Peter Drucker

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時間管理三步驟

作者:羅凱揚 — 最近針對中階主管設計訓練課程,同仁在經過文獻探討以及訪談之後發現,時間管理的重要性非常地高。因此,我開始著手整理、改編過去「時間管理」的講義,並預計在兩個月後,對中階主管進行教育訓練,接下來我將不定期就此議題,發表一些看法。 一開始,先從彼得杜拉克(Peter Drucker)的時間管理三步驟來進行說明。杜拉克在《有效的管理者》這本書中提到,時間管理三步驟為:紀錄時間、管理時間、整合時間。 1.記錄時間 有效的管理者會紀錄自己時間的運用狀況,每次三到四週。記錄時間時,可以每隔15分鐘為基礎。當紀錄完成之後,主管可能會發現自己有一半以上的時間都在開會;業務人員可能會發現自己有一半以上的時間都花在交通往返。這些事情,許多時候跟生產力並無直接關聯。 2.管理時間 當我們紀錄完時間之後,經過分析,我們可以判斷哪些工作應該需要簡化。之後,再將空出的時間,聚焦到有生產力的地方。例如︰主管應該考慮開會的必要性,必要時可以考慮將性質相近的會議合併,或是讓副手去開。而業務應該事先規劃拜訪客戶的行程,在同一個時段,拜訪同區域的客戶;或是就算原本只要拜訪一個新客戶,就順便拜訪當地的舊客戶;亦或是在拜訪舊客戶的同時,就近進行陌生拜訪(例如在電話中提到自己就在客戶公司附近,爭取見面的機會)。