Docs Italia, l’inizio di una rivoluzione. Come rendere i progetti pubblici più efficaci e trasparenti

Open government: ecco la nuova versione di Docs Italia, frutto di un anno di collaborazione con amministratori e stakeholder per cambiare il linguaggio dei progetti della Pubblica Amministrazione

di Lorenzo Fabbri e Giovanni Bajo

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Photo by Evan Kirby on Unsplash

“Don’t tell me I can’t do it; don’t tell me it can’t be done!” diceva Howard Hughes con la voce di Leonardo Di Caprio in The Aviator (2004). Se puoi sognarlo, puoi farlo era il motto di Walt Disney. Lo abbiamo pensato anche noi, quando abbiamo deciso di applicare strumenti nati in ambiente open source al mondo dei documenti della Pubblica Amministrazione. Così abbiamo iniziato a sperimentare e, dopo un anno di lavoro e di confronti, lanciamo oggi una nuova versione di Docs Italia. La sfida che affrontiamo è quella di cambiare il linguaggio attraverso cui si costruiscono le linee guida e la documentazione dei progetti della Pubblica Amministrazione.

Il nostro esperimento non è dettato solo dalla passione per il mondo open source, quanto dall’esigenza concreta di rendere i progetti pubblici più efficaci. C’è bisogno di strumenti che aiutino centinaia di migliaia di persone – tecnici e personale amministrativo – a lavorare meglio e insieme alla trasformazione digitale del Paese.

Internet, e in particolare la cultura open source, sta rivoluzionando l’organizzazione della conoscenza sulla base di alcune direzioni: la partecipazione e l’interazione costante, l’estrema rapidità del flusso delle informazioni e la presenza di ambienti di lavoro e di collaborazione on line aperti al contributo di tutti. Docs Italia intende applicare questi principi alla prassi quotidiana della Pubblica Amministrazione, offrendo nuovi strumenti e mettendo a disposizione un team dedicato di tech writer che si ispira alle linee guida di design dei contenuti della Pubblica Amministrazione e fa tesoro di esperienze analoghe di altri Paesi per semplificare il linguaggio e favorire la partecipazione.

QUALI DOCUMENTI?

Negli ultimi dodici mesi abbiamo seguito questa logica: pubblicare in un unico luogo ogni tipo di documenti relativi ad alcuni dei progetti pubblici più importanti del Paese, in modo che le persone che ci lavorano, li gestiscono e li fanno evolvere possano trovare un ambiente moderno di apprendimento e di collaborazione.

La nuova home page di Docs Italia

Su Docs Italia abbiamo pubblicato, coinvolgendo di volta in volta i Ministeri e le software house che partecipano al progetto (da Sogei a SIA-sistemi di pagamento, da Agid all’Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato e molti altri), documenti relativi all’anagrafe nazionale (il progetto ANPR), l’identità digitale dei cittadini (il progetto SPID), il sistema dei pagamenti (pagoPA), il progetto 18app, le linee guida per la gestione dei dati e per il design dei servizi pubblici.

Parallelamente, abbiamo iniziato a pubblicare documenti di natura diversa, per esempio di indirizzo amministrativo o di analisi. Ci piace l’idea che chi lavora a un progetto possa trovare tutto ciò che serve (quindi non solo i documenti tecnici) in un formato moderno, aperto ai commenti, facile da consultare. Così, a maggio dello scorso anno, il Piano della trasformazione digitale della Pubblica Amministrazione, sottoscritto dal Presidente del Consiglio, è stato pubblicato su Docs Italia; a gennaio di quest’anno la commissione d’inchiesta per la digitalizzazione della Pubblica Amministrazione, presieduta dall’onorevole Paolo Coppola ha pubblicato su Docs Italia la propria relazione finale. E, sempre a partire da gennaio, il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), la legge che regola il digitale in Italia, è anch’esso su Docs Italia con l’intento di mostrare l’evoluzione della norma nel tempo. E’ interessante notare come la pubblicazione del CAD in questa forma abbia a sua volta originato nuovi esperimenti di analisi e visualizzazione da parte della comunità open source. Più di recente abbiamo avviato l’utilizzo di Docs Italia per gestire i processi di consultazione pubblica, secondo una filosofia open government: il primo esempio è una circolare relativa ai servizi cloud della Pubblica Amministrazione.

Cosa è cambiato nell’ultima versione del CAD? Docs Italia, utilizzando GitHub, ti permette di vederlo. Nell’esempio, le modifiche all’articolo 3 dedicato al domicilio digitale.

LE CARATTERISTICHE DI DOCS ITALIA

Grazie al Piano triennale per l’informatica nella Pubblica Amministrazione e al Codice per l’Amministrazione Digitale, le Pubbliche Amministrazioni sono invitate a lavorare ai progetti pubblici in modo diverso, più aperto, trasparente e collaborativo. Nel farlo, trovano nuovi strumenti a loro disposizione come Developers Italia, la community di sviluppatori di servizi pubblici, che fornisce il supporto per la pubblicazione e il riutilizzo di codice sorgente; oppure Forum Italia, lo spazio per discutere, fare domande e cercare aiuto nella soluzione di problemi relativi alla creazione e gestione dei progetti e delle tecnologie della Pubblica Amministrazione.

Docs Italia è il terzo di questi strumenti e serve a costruire una base di conoscenza comune su come si gestiscono i progetti della Pubblica Amministrazione: è un servizio ideato dal Team per la trasformazione digitale della Pubblica Amministrazione in collaborazione con AgID ed è gestito da un team interdisciplinare di sviluppatori, designer e tech writer esperti nel documentare un progetto, che si tratti di guide, linee guida, FAQ o documentazione tecnica.

Docs Italia è pensato per leggere documenti anche sullo smartphone

Docs Italia si ispira a cinque principi, funzionali a costruire un linguaggio comune di gestione dei progetti pubblici: il primo è che oggi, in tutto il mondo, i documenti non sono più il prodotto di un individuo e di un ufficio, ma sono il frutto di una collaborazione tra diverse persone e diversi profili professionali, tecnici, economici e amministrativi; il secondo è che la Pubblica Amministrazione, seguendo una filosofia di open government, tende a incoraggiare il contributo della comunità e di punti di vista esterni; il terzo è che la Pubblica Amministrazione ha bisogno di linee guida e modalità comuni per gestire le informazioni relative a un progetto, dalle linee guida di indirizzo alla documentazione tecnica; il quarto è che i documenti non sono un oggetto statico scolpito nella pietra o stampato nella carta, ma evolvono nel tempo: poter tenere traccia di questa evoluzione offre diversi vantaggi; il quinto è che i documenti vengono fruiti sempre più spesso su Internet, e in particolare su smartphone: la semplicità di lettura fa la differenza.

PER SAPERNE DI PIÙ

Le Pubbliche Amministrazioni e le software house che vogliono avere maggiori informazioni o provare a pubblicare qualche documento, con il nostro supporto, possono scriverci o discuterne sul forum. La seconda parte del post è dedicata a chi intende approfondire il progetto: illustra le funzionalità di Docs Italia e le possibili evoluzioni su cui stiamo lavorando.


Per approfondire: le caratteristiche e le possibili evoluzioni di Docs Italia

Tecnologie
Docs Italia è un MVP (minimum viable product) realizzato da un piccolo team di sviluppo e basato sui progetti open source Read the Docs e sul tema Sphinx. Inoltre, utilizziamo molto Pandoc per la conversione dei documenti. A partire da qui, stiamo lavorando per potenziare tutti gli aspetti della piattaforma sulla base delle esigenze emerse in questo primo anno di sperimentazione: il convertitore di documenti, il flusso di pubblicazione e le funzioni di ricerca e di navigazione.

Funzioni di scrittura collaborativa
C’è una tendenza che caratterizza il modo in cui le persone producono oggi documenti di ogni tipo. Dai paper accademici agli esercizi scolastici, dai business plan aziendali alle relazioni di sintesi di quanto accaduto in una riunione: sempre più spesso la scrittura di questi documenti avviene in modo collaborativo, diremmo “a più mani”. Le persone che scrivono un testo si confrontano, si scambiano opinioni, lavorano insieme “in tempo reale”, fino a che il testo non sia pronto e poi continuano a farlo evolvere successivamente. Il confronto, spesso, si arricchisce dei contributi e dei commenti di chi magari non ha lavorato alla stesura del documento, ma è intervenuto in una seconda fase, apportando un punto di vista esterno che può risultare decisivo. Docs Italia segue questo trend, consentendo la produzione e l’evoluzione collaborativa dei documenti.

Partecipazione e consultazione pubblica
Un aspetto interessante di Docs Italia è che incoraggia la produzione di commenti favorendo la collaborazione a tutti i livelli e l’apporto di punti di vista esterni, compresa la gestione stessa del processo di consultazione pubblica di un documento amministrativo prevista dall’art. 18 del Codice dell’Amministrazione digitale. 
I commenti e le proposte di modifica possono essere inviati secondo diverse modalità (tra cui GitHub), ma stiamo puntando all’integrazione tra Docs Italia e Forum Italia: qui è possibile vedere la sperimentazione di un modello di consultazione pubblica in cui i commenti fatti sul documento sono leggibili anche sul forum, in modo da alimentare la discussione. Qui un esempio di una circolare relativa ai servizi cloud, gestita in consultazione pubblica usando Docs Italia e Forum Italia

Un linguaggio comune per i progetti
Docs Italia sta diventando il luogo in cui il mondo della Pubblica Amministrazione e dei suoi fornitori di servizi – centinaia di progetti e centinaia di migliaia di persone – possono avere una visione di insieme sui progetti pubblici in corso. Avere i documenti in un unico ambiente e in unico formato aiuta chi ci lavora, favorendo un metodo che tiene insieme aspetti tecnici, amministrativi, di design del servizio ed economici. Per motivi simili, poter confrontare e connettere tra loro diversi progetti pubblici favorisce lo scambio di conoscenze e offre opportunità di apprendimento e di aiuto reciproco: pensiamo per esempio al vantaggio per una delle oltre ventimila amministrazioni italiane di avere nello stesso ambiente, con lo stesso stile e con gli adeguati riferimenti ipertestuali tutte le informazioni su come installare e utilizzare il sistema di pagamenti (PagoPA) e su come integrare il sistema di autenticazione (Spid). Oggi questi progetti sono entrambi su Docs Italia, e siamo al lavoro per migliorare la qualità della documentazione. Contemporaneamente, siamo al lavoro per arricchire le linee guida relative ai contenuti dei siti della Pubblica Amministrazione con una sezione dedicata alla gestione dei documenti e alla scrittura di testi tecnici.

I documenti cambiano nel tempo
Nel mondo della documentazione tecnica esiste la pratica di gestire i documenti digitali applicando un numero identificativo di ciascuna versione. È un’evoluzione digitale del concetto di edizione nel mondo dell’editoria cartacea e, a conti fatti, è molto utile per ogni tipo di documento digitale. Per esempio, un documento come le Linee Guida di Design è stato pubblicato lo scorso anno in versione 2017.1 e poi, a inizio di quest’anno, nella sua versione 2018.1. L’applicazione è tanto più interessante quanto più è facile capire che cosa è cambiato nel passaggio da una versione all’altra: Docs Italia, utilizzando il version control system basato su Git, mette a disposizione un sistema che consente di tenere traccia in modo puntuale dell’evoluzione di un documento, mantenendo tutte le sue versioni in modo da poterle confrontare.

Facilità di lettura, anche sullo smartphone 
L’ultimo principio non è il meno importante. Sempre più spesso utilizziamo lo smartphone per visualizzare contenuti su Internet, e quindi è importante che anche la documentazione tecnica, le linee guida, la descrizione di un progetto siano ben fruibili su uno schermo piccolo. I documenti pubblicati su Docs Italia hanno questa caratteristica, che li rende facili da consultare e più simili a un sito web che a un PDF. Vengono quindi così superati alcuni limiti del PDF, nato per la stampa: i documenti di Docs Italia hanno un indice pratico da raggiungere, si leggono benissimo anche sullo smartphone e se hai individuato un passaggio interessante puoi inviare a un collega il link a quella parte specifica, cosa che con un PDF non puoi fare. Infine, Google può indicizzare i contenuti in modo più preciso e puntuale rendendoli facili da trovare.

Prossimi passi
Stiamo sviluppando Docs Italia come se fosse una start-up, lavorando contemporaneamente sulla tecnologia e sul servizio. Ecco alcune idee.

  • Vogliamo aumentare la quantità e la varietà dei documenti della Pubblica Amministrazione presenti su Docs Italia, quindi continueremo a sperimentare: proprio in questi giorni abbiamo abbiamo avviato la pubblicazione di alcuni documenti del Dipartimento della Funzione Pubblica.
  • Vogliamo supportare altre Amministrazioni che nelle prossime settimane vorranno gestire i documenti di progetto in questo modo, dedicando un team di tech writer a supporto del processo di pubblicazione.
  • Abbiamo pubblicato una versione beta del workflow di iscrizione e di pubblicazione. Ogni nuovo progetto che appare su Docs Italia ci offre nuove idee su come migliorare il processo e semplificarlo, in modo che progressivamente tutti possano essere autonomi (o semi-autonomi) nella pubblicazione.
  • Vogliamo migliorare l’integrazione tra Docs Italia e Forum Italia, rendendo più efficace il sistema dei commenti e costruendo correlazioni e percorsi di fruizione migliori per gli utenti.
  • Stiamo costruendo un motore di ricerca tra i documenti, sempre più importante con l’aumentare dei progetti gestiti (il motore di ricerca interno di un documento è già disponibile).
  • Abbiamo pubblicato su Docs Italia una versione beta della style guide per la stesura di documenti di progetto, e stiamo lavorando a una style guide – di carattere più generale – per la scrittura di testi pubblici sul web. Come accennato sopra, produrremo linee guida per la scrittura e la gestione di documenti di progetto e testi tecnici come evoluzione delle attuali linee guida per i contenuti dei siti della Pubblica Amministrazione.

A questo link è disponibile una board di Trello costruita secondo il metodo delle user stories, per seguire l’evoluzione del progetto.