Yeni Normal’de Onboarding için 6 Tavsiye

Pandemi ile birlikte kendimizi içinde bulduğumuz bu Yeni Normal’de bazı şirketler işe alımı durdurma ya da küçülme kararı alırken, daha az sayıda da olsa bazı şirketler için de krizin oluşturduğu fırsat ya da kritik roller için işe alımın gerekli olması sebebiyle işe alımlar devam ediyor.

Her işe alımın bir sonucu olan onboarding ise, uzaktan çalışma dünyasında yeni bir bakış açısı ile planlama yapmayı gerektiriyor.

Fiziksel temas sağlayabildiğimiz dünyada bile zorlayıcı olabilen onboarding sürecini, uzaktan çalışma dünyasında etkin şekilde yürütmek, yeni başlayan kişinin hızlı adapte olmasını sağlayabilmek için sizler için bazı tavsiyelerle birlikte en iyi uygulamaları derledik.

Mevcut onboarding sürecinizdeki adımları dijitalleştirmeniz ve iletişim kanallarını etkinleştirebilmek için aşağıdaki yöntemleri kullanabilirsiniz:

1. Adım adım onboarding sürecini ve yönlendirmeleri paylaştığınız bir dijital ortam hazırlayın

Yeni başlayan kişinin ilk gün ve ilk haftalarda için nelere ihtiyacı olduğunu dijital çalışma şeklinin yeni gereksinimlerini göz önünde bulundurarak yeniden gözden geçirin. Yeni ekip üyeniz ilk günden itibaren size sadece dijital kanallardan ulaşabilecek. Bu sebeple şirketinizdeki mevcut tüm bilgi kaynaklarınızı dijitalleştirdiğinizden emin olun. Şirket kültürünüz, müşteri ve proje içerikleri, şirket prosedürleri ve çalışanlarınızın ihtiyaç duyabileceği tüm belgeleri (izin, masraf formları vb) ile ilgili yönlendirmeyi bu dijital platformlara aktarın. Tüm bu dijital içerikleri bir yerde toplamak ve yönlendirmek adına Coda, Trello ve hatta Google Docs vb ücretsiz uygulamalar ile bir işe başlangıç rehberi oluşturabilirsiniz.

İpucu: Bizim özellikle girişimlerde sıkça kullandığımız bu ve benzeri şablonlarını örnek alabilirsiniz; Trello. Bu içeriği bir google dökümanda da oluşturabilirsiniz, önemli olan, yeni başlayan kişi için neyin gerekli, neyin opsiyonel olduğunu ve kendisinden beklenen aksiyonların tarih detaylarıyla yer aldığı bir rehber oluşturmak.

2. Biraz daha önceden planlama yapın

Yeni işe başlayan kişi için ilk gün ofisine gidip, gerekli dökümanları imzalayıp, ofiste yeni kişilerle yüz yüze konuşamayacağı bir deneyim şüphesiz baş daha dikkatli bir planlamayı gerektiriyor. İşe alım yani teklif sürecinin sonunda yeni çalışanınızın tüm hazırlıklarını erkenden başlatın. Gerekli belgeleri size nasıl ulaştıracağı, çalışan sözleşmelerin imzalanması için kendisine gönderilmesi, kullanacağı bilgisayarın teslimatına kadar tüm süreçler hakkında detaylı bilgi verin ve kendisini yönlendirin. İşe başlangıç hazırlıkları sırasında şirket ve iletişim araçları hakkında ön bilgiler paylaşabilirsiniz, bu sayede yeni ekip üyeniz ilk gün itibariyle nelerle karşılaşabileceğini bilecektir. Bu dönemde açık ve sürekli iletişim sağlayarak, kendisinin sahip olabileceği endişeleri giderebilirsiniz. Coda, Trello gibi araçlarda oluşturduğunuz işe başlangıç rehberinde ona da erişim vererek süreç hakkında en başından bilgi sahibine olmasını sağlayabilir ve kendi planını oluşturmasına destek olabilirsiniz.

3. Gerekli araçları eksiksiz teslim edin.

Yeni ekip üyeniz ilk günden itibaren size sadece dijital kanallardan ulaşabilecek. Bu sebeple tüm dijital ortamlarda; Slack, Teams, Zoom gibi kullanacağı uygulamalara ve platformlara erişiminin ilk günden itibaren olduğundan emin olun. Yeni ekip üyenizin şifre ve erişimleri yönetmek için IT ekibinizi önceden bilgilendirin ve ilk günün erken saatlerinde yeni ekip üyeniz ve IT uzmanınız için bir toplantı organize edin. Böylece online araçların kurulumu, öğrenilmesini ve oluşabilecek teknik sorunları en başından çözülmesini sağlayabilirsiniz.

4. Kendi ekipleri ve diğer ekipler ile tanışma organize edin.

Bu yeni dönemde ofis ortamında organik bir şekilde işleyen tanışma ve kaynaşma olmayacağı için planlı bir tanışma organizasyonu yapmak oldukça kritik. Yeni çalışanınızın ilk birkaç gün ve hafta içerisinde kimlerle etkileşimde olacağına ve kimlerle tanışmasının yararlı olabileceğine önceden karar verin. Şirketin organizasyonel şemasını paylaşabilir ve kendisine önümüzdeki süreçte iletişime geçmesi gereken kişilerin listesini verebilirsiniz. Linkedin profillerini paylaşarak onlar hakkında ön bilgi sahibi olmasını sağlayabilirsiniz.

İlk gün itibariyle tüm ekibiyle bir araya gelmesi önemli. Bunun için video call ile bir öğle yemeği organize edebilir, evine yemek siparişi ulaştırabilirsiniz.

İpucu: Ekibiniz ile birlikte yeni katılan üyeniz için, ilk güne özel bir mesaj paylaşın. Bu yeni çalışma düzeninde bir ofis turu yapamayacağınız ve kişilerle yüz yüze aynı anda tanıştırma fırsatı bulunmadığından, ofisinizin ve ekibinizin görsellerinden oluşan bir video ile ofis turu yapabilirsiniz.

5. Eğitimleri hemen başlatın, görev ve iş dağılımını beraber planlayın.

Bu süreçte ilk hafta yeni ekip üyeniz için zaten kafa karıştırıcı ve zorlayıcı bir süreç olacaktır. Eğer hali hazırda bir eğitim planınız ve içeriğiniz yoksa, işle ilgili eğitimleri ve ilk görevleri/projeleri için beraber bir plan oluşturarak ve 1–3 aylık bir yol haritasını planlayın.

• İşi öğrenmeleri için anlamlı görevler düzenleyin ve kendisine yardımcı olabilecek bir ekip üyesi ile eşleştirin.
• İlk görevleri/projeleri hakkında süreçte hızlı geri bildirim alın ve verin.
• Yeni ekip üyenizin görevlerini ve işlerinde kullanacakları sistemleri anladıklarından emin olun.
• Kaynak dökümanlar verin. (Google Drive, Confluence Wiki, Eski proje planları)
• Sorularını paylaşabilecekleri kanallar (Slack, mail grupları vb) veya Soru-Cevap oturumları düzenleyebilirsiniz.

İpucu: Hali hazırda sadece yeni çalışanlarınıza yönelik dökümanlarınız yoksa satış ve pazarlama içerik/sunumları veya eski proje dökümanlarından yararlanabilirsiniz.

6. Beklentilerinizi belirleyin ve daha sık gözden geçirin.

Yeni ekip üyenizle yaptığınız ilk gün görüşmelerinden biri, önümüzdeki birkaç haftanın planları ve onlardan ne beklediğiniz konusunda olmalıdır. İşe hızlıca koyulmadan önce, görevlerini net bir şekilde bildiğine ve bunun için gerekli tüm kaynaklarını onunla paylaştığınıza emin olun. Hem siz hem de yeni ekip üyeniz, şirket değerleri, ekip hedefleri ve bireysel hedefler konusunda net olmalısınız. Ayrıca eğitimler, gözden geçirme ve birebir görüşmeler için bir zaman planı oluşturmalısınız.

Bu yeni normalde iletişim sıklığını artırmak ve bir düzen ile ilerlemek faydalı olacaktır. Gün sonu 10 dakikalık check-in toplantıları organize ederek mevcut deneyim hakkında karşılıklı geri bildirimler paylaşın. Böylece aksayan ya da iyi giden süreçleri anlık olarak belirleyebilirsiniz.

İpucu: İlerlemeyi fark edin. Organize ettiğiniz check-in toplantıları yeni ekip üyesini daha hızlı tanımanız ve onun çok daha kolay adapte olmasına yardımcı olacaktır. Buna ek olarak süreçte kişilerin ilerlemelerini fark edin ve takdir edin. Beklentileri karşıladıklarını bilmelerini uyum hızlarını ve motivasyonlarını artıracaktır.