Criando uma base de conhecimentos para a Taqtile
No primeiro semestre desse ano nos desafiamos a resolver um problema interno da Taqtile: a centralização das informações.
Esse impasse, causava uma recorrência de perguntas e erros os quais já haviam sido enfrentados por outras pessoas.
Para resolver esse dilema, nos reunimos e fizemos um Design Sprint para resolver o problema em 1 fim de semana.
Nesse artigo, vamos contar um pouco desse processo e principalmente sobre como a empresa reagiu à solução proposta.
O problema
Por inúmeras vezes, tentamos criar um lugar em que o conhecimento da Taqtile como um todo estivesse centralizado. Usamos ferramentas próprias, desde sistemas elaborados a fóruns bem simples.
Elas sempre caíram em desuso depois de pouco tempo, ficando abandonadas e sem conteúdo relevante, então sabíamos que precisávamos de algo diferente, algo que não tínhamos ideia de como fazer.
O processo
Se você não sabe o que é Design Sprint, recomendo este artigo, mas se você já ouviu falar sabe que o processo demanda bastante tempo e um número razoável de pessoas.
Nossa primeira tarefa foi pedir ajuda aos nossos especialistas Tuanny Martins, Yugo Miyahara e Lucas M. Otsuka. Eles logo se prontificaram a nos ajudar a montar a dinâmica que faríamos em 1 fim de semana (sim, nós compactamos BASTANTE o design sprint, até para ele ser viável).
No primeiro dia, discutimos o problema e saímos com um desafio bem definido o qual nos guiaria durante toda a jornada do Design Sprint, o qual era:
Queremos não depender de 1 ou 2 referências técnicas e que o conhecimento adquirido fique cada vez mais descentralizado.
Depois de pensar em tudo o que poderia dar errado, pesquisamos soluções que já existiam no mercado para compor a etapa de Benchmark do Design Sprint.
Pesquisamos soluções bem interessantes, mas à princípio pensamos em seguir com uma solução adaptada para às nossas necessidades.
Já no segundo dia, votamos nas soluções que mais estavam relacionadas à nossa realidade e percebemos, com o mapa de calor, que um dos benchmarks se encaixava como luva ao que estávamos pensando. Foi por isso que resolvemos testar o Stack Overflow.
Usamos o tempo do Design Sprint para pensar em um outro problema que poderia acontecer durante o uso:
Como podemos estimular as pessoas a usarem a ferramenta proposta?
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A Ferramenta: Stack Overflow for Teams
Uma das primeiras decisões que tomamos no Design Sprint, foi o uso da ferramenta que havia sido lançada a muito pouco tempo, o Stack Overflow for Teams. Algumas das razões para isso foram:
- Os Dev’s já estavam familiarizados com a ferramenta;
- Existe um sistema de pontuação que poderia ser aproveitado;
- O tagueamento das perguntas funciona muito bem e ainda é possível marcar pessoas para responder a pergunta.
O grande problema: Não deixar a iniciativa morrer
Tendo decidido a ferramenta, precisávamos atacar o principal problema, e também o mais difícil: como fazer com que a iniciativa não caísse em desuso.
Depois de muito debate, percebemos que precisaríamos de um incentivo, algum tipo de recompensa recorrente para que as pessoas utilizassem a ferramenta, e também incentivassem as outras naturalmente a utilizarem também. Porém, também não queríamos que as pessoas ficassem postando qualquer coisa apenas para ganhar um prêmio. Para isso definimos algumas regras:
- O prêmio deve ser algo para a Taqtile, assim mesmo que você não ganhe, ainda pode aproveitar o prêmio;
- Ganhar a competição dá o direito de escolha do prêmio, isso serve de motivação para pontuar além do necessário;
- Para ganhar o prêmio, a Taqtile como um todo precisa alcançar uma pontuação mínima;
- Ninguém pode zerar, se alguém zerar, não tem prêmio. Assim todo mundo é responsável por ganhar ou perder.
Nosso sistema de pontos
Há um tempo, havíamos feito uma competição de contribuição para o Stack Overflow público e para isso criamos uma ferramenta que foi chamada de Coffeemmunity (créditos ao Lucas Lazaro pelo desenvolvimento!). Aproveitando que a ferramenta já fazia toda a comunicação com as APIs do Stack Overflow, apenas fizemos as adaptações necessárias para que ela trabalhasse com o time da Taqtile.
Cada vez que alguém utiliza o Stack Overflow da Taqtile, ganha pontos que são contabilizados diariamente no Coffeemmunity, e a vantagem é que nós que atribuímos a pontuação, por exemplo: um upvote em pergunta te dá 5 pontos no Stack Overflow, porém, no Coffeemmunity você ganha 10, assim conseguimos premiar de acordo com o que achamos importante.
Outra feature é que podemos ver quem ainda não contribuiu, para que possamos cobrar a pessoa e também podemos ver nossa própria pontuação e o quanto estamos longe da meta global.
Resultados
Já temos 6 meses de uso do Stackoverflow for Teams, nesse tempo a ferramenta vem sendo bastante utilizada, principalmente pelos desenvolvedores, e além disso, não houve nenhuma ocasião em que deixamos de ganhar o prêmio por falta de colaboração. Graças ao Coffeemmunity hoje temos um lugar onde podemos tirar muitas dúvidas, desde assuntos relacionados ao funcionamento do escritório, à particularidades do código de um projeto. Ademais, já tivemos casos de pessoas que começaram a colaborar o Stackoverflow público após treinar no nosso interno!
Para os próximos passos queremos agregar novas iniciativas ao nosso sistema de pontos, além de deixar mais equilibrado entre as diversas áreas da empresa. Você tem alguma dica ou experiência com isso? Manda pra gente nos seus comentários!
