COVID19 — Uzaktan nasıl çalışılır? Şirketlere öneriler

Sanal işbirliğini desteklemek için gereken kültür, dijital çalışma uygulamaları, günlük ritüeller

Türkiye’de ilk COVID-19 vakasının tespit edilmesinden sonra, hangi şirketler uzaktan çalışma sürecini başlattı diye çok çok soru aldık ama etkin ve sürdürülebilir uzaktan çalışma prensipleri ile ilgili yapılan bir paylaşıma denk gelmedik.

Korona virüs ile birlikte hayatımıza büyük bir hızla giren uzaktan çalışma uygulamasına çoğu şirket hazırlıksız yakalandı. Daha önce yaptığımız bir araştırmada Türkiye’nin girişimcilik ekosisteminde bile haftada 1 günden fazla uzaktan çalışma politikası olan şirket sayısının ne kadar az olduğunu söylemiştik. Hal böyleyken, uzaktan çalışma prensiplerini konusunda rehber olabilecek bu yazıyı sizlerle hızlıca paylaşmak istedik.

Ne kadar hazırız?

Etkin ve sürdürülebilir bir uzaktan çalışma sürecine hazır mısınız sorusuna yanıt vermek için aşağıdaki sorulara yanıt verebilirsiniz.

1. Ekibinizin yönetici kontrolü gerektirmeden tamamlaması gereken işleri tamamlayacağı konusunda güveniniz tam mı?
2. Ekipleriniz kendi rollerinden beklentileri eksiksiz şekilde biliyorlar mı? Kendilerinden beklenen günlük ve haftalık işler konusunda netlik var mı? Ah şu OKR !
3. Ekibinizdeki kişilerde rutin check-in’ler yapıyor musunuz?
4. Dijital işbirliği araçlarını halihazırda aktif şekilde kullanıyor musunuz?

Eğer bu soruların yalnızca 1–2 tanesine evet diyorsanız, önümüzdeki günlerde verimlilik konusunda ciddi sorunlar yaşayacaksınız demektir.

Peki nasıl aşılır bu sorunlar?

Uzun yıllar uzaktan çalışma üzerinde çalışmış ve sürekli uzaktan çalışmayı uluslararası bir şirkette bizzat deneyimlemiş birisi olarak, ne kadar süreceği belli olmayan bu panik ortamında, etkin ve sürdürülebilir bir uzaktan çalışma modeli uygulamak için kritik olduğunu düşündüğüm birkaç öneri paylaşmak istiyorum.

1.Biz alışkınız zaten canım demeyin, çalışanlarınız için yönlendirici bir uzaktan çalışma prensipleri süreci oluşturun ve paylaşın.

Çalışanların kafalarındaki soruları yanıtlayacak, uzaktan çalışma prensiplerini detaylı şekilde açıkladığınız bir politika oluşturmanız oldukça önemli. Farklı örneklere bakarak, sizin için bir taslak hazırladık. Buradan erişebilirsiniz. Bugünden tezi yok böyle bir paylaşım yapmanızda büyük fayda var.

Çalışanlarınızı evlere göndererek, evden nasıl etkili bir şekilde çalıştığını bildiğini varsaymak yerine süreçte yönlendirici olun.Daha önce evden çalışma pratiği olmayan kişiler için, konum bağımsız çalışma kolay gibi görünse de, etkin ve verimli çalışma bazı becerileri uzaktan çalışma becerilerini gerektirir. Şirketlerin, COVID-19 gibi bir krizi karşısında iş devamlılığını sağlamak için çalışanların aniden evden çalışmalarını istemek doğru bir aksiyon gibi görünse de, net bir yönlendirme yapmadan, çalışanların bu süreçte ne tür desteğe ihtiyaç duyduklarını öngörüp, gerekli eğitimi ve desteği vermeden, bir politika ve prosedür oluşturmadan bu durumun etkin şekilde sürdürülebilmesi mümkün olmayacaktır.

2.Ekipleriniz kendi ekiplerinin hedeflerini ve bu hedefleri gerçekleştirmede kendilerine düşen rol ve sorumlulukları net şekilde paylaşın, takip edin.

Hem dünya çapında yapılan araştırmalar, hem bizim Talentmelon olarak son 1.5 yılda yaptığımız araştırmalara göre, çalışanların yaklaşık yarısı kendi rollerinden ne beklendiğini ve kendileri için başarılı olmanın tanımının ne olduğunu bilmiyor. Uzaktan çalışma ortamında, çalışanların bu beklentileri net şekilde bilmesi ve kendilerinden beklenilen sonuçları sık sık ekipleri ile takip etmesi verimliliği arttırmak için en önemli çözüm. Şirketlerin ve yöneticilerin ekiplerinden beklentileri çok net bir şekilde ortaya koymaları gerekiyor: X yapmanız gereken iş, Y kalite standardı, Z son teslim tarihi. Çıktıların düzenli 1:1'lerle takibi ( mümkünse günlük kısa aramalarla) çalışanlarınızın ilerleyişini görmeniz ve ihtiyaç duydukları noktalarda destek olabilmeniz açısından önemli.

3.İşbirliğini kolaylaştırıcı teknolojinin herkes tarafından erişilebilir olduğundan emin olun.

Uzaktan çalışma söz konusu olduğunda, sizi destekleyebilecek düzinelerce platform var. Bunların içinden 3 tanesini veya benzerlerini kullanmak oldukça kritik.

Mural benim açımdan gerçekten çığır açan bir uygulama oldu. Bir odanın içinde, herkesin beyaz tahta başında, ellerinde postit ve kalemlerle olduğu bir çalışma düşünün. Mural dijital ortamda tam da bunu sağlıyor. Üstelik bence aynı odada olmaktan daha etkin ve hızlı şekilde. Şirket hesabı alabilirsiniz o zaman şirket email adresi ile çalışanlarınız kullanabilir. Üstelik denemesi 1 ay ücretsiz. Ekipçe yaratıcılığınızı kullanmanız gereken bir dijital çalıştay için mükemmel.

Trello: Online bir platformda projelerinizi yönetmek için oldukça etkili bir araç. Üstelik ücretsiz olarak kullanılabilir. Mobil uygulamasının da olması daha da cazip hale getiriyor, aklınıza o anda proje ile ilgili bir güncelleme geldiğinde cep telefonunuzdan da erişebilmeniz büyük kolaylık. Kullanımı çok basit. Projenin aşamalarını belirle, görevleri kişilere ata, ilerlemeyi görev bazında takip et, tamamlanan işleri işaretle.

Slack: Bunu bilmeyeniniz çok azdır. Ekip bazında iletişim kanalları oluşturabileceğiniz bir platform. Microsoft Teams’den teknik olarak pek farkı yok gibi görünse de, hızı ve kullanıcı dostu ara yüzünün iletişimi kolaylaştırdığını söylemek gerek. Ayrıca iletişimlere bir farklı emojilerle bir insani dokunuş katması da, uzaktan çalışan ekiplerin paylaşımlarını arttırmak için önemli.

Tüm bunları tavsiyeleri dikkate alıp, ekipleriniz için anlaşılır şekilde uzaktan çalışma prensipleri belirleyip, samimi bir şekilde uyguladığınız sürece (ve tabi çalıştığınız iş kolu uzaktan çalışmaya müsaade ediyorsa) çalışanlarınızın ofiste çalışmaya kıyasla veriminin düşmeyeceği, aksine verimin artacağı bir sonucun geleceğini unutmayın.

COVID-19'dan uzak, sevgiyle kalın.