Time Management: come lavorare efficacemente

Quante volte ti sarà capitato di terminare la giornata con la consapevolezza di non aver combinato nulla di buono? Scommetto che se sei studente o lavoratore freelance questa situazione non ti è nuova. Non preoccuparti, possono capitare a tutti dei periodi in cui, per colpa di un po’ di pigrizia o alcune preoccupazioni, tendiamo a rendere meno e a non essere mai soddisfatti di come lavoriamo. Questo però non significa che queste fasi debbano durare per sempre! In questo articolo scopriremo insieme le potenzialità del Time Management, analizzando alcune tecniche che potranno esserci utili per rendere maggiormente produttive le nostre giornate di lavoro.

Che cos’è il Time Management

Il time management può risultarti molto utile per aiutarti ad organizzare le tue giornate e gestire il tuo tempo in maniera efficace. Si tratta di una serie di tecniche pratiche che puoi sfruttare immediatamente, tutti i giorni, per allenare la tua concentrazione e pianificare con chiarezza e precisione le attività da svolgere durante la giornata. Nel Time Management la parola chiave è “ottimizzazione”. L’obiettivo infatti è rendere il più possibile in periodi di tempo concentrati, senza perdite di tempo o distrazioni.

L’importanza del Time Management

Saper sfruttare le tecniche di Time Management può essere utile sul lavoro, nello studio, ma anche nella vita di tutti i giorni. Quante volte, per stanchezza o distrazione, dimentichiamo o procrastiniamo i nostri impegni? Time Management significa anche essere in grado di assumersi le proprie responsabilità e saper gestire con costanza tutti i propri impegni. Se imparerai a sfruttare al meglio le tecniche di Time Management riuscirai a ritagliarti maggior tempo libero per dedicarti a famiglia, amici e alle tue passioni. Tutto questo non è affatto impossibile, ma per raggiungere questo obiettivo dovrai imparare a dedicarti agli impegni con costanza, dedizione ed organizzazione. Non è affatto facile, sono io la prima ad ammetterlo, ma non per questo bisogna partire già sconfitti.

3 tecniche di Time Management davvero efficaci

Per iniziare fin da subito a rendere le nostre giornate più produttive possiamo utilizzare dei piccoli accorgimenti, piccoli passi che poco a poco ci aiuteranno a migliorare l’aspetto organizzativo della nostra vita. Di tecniche di Time Management ne esistono moltissime, ognuno può avere le proprie e non necessariamente esse sono compatibili con le abitudini altrui. L’organizzazione è un aspetto molto personale, certe tecniche possono risultare utili ed efficaci per alcuni individui mentre per altri meno. Il consiglio è quello di provare più tecniche possibili e scoprire quali sono quelle che possono funzionare meglio per te rendendoti più produttivo. Oggi te ne suggerisco alcune particolarmente famose e diffuse da cui puoi partire.

Il metodo “Eat that frog”

Il segreto? Iniziare dalle attività difficili, ovvero “ingoiare il rospo”. Quando avrai terminato le attività più pesanti il resto ti sembrerà uno scherzo. Completare un compito impegnativo durante le prime ore del giorno ti aiuterà a guadagnare maggiore positività e motivazione per affrontare i restanti impegni della giornata. Questo metodo mette alla prova la tua auto-disciplina e ti permette di guadagnare del tempo libero che potrai sfruttare la sera per riposarti e rilassarti con gli amici o la famiglia.
Al contrario, alcune persone prediligono iniziare dalle attività più semplici (ad esempio rispondere alle mail) per poi avere tutto il tempo per dedicarsi a lavori di maggiore intensità. Ovviamente nessuno ti vieta di ricorrere a questa tecnica alternativa, il rischio è quello di “perdersi” in queste semplici attività e quindi rallentarsi ma, come ho detto in precedenza, l’organizzazione è molto personale e la cosa più importante è che tu capisca quali metodi funzionano maggiormente per te.

La tecnica del pomodoro

Tra le più famose, la tecnica del pomodoro consiste nel suddividere il proprio tempo di lavoro in sessioni di concentrazione intensa alternate da brevi momenti di pausa. L’ideale sarebbe di rimanere concentrato sull’attività da svolgere per 20/30 minuti e, al termine di ogni sessione, fare una pausa di 5 minuti. Ovviamente il numero dei minuti può essere definito personalmente in base alle proprie attitudini ed esigenze. Dopo quattro “pomodori” è concessa una pausa più lunga (di circa 15 minuti) per ricaricare le energie e prepararsi alle sessioni seguenti. Questo metodo risulta utile per molte persone proprio per la breve durata delle sessioni di lavoro che però dovranno essere intense e prive di distrazioni.
Anche le pause sono molto importanti: è consigliato infatti sfruttarle al meglio, non utilizzandole per tuffarsi sullo smartphone e sui social ma per alzarsi dalla scrivania e fare un po’ di stretching, bere un bicchier d’acqua o, ancora meglio, fare un po’ di movimento. Fare delle pause costruttive ti permetterà di non cadere in inutili distrazioni e di trarre ulteriori benefici utili a mantenere la concentrazione.

La tecnica COPE

COPE sta per Clear-Organized-Productive-Efficient, ovvero tutto ciò che ogni mortale vorrebbe essere nel corso della sua giornata di lavoro! Si tratta di un metodo elaborato dall’esperta di produttività personale Peggy Duncan che mira a lavorare sulla consapevolezza delle persone, facendo loro capire perché il tempo sembra non essere mai abbastanza e quali sono i problemi che impediscono la buona riuscita delle loro attività. L’obiettivo è proprio eliminare tutte quelle distrazioni che, durante la giornata, fanno solo ed unicamente perdere tempo.
Uno dei suggerimenti più importanti è proprio quello di saper dire di NO; non solo alle persone o a progetti che non ci interessano, ma anche a tutte e attività distruttive che sgretolano il nostro tempo. A volte dire di no, soprattutto per i soggetti più altruisti, può sembrare un vero e proprio ostacolo, ma è necessario capire che non sarà mai possibile accontentare ed aiutare tutti. Ognuno di noi dovrebbe essere provvisto di un egoismo sano, in grado di spingerci a riporre il nostro impegno su quelle attività (poche ma buone) che ci riescono meglio e che possono recare benefici a noi stessi e agli altri.

Alcune app utili per il Time Management

Forest

Un’applicazione che ti permette di rimanere concentrato sul tuo lavoro impedendoti di distrarti con lo smartphone. Ogni volta che vuoi concentrarti, pianta un albero e allontanati dal telefono fino a che l’alberello non sarà cresciuto. Se non rispetterai il cronometro il tuo albero morirà… e tu non vuoi che accada, vero?

[googleplay]cc.forestapp[/googleplay]

[appstore id=”866450515"]

Wunderlist

Ottima per chi ama le To Do List e i promemoria, per organizzare la sera precedente o la mattina stessa i vari compiti da eseguire durante il giorno. Chiara, di facile utilizzo e ben fatta!

[googleplay]com.wunderkinder.wunderlistandroid[/googleplay]

[appstore id=”406644151"]

Clear Focus

L’app che ti permetterà di utilizzare la Tecnica del Pomodoro sopracitata, tenendo traccia di tutti i tuoi progressi. Con statistiche e dati potrai sfruttare al meglio questa tecnica di concentrazione e ottenere i risultati attesi.

[googleplay]personal.andreabasso.clearfocus[/googleplay]

Utilizzo personalmente queste applicazioni e ho deciso di consigliarvele perché mi trovo davvero bene, nonostante i miei strumenti prediletti per l’organizzazione rimangano sempre e comunque carta e penna e la mia fedele agendina. Quando si tratta di concentrazione, infatti, preferisco ricorrere il meno possibile all’utilizzo dello smartphone, anche se certamente questo mezzo, oltre che a distrarci, può considerevolmente aiutarci ad ottimizzare i tempi e tener traccia di tutte le nostre attività. Spero che questo articolo vi abbia dato qualche suggerimento utile per migliorare le vostre prestazioni lavorative e di studio. Se avete qualche ulteriore consiglio o tecnica che desiderate condividere con noi di Tasc non esitate a lasciarci un commento o a scriverci!