Estação K: como garantir um bom ciclo de feedback e desenvolvimento por meio dos 1:1?

Aqui na Kenoby, nós ouvimos constantemente o quanto que o feedback é um presente. Para que uma organização cresça e funcione de modo interessante para todos que fazem parte dela, é importante seguir um alinhamento de expectativa focado em resultados por meio do desenvolvimento individual e da equipe, buscando cuidar da gestão de carreira de todos com evolução e bom rendimento.

No primeiro semestre de 2020, a área de Gente e Gestão implantou a Estação K, o novo ciclo de feedback da Kenoby e foi uma experiência única iniciar uma trilha de desenvolvimento.

Por que do nome “Estação K”? Você vai entender seguindo a leitura.

Processo Inicial e Diagnóstico

Eu tinha completado 1 mês no novo time de Gente e Gestão quando definimos a prioridade e necessidade de estabelecer um fluxo e metodologia de desenvolvimento individual e das equipes, a partir daí foi possível elaborar os passos iniciais sabendo onde queríamos chegar.

De início, busquei colegas com afinidade e interesse sobre o assunto. O momento foi de exploração, muita pesquisa e propriedade de como as demais equipes conduziam os 1:1 até o momento. Realizei reuniões com as lideranças e foi uma escuta ativa para absorver pontos relevantes do que trazia bons resultados e quais eram as maiores dores. De primeiro momento, foi possível entender um contraste entre os times: o fluxo de feedbacks de um time de execução era diferente de uma equipe de criação que se organiza com formatos de sprints, por exemplo. Alinhamentos de tarefas semanais fazia sentido para demandas específicas, entretanto não atendia uma equipe que conduzia sua sprint com squads. De segundo momento, o previsível foi confirmado, o comprometimento e engajamento não era prioritário mediante as agendas lotadas e pendências urgentes a serem entregues, logo, os feedbacks era algo “adiável” e sem um peso efetivo no final do mês. O semáforo acendeu no amarelo pedindo atenção. Iniciei com a elaboração a partir do que funcionava e o que era uma necessidade.

Próximos Passos

Nada funciona se você não tem um propósito e isso é muito além do objetivo de onde você quer chegar. Quando digo sobre propósito, é um impacto em larga escala, é o que você promove de mudança e isso é além de uma tarefa cumprida.

Por isso, definimos quais eram os nossos propósitos com a Estação K:

• Nós nos importamos
• Nutrir uma confiança mútua (profissional e pessoal)
• Alinhar as necessidades, prioridades e resultados
• Clarear objetivos e expectativas de desempenho
• Concentrar esforços no que vem pela frente
• Foco no desenvolvimento

Proposta

Já tinha o propósito definido a partir dos acertos e dos tropeços, então havia chegado o momento de elaborar um formato que me permitisse unir a teoria à prática, foi quando estabeleci o quadrante dos 4 pilares:

• Técnico: medir conhecimento e skills mediante área e cargo
• Desempenho: competência a curto e a médio prazo + futuro
• Valor: medir momento de relacionamento do colaborador com a organização e geração de valor
• Resultados: entregas considerando métricas individual e do time

Dado que a nossa bússola e proposta já estavam prontas, a próxima estação é a prática!

“As pessoas costumam dizer que a motivação não dura para sempre. Bem, nem o efeito dos banhos, por isso recomenda-se diariamente.” — Zig Zaglar

Seu propósito não termina com a tarefa, lembre-se disso sempre! Apresentar uma proposta não garante que ela será executada, por isso, é preciso se apegar em gerar valor e motivar e como disse Zig Zaglar: é preciso que seja feito diariamente e para fazer, é preciso praticar.

Preparando o Terreno

A partir do quadrante com os pilares, foi possível enxergar onde iríamos chegar e agora era necessário definir como fazer e praticar. Logo, não foi complicado entender o que seria interessante para articular o início de conversas contínuas:

1 - Comunique claramente a razão de fazer o 1:1

É importante ambos estarem cientes do tema da conversa e o que será abordado, assim você pode encaminhar os tópicos com antecedência e permitir que o outro traga pontos a serem abordados, e uma boa prática importante é comunicar caso seja necessário levar algo para a conversa: métricas, cases, exemplos etc.

2 - Reserve previamente um espaço na sua agenda e um ambiente seguro

Parece bobo, mas lembra que eu disse que era algo “adiável”? Se organize para reservar um tempo e se dedicar ao feedback. Um dos propósitos é estabelecer uma confiança e oferecer um espaço sigiloso, seguro e sem interrupção para a sua conclusão.

3 - Formatos diferentes para pessoas diferentes

Fato: a forma que eu me comunico com a minha família, amigos, parceiros não é a mesma, ou seja, em um ambiente profissional é importante entender com quem você vai estabelecer um diálogo. Somos múltiplos em pluralidades e nos formatos de personalidade. Seja alguém mais objetivo, prolixo, introspectivo ou extrovertido, você vai se comunicar da forma que for entendível para quem irá ouvir a mensagem.

4 - Se organize com tópicos do que irá abordar

É muito fácil perder uma linha de raciocínio e tudo virar uma bola de neve. O foco é importante e se organizar com tópicos é uma ajuda indispensável. Recomendo fortemente começar oferecendo um apoio perguntando como vão as coisas no geral, e na vida pessoal.

5 - Conclusão

Formalize a comunicação concluindo acordos, decisões e feedbacks para manter uma linha contínua de interação e acompanhar a evolução da conversa

Estrutura

Busquei um equilíbrio para definir qual seria a estrutura, buscando atender aquela demanda que trouxe sobre a frequência do time de execução versus a frequência do time de criação, mediante disponibilidade e ciclos de entregas. Logo, o resultado foi um balanço estratégico, tático e pessoal:

Fechando o Ciclo de 3 meses, Day K e PDI

Finalmente o ciclo foi definido e agora é o momento de trabalhar com resultados e pensar no desenvolvimento daquele colaborador em relação ao futuro visando novos desafios. Também elaborei um Guia de Feedback para auxiliar nas perguntas que podem ser feitas mediante ao tema e enfim, chegamos então nas seguintes estações:

• Final do ciclo de 3 meses, conclusão de Estação K

1 - Seguindo a estrutura, ela irá concluir a estação nos 3 meses estabelecidos

• Day K

1 - Uma vez a cada 3 meses: semana de agenda fechada para a escala do time de Gente e Gestão para acompanhar feedbacks sinalizados como prioridade

2 - Diretora da equipe de Gente e Gestão realizará 1:1 com todos os Heads, Gerentes e Coordenadores

3 - Todas as áreas terão os dados compilados dos 3 meses de Estação K

• Plano de Desenvolvimento Individual:

1 - Finalizando a Estação K nessa duração de 3 meses, será realizado o PDI trimestralmente buscando construir um desenvolvimento através de skills, competências, técnico e valor através das necessidades individuais e da organização. É uma construção a 4 mãos, junto com a liderança trazendo tarefas para ambos, e o ideal é não ultrapassar três ações de potencialização ou desenvolvimento.

Buscando Aliados e Implantação Feita

Você conhece aquele famoso ditado: “Casa de ferreiro, espeto de pau”, ou seja, como poder estender a prática para toda a empresa se ainda estávamos engatinhando mesmo com a fórmula pronta?

É nesse momento que aquele outro ditado famoso também começa a fazer sentido, não dá mesmo para fazer verão com uma andorinha só. Confesso que, foi a parte menos complicada, minha liderança estava 100% comprometida e entre nós já começamos a prática, após isso, não foi difícil propagar aos poucos com os demais. Aqui, levamos sério nossos valores e os destacados nessa causa foram #BetterTogether e #JustSayIt, logo o resultado começou a aparecer. Iniciamos os treinamentos com todas as equipes e a prática imediata com a ferramenta que utilizamos para os 1:1.

É importante o protagonismo das lideranças nesse momento, afinal, sua equipe rema para a direção do capitão. Os resultados estão acontecendo a todo momento, a cada semana. Estamos otimistas acompanhando de perto o comprometimento e engajamento das equipes e o quanto já é possível medir a diferença de uma equipe que sabe para onde está caminhando com suas metas individuais e coletivas!

Por fim, batizei de Estação K esse ciclo que é feito por fases, assim como estações do ano e estações de metrô, rs: é necessário concluir uma etapa antes de alcançar a outra.

Aprendizados e Agradecimentos

É de extrema importância na minha carreira participar ativamente da criação de uma metodologia e fluxo com um propósito tão impactante na vida de cada um buscando potencializar talentos que já são destaques através de métodos que contribuem para um RH Ágil.

Se me permite mais uma última dica, o segredo é testar! Mais perdão e menos permissão, ou seja, com muito respeito a cada um que cruze seu caminho, faça! Caso não dê certo, assuma, se desculpe e corrija, assim você já tem um grande resultado de como não fazer. Se der certo? Bingo e voilà!

Quero agradecer a oportunidade de vivenciar esse momento à maior contribuidora e apoiadora da Estação K: Luana Horchuliki, minha líder e Diretora de Gente e Gestão da Kenoby, sem ela nada teria saído do papel.

Além dessa figura especial, outras também foram importantes nesse processo de diagnóstico e aqui vai o meu muito obrigada: Alan Santiago, João Soares, Victor Ferreira, Jailson Mira, Paulo Mendonça, Mauricio Zotarelli, Micaela Burcatovsky, André Gouvinhas e Tamires Nunes.

Por último e não menos importante, a Qulture Rocks e a Fernanda Portes, nossa CS que foi uma peça importantíssima para implantação da ferramenta que usamos para realizar todos os 1:1 que nos oferece uma métrica de dados e se torna um indicador muito importante.