10 aprendizados de um design sprint “pós-pandemia”
Sabemos que a pandemia de COVID-19 mudou a forma como trabalhamos nestes dois anos. Principalmente na área de tecnologia, onde aqui na Taqtile, passamos a adotar o remote first como nosso modelo de trabalho.
Durante a pandemia já havíamos facilitado outros workshops usando o método do Google Ventures, no qual aprendemos e adaptamos muito bem para o formato online. No entanto, com a chegada das vacinas e um cenário mais otimista a respeito dos números de infecção do coronavírus, nos sentimos mais seguros em nos encontrar no escritório de forma pontual e até nossos clientes a solicitarem workshops e reuniões presenciais.
Em maio deste ano, eu, Pamela Leal e Tuanny Martins estivemos frente a um desafio de um dos nossos clientes, onde o design sprint poderia ser aplicado. A ideia de uma facilitação presencial era muito nova para mim, que migrei para a área de tecnologia no auge das primeiras ondas de infecção, lá em 2020. Ao mesmo tempo, estava ansiosa com a experiência que teria com esse projeto. E é com base nessa prática que trazemos abaixo o que aprendemos em um “design sprint pós-pandêmico”.
01. Converse com os participantes se todos estão confortáveis em se encontrarem presencialmente
Parece um mero detalhe, mas é essencial alinharmos com os participantes se eles estarão seguros de se encontrarem presencialmente. Aqui em nosso contexto, alinhamos a respeito disso e de deslocamento, já que nosso escritório fica em São Paulo e participantes do design sprint viriam de outras regiões do Brasil.
02. Envie um e-mail com orientações ao time participante dias antes do workshop
Em nosso contexto, era a primeira vez que algumas pessoas participariam de um design sprint. Para isso, mandamos orientações prévias de como funcionaria o workshop ao longo dos dias e o que precisaríamos dos participantes.
03. Faça uma checklist para que não se esqueça de nada
Crie um documento em sua plataforma de preferência (e que seja de fácil acesso) e crie os To-Dos necessários antes, durante e pós-design sprint. Não tenha medo de ser detalhista, coloque desde ao agendamento do encontro até texto de agradecimento aos participantes. Em nosso caso, colocamos até a realização do pedido de coffee break para os momentos de pausa, e até a tarefa de perguntar se as pessoas presentes teriam alguma restrição alimentar.
04. Crie a programação e cronograma para os dias de design sprint, inclusive com o timebox definido para cada atividade
O checklist e a programação foram nossos parceiros durante todo o processo de design sprint. Pré-definir as horas para a cada atividade nos ajudou a entender e alinhar com os participantes o esforço e quantos dias teríamos que reservar na agenda de todos.
05. Mesmo com planejamento, esteja preparado(a) com um plano B
Mesmo com todo o planejamento dedicado, há fatores externos que podem interferir. Para isso, sempre tenha um plano backup para essas situações. Em nosso exemplo, enxergamos que algumas atividades tomaram mais tempo do que esperávamos. Portanto, para que pudéssemos encerrar pontualmente nos dias estabelecidos, dividimos os participantes em duplas.
06. Tenha co-facilitadores no design sprint
Para um trabalho colaborativo como esse, é estranho facilitarmos sozinhos, né? E pensando que para algumas pessoas que precisem de ajuda ou suporte (pois estamos falando de várias pessoas co-criando juntas), é importante que alguém ajude controlando toda a dinâmica.
Curiosidade: essa foi a primeira vez que também testamos a co-facilitação em três pessoas e conosco deu muito certo! Pois, enquanto uma explicava as atividades, outra controlava o tempo e outra ajudava pessoas com dificuldades durante o processo.
07. Alinhe sobre seu papel de facilitador(a) e não tenha receio de exercê-lo
É provável que, numa dinâmica em que existam pessoas com vários pontos de vista, a discussão se prolongue e muitas vezes fuja do desafio proposto. Portanto, antes de começar o design sprint, alinhe com os participantes que as dinâmicas serão cronometradas e que em alguns momentos os facilitadores irão interromper a conversa. E lembre-se que é importante você propor seus pontos de vistas enquanto detentor de um conhecimento e provocá-los à reflexão, e não apenas controlar o tempo.
08. Reserve um tempo durante o design sprint para alinhamentos importantes
É provável (e importante!) que ao sair do design sprint com uma solução co-criada pela equipe, você vá testar com o usuário e pensar em próximos passos do projeto. Para isso, reserve um tempo para alinhar com os participantes o que vai ser necessário deles para que a ideia avance.
09. Pense em como economizar tempo com a documentação
A documentação de um design sprint presencial exige bastante esforço, visto que haverá muitas discussões, rascunhos e (muitosss) post-its. Como tínhamos um prazo apertado, orientamos para que cada participante trouxesse seu computador. Enviamos o link do Miro, nossa ferramenta de colaboração, alinhamos e entendemos o desafio (sim, todos na sala mas cada um em seu computador), e somente nas tarefas mão na massa, usávamos papel e caneta. Ah, mesmo essas atividades, tiramos fotos e subimos no Miro para ficar registrado. O resultado foi a economia de várias horas do nosso dia onde focamos nos testes de validação da solução.
10. Reserve um tempo para prototipar a ideia junto aos stakeholders
Esse foi um aprendizado que veio em forma de improviso. Mesmo ao final do storyboard, onde já tínhamos a ideia definida, nossos stakeholders tinham uma certa dificuldade em visualizar essa solução, já que tudo era rabisco. Foi aí que a maravilhosa Tuanny Martins começou a construir no Figma, ali mesmo no final do workshop, o que seria nosso protótipo para teste em alta fidelidade. Todos ficaram surpresos, e com isso pudemos avançar em discussões mais importantes como mapeamento de hipóteses que gostaríamos de validar ou invalidar.
Bônus: aplique os aprendizados coletados
Com base nas experiências adquiridas, tivemos muitos aprendizados para ser compartilhados com a equipe. E foi assim que lançamos internamente um novo template de Design Sprint, onde incrementamos: slides a cada dinâmica para reforçar as definições, dicas e boas práticas para outros facilitadores, framework para alinhamentos de teste e recrutamento e recursos de apresentação e consolidação no mesmo artboard. Um spoiler do nosso novo template:
Conclusão
Conhecer e co-criar com pessoas presencialmente é importante. Saímos mais enérgicos e nossos stakeholders mais participativos do processo. No entanto, o mundo mudou e o trabalho remoto se consolidou e mostrou que dá certo. Ao fazer um design sprint presencial, leve em consideração o contexto da sua empresa e todos esses fatores no qual já nos adaptamos. E espero que, de alguma forma, essas dicas te ajudem a melhorar e sair com os resultados que almeja pós-workshop. :)
