3 passos para preparar um bom feedback
Como expressar o que pensa para a pessoa se desenvolver
Confesso que, quando começamos o movimento de feedbacks constantes na Taqtile, fui tomado por um medo de expor minhas opiniões sobre os outros e ser mal interpretado. Porém, feedbacks são essenciais para desenvolver times, não só tecnicamente, quanto como seres humanos. O problema é como começar a cultivar a cultura de feedback em uma equipe que não tem esse hábito. Muitas vezes existe o problema de como começar.
Por isso, fui atrás de referências, e com a experiência e conselhos de outros colegas, fui ajustando a maneira de dar feedbacks mais eficazes. Aqui compilei o que tem funcionado para mim antes de passar o feedback para a pessoa.
1. Faça uma pequena retrospectiva da pessoa
Comece listando projetos em que essa pessoa trabalhou e em que você pôde observá-la em situações específicas. Consequentemente, você vai começar a recordar pontos positivos e pontos de melhoria sobre a pessoa:
- Em que projetos ela trabalhou desde que entrou na empresa? Em qual deles você teve mais contato? Vocês foram em reuniões juntos?
- Mesmo se não trabalharam juntos em projetos, como foram outras interações, como almoços? Qual a imagem que a pessoa passa para você? Tente entender por que ela passa essa imagem para você?
- Relembre as situações-chaves dos projetos e como a pessoa agiu em cada momento, como quando precisou dela, ou ela te ajudou com alguma informação. Pense em momentos específicos para não dar conselhos genéricos.
2. Siga o modelo SBI (Situation | Behaviour | Impact)
A intenção desse passo é filtrar suas opiniões e julgamentos sobre a pessoa e tentar chegar aos fatos que levaram você a construir essa opinião, baseado na Comunicação Não-Violenta de Marshall Rosenberg.
- Situation: Pense primeiro em qual contexto o que você quer falar aconteceu, tente detalhar a situação. Exemplo: Na última apresentação do projeto X,
- Behaviour: Descreva qual foi o comportamento da pessoa. Exemplo: você falou por quase toda a reunião, muito mais do que o combinado, sem dar espaço a outras pessoas do time.
- Impact: Qual foi a consequência desse comportamento para as outras pessoas? Exemplo: o cliente ficou com a impressão de que apenas uma pessoa entende do assunto e pode desmotivar o time que não consegue treinar skill s de apresentação.
Exemplo de feedback pobre: Acho que você fala muito. Nesse projeto, você dominou todas as reuniões, e as outras pessoas não conseguiram falar nada.
Exemplo de um bom feedback: Na reunião do projeto X, você falou por quase toda a reunião, de forma que senti que outras pessoas não tiveram espaço para opinar e treinar comunicação com cliente.
Costumo escrever cada ponto que quero abordar em um post-it deixando claro a estrutura do framework. Volto sempre às situações que listei para ver se existe algum ponto que ficou faltando. Você pode acrescentar aqui uma sugestão, mas tenha em mente que o ideal é a pessoa elaborar ela mesma uma alternativa melhor para resolver o que você está apontando. Por exemplo, sugerir a um gerente fazer checkpoints com todos toda semana pode ser impossível para ele, mas ele pode decidir fazer reuniões estratégicas com o time envolvido ao menos uma vez ao mês.
3. Classifique seus pontos
Um feedback bem estruturado é mais fácil de ser absorvido. Por isso, separe as situações em “O que parar”, “O que melhorar” e “O que continuar”. Assim a pessoa sempre sabe que existem pontos positivos e pontos de melhoria e quais devem ser atacados.
- O que parar: O que não está funcionando ou agregando valor e por isso deve ser evitado. Esses são os pontos mais críticos que a pessoa precisa escutar.
- O que melhorar: O que pode ainda ser melhorado para a pessoa se tornar um profissional mais eficaz;
- O que continuar: Tudo o que a pessoa está fazendo bem e trazendo impacto positivo.
Concentre-se nos fatos, apesar dos seus sentimentos. Você pode falar como se sentiu, mas deve se concentrar em coisas concretas e não na sua interpretação e julgamento dos fatos.
Depois de preparar os pontos, marco uma reunião rápida com a pessoa para passar tudo o que listei. Na Taqtile estamos mantendo uma planilha para ter certeza que todos os grupos estão dando e recebendo feedbacks.
E vocês, como têm criado uma cultura de feedback nas suas empresas?
Obrigado a Gabriela Yumi Marques e Fabio Rachid por me ajudarem nesse artigo.
