海外出張は持ち物リストから報告書まで全部Evernoteでまとめる

海外出張にいくときには事前の準備から結構手間がかかります。
 もちろん会社の出張でいくということは現地での活動を報告することも必要です。

社内専用のテンプレートがあるなら別ですが、わざわざ報告するのに時間を掛けて資料を作る時間はなるべく省いていきたいし、何より自分自身の記憶のためにも作っておくのをおすすめします。
 海外国内問わず準備から現地そして戻ってからの報告までをすべてEvernoteで完結させると結構楽だし、なにより次回以降もテンプレート化して使えるので結構おすすめです。これくらいなら帰りの飛行機の間でだいたいおわります。
 なにより報告書はテンションが維持するうちにまとめないと苦痛なので、なるべく出張中にまとめるようにします。

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出張すべてをEvernoteにまとめるメリット

出張に行く前の準備から、出張中、戻ってからの振り返りなどすべてをEvernoteにまとめることで今後にも使える便利なリストが完成します。思いつくメリットはこんなところですかね。
 ・パスポートや旅券など持ち物リストをテンプレート化できる。
 ・スマホでオフラインでもノートを見れる。
 ・名刺、カタログ、写真などをすべて一元管理できる。
 ・swarmでチェックインやposteverなどでスマホから少しづつ更新しておける
 ・帰国後の報告はまとめたノートブックをプレゼンモードでみせれる

海外出張でよくつくるノート

具体的にどんなノートを作るかですが、事前ノートブックなどはテンプレート化すると便利だったり、その他はだいたいその目的などにより変わりますがあまり気にしないようにしています。
 ・事前ノートブック→パスポートのコピー/旅券/ビザ/工程表/宿泊場所のメール/持ち物リスト/レンタルWi-Fiのカウンターなど/頼まれたお土産物を入れておきます。これはだいたい毎回一緒なのでテンプレート化しておきます。
 ・現地での報告書→posteverで都度メモ/swarmでチェックイン
 ・写真リスト
 ・同行した人/もらった名刺リスト
 ・もらったカタログ→重いのでできれば現地でスキャンするのがベスト

出発する前に必要なものは1ノートにまとめてオフラインノートにしてスマホにいれる

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出発前はパスポートやビザや宿泊場所の情報などいろいろな情報があり、それぞれメールできたりWEBの画面だったり現物のコピーだったりします。出発した時や海外でどうしてもネットにつながりづらい状況もあると思うので、出発前にすべての情報を1ノートにまとめるようにしています。
 まとめておけば、有料版だとネット回線に繋がっていなくてもスマホやタブレットでも見れるオフラインノートにしておけるので、かならず飛行機に乗る前にやっておくのがおすすめです。
 持ち物リストはだいたいどこに出張いくのでも重要なものは同じなので項目だけテンプレート化しておくと忘れることがありません。

現地についたらアプリを使ってメモと行動履歴をとる

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現地で動くときにはSwarmでチェックインしておくと後からどこにいったか履歴が残ります。Swarmはカレンダーに同期するかIFTTT経由でカレンダーかEvernoteに送るのがおすすめです。
 またメモはPostEverを使っています。PostEverは細かいメモが取りやすく、取ったメモを1日分を1ノートにまとめてくれるのが出張には最適です。あとからすべて報告ノートにまとめておきます。
 とにかく現地でたのしくライフログを取りながらもまとめが作れていけるのがいいんです。

名刺は原本は名刺フォルダに入れておいてコピーをとる

旅先でもらった名刺はすべてスキャンしておきます。その原本はいつも名刺を保管しているノートブックにタグを着けて保管しておきます。その後に名刺を複製してマージして出張中の名刺を1ノートにまとめておきます。名刺は見つからないデメリットより重複したほうがましなので、気にせずに複製します。

カタログはなるべく現地でスキャンすると荷物をへらそう

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最近はScanSnapのiX100を持って行きます。現地でカタログをもらうと結構な重さになります。だいたい必要な物を現地でスキャンして捨ててくるのもいいかなと思っています。もちろん持ち帰ってからスキャンでもOKです。
 このカタログも僕はマージして1ノートにまとめています。

ScanSnap iX100 (A4/片面/バスパワー駆動) FI-IX100A

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富士通 2015–02–06

富士通 FUJITSU ScanSnap iX500 (A4/両面/Wi-Fi対応) FI-IX500A

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富士通 2015–02–06

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写真も1ノートにまとめて貼っておく

photo

出張先ではスマホだけでなく、デジタルカメラで撮影もします。その写真の中からピックアップした写真を1ノートに貼っておきます。もちろん原本はローカルやFlickrやGoogleDriveにありますが、なによりすべてをEvernoteにまとめておいたほうが後々シンプルでわかりやすいと思います。写真は重くならないように低いピクセル数で保存しています。みれればいいんです。

帰国後の報告ノート

帰国したら、Swarmのチェックイン履歴やPostEverのメモをコピペします。ほかにもレシートや経費精算に必要なものなども写真でとってあればそれをすべて貼ってしまえばOKです。
 あとはPostEverなどに補足したりまとめなおせばあっという間に報告書が完成します。

最後に目次とタグをつけて完成させてプレゼンテーションモードで報告する

最初はちょっと面倒ですが、一度作ってしまえば次の出張からはもれなく持ち物を思い出したりできるので便利ですよ。
 そして会社ではその報告をするときにはプレゼンテーションモードを使えばラクチンでわかりやすいです。

mokujitotag
mokuji

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