Sistematizar la Estrategia: 10 aspectos a tener en cuenta! | by Colombia

“El mercado ofrece diferentes opciones que facilitan la recolección de datos, la administración de la información, el trabajo colaborativo y la interacción simultánea de colaboradores alrededor de la estrategia, por lo que es importante entender las características funcionales y técnicas que ofrece cada una pensando en los perfiles de los usuarios y sus necesidades”

Formular y traducir la estrategia son pasos que habilitan su gestión, sin embargo, reportar el comportamiento de los indicadores, el avance de proyectos y las acciones a emprender de acuerdo con los resultados obtenidos requiere un dinamismo de la data y una interacción activa y permanente no solo de los responsables entre sí, sino con sus pares, superiores y equipos de trabajo, para lo cual, contar con una versión única y confiable de los resultados de la estrategia es fundamental; esta situación ha generado la necesidad de adquirir herramientas para la recolección, procesamiento y análisis de información que sean mucho más que simples repositorios de datos y faciliten una adecuada gestión de la estrategia. Veamos diez aspectos relevantes a considerar cuando de software para la gestión de la estrategia se trata:

Primero, es importante dimensionar el volumen de datos e información de acuerdo con los objetivos, indicadores y proyectos definidos tanto para la estrategia corporativa, como para las unidades de negocio, áreas y colaboradores.

Segundo, identificar si la información se obtiene de otras aplicaciones o se calcula / reporta de forma manual.

Tercero, analizar si el software requiere ser instalado en el servidor o va a estar en la nube, así como los requerimientos técnicos en cada caso.

Cuarto, para la etapa de implementación de la herramienta es importante evaluar los requerimientos para poner a punto el software, es decir, validar tiempo, complejidad y equipo requerido para alimentar la base de datos de la herramienta con los objetivos, indicadores, metas y proyectos definidos en la estrategia.

Quinto, definir los periodos y criterios para cargar información histórica.

Sexto, definir cómo los usuarios van a visualizar la información, si es posible personalizar los gráficos, así como los roles de cada colaborador frente a la información (suministro, analisis, retroalimentación, consulta).

Séptimo, hacer las pruebas, ajustes requeridos y generar los primeros reportes de prueba.

Octavo, evaluar la amigabilidad del software pues de ella depende que los usuarios no sientan que la herramienta es una carga adicional de trabajo; la facilidad para interactuar con la herramienta permitirá que la información se reporte de forma rigurosa, estructurada y a conciencia para facilitar la gestión de la estrategia.

Noveno, considerar la complejidad del “entrenamiento a los usuarios”, puesto que de manera ágil y sencilla debe permitir a los colaboradores entender las funcionalidades del sistema, conocer responsabilidades y tiempos frente a la gestión de la estrategia.

Décimo, tener claros valor y costos de la herramienta (total del licenciamiento y por usuario), frecuencia de pagos (anual o mensual), conceptos (uso y/o mantenimiento), entender cómo funcionan las actualizaciones (si están incluídas en las licencias o tienen un costo adicional), conocer las características y el alcance del servicio de soporte y valor de los entrenamientos para administradores y usuarios de la herramienta. Hacer un cuadro comparativo puede ser de gran utilidad.

El mercado ofrece diferentes opciones que facilitan la recolección de datos, la administración de la información, el trabajo colaborativo y la interacción simultánea de colaboradores alrededor de la estrategia, por lo que es importante entender las características funcionales y técnicas que ofrece cada una pensando en los perfiles de los usuarios y sus necesidades. De acuerdo con lo anterior, es importante conocer con tiempo las opciones que hay en el mercado, evaluar cuál se ajusta mejor a las necesidades de la organización y asesorarse de expertos que permitan tomar una decisión adecuada, puesto que un software de gestión estratégica debe ser una solución, no una carga ni un gasto adicional.