içinde keyif almayı başarabilmek ve bu şekilde motivasyonunuzu korumanız. Her zaman motive olmak zorunda da değiliz elbette ama günün içinde kendimize küçük keyif anları yaratmamız sadece yapılacaklar listemizi bitirmek için değil mutlu bir yaşam sürmek için de en sürdürülebilir yol gibi görünüyor. Büyük de keyif anlarından bahsetmiyorum. Örneğin ben kahvenin yanında kruvasan ya da cookie yemekten gerçekten keyif alıyorum. Mutlu ediyorum, belki kandırıyorum kendimi ama sonuç olarak iki şekilde de günümü güzelleştiriyor.
Umarım verimli bir yazı olmuştur sizin için.
Pozitif enerjiler gönderiyor ve iyilikler diliyorum :)
Teşekkür ederim.
