ไอเดียบริหารเวลาให้ได้ทั้งงานและสุขภาพ แบบมีหลักการ
หลายๆท่านที่ใช้ Scrum คงทราบว่าการแบ่ง subtask ใน user story นั้นมีความสำคัญมากมายเพียงใด
ตามปกติ user story จะต้องสามารถปิดได้ในสปริ้น ซึ่งถ้าเราแตก subtask ออกมา จะทำให้เราเห็นภาพมากขึ้นว่าจะ split user story ที่ตรงไหนได้บ้าง บางครั้งคิดว่าไม่ใหญ่มาก พอลงไปดูในรายละเอียดจริงๆ อาจจะงานถึกขึ้นมาเลยก็ได้
ข้อดีของการแบ่ง subtask แบบคร่าวๆเช่น
- QA ไม่ต้องรอการ์ดใหญ่แล้วเทสตูมเดียว
- สามารถกระจายงานให้ทีมเมมเบอร์คนอื่นได้
- estimate point ของ user story นั้นได้ง่ายขึ้น (เพราะเรารู้ว่าความยากคือจุดไหน ใช้เวลาเท่าไหร่)
- ช่วยลดโอกาสเจอตอขณะโค้ด (ในทำนองที่ว่า คนในทีมมีไอเดียเคสอื่นที่เราอาจจะมองข้ามไป)
จริงๆก็สามารถเอาไว้ดีลกับ PO ได้ด้วยนะ อันนี้ต้องใช้เทคนิคเล็กน้อยแหละ ข้ามไป
แล้วเราจะแตกการ์ดยังไงดีล่ะ คำตอบแรกของจขบค.ก็คงตอบเลยว่า ไปตามเซ้นส์แหละ เอาประมาณเนี้ย
จนกระทั่งเมื่อช่วงปีกว่าถึงสองปีที่แล้วที่มีปัญหาออฟฟิศซินโดรม (มันเกี่ยวอะไรกันเนี่ย?!? อ่านต่อไปค่ะ)
ออฟฟิศซินโดรมเกิดจากการที่เรานั่งทำงานอยู่กับที่เป็นเวลานานจนทำให้เกิดความเมื่อยล้าสะสม อาจเกิดการอักเสบของกล้ามเนื้อได้ ดังนั้นเราควรจะพักทุกชั่วโมง (เวลาคร่าวๆเนาะ)
(ซึ่งจริงๆถ้า ideally เลยคงจะทุก 10 นาทีให้พักสายตา และ 30 นาทีให้ยืดเส้นยืดสายบ้างล่ะนะ)
แต่ในความเป็นจริงส่วนตัวจขบค.นั้นนน ทำไม่ได้ มันถี่ไป เข้าใจว่าหลายๆคนก็น่าจะเป็น เพราะฉะนั้น เราควรหาตัวช่วยอื่นมาเสริมเพื่อให้มันบรรลุผลยิ่งขึ้น
สิ่งที่ค้นพบจากการเป็นออฟฟิศซินโดรมนี้ บางท่านอาจจะเคยได้ยินมาก่อน นั่นก็คือ
Pomodoro
มันคืออะไร? มันคือมะเขือเทศ!
เจ้าตัวเทคนิค Pomodoro เนี่ยมีมานานแล้วล่ะค่ะ (ตั้งกะ 1980s) ได้รับแรงบันดาลใจมาจากนาฬิกาจับเวลาในห้องครัวที่มีหน้าตาเป็นมะเขือเทศ คิดค้นโดย Francesco Cirillo รายละเอียดอีกมากมายเรียญเชิญที่ Wiki ค่ะ)
หลักการง่ายๆแบบย่อๆของมันก็คือ
- พักทุก 25 นาที หรือตามช่วงเวลาที่เรากำหนด ซึ่งตัวเลขนี้ได้มาจากการทดลองวิจัยนะจ๊ะ
- เมื่อครบ 25 นาที 4 ครั้ง (หมายถึงผ่านไป 4 เซ็ตเนี่ย) ให้พักยาวหน่อย ประมาณ 15–20 นาทีเพื่อผ่อนคลายความตึงเครียดทั้งร่างกายและจิตใจ
ซึ่งสามารถปรับให้เข้ากับสไตล์ของแต่ละคนได้
ตามอุดมคติแล้ว การบริหารจัดการเวลาควรจัดสรร task ที่ต้องทำในแต่ละวันตอนเช้าว่าภายในวันต้องทำอะไรบ้าง
แน่นอนว่าไม่ใช่ทุกคนที่จะมีวินัยมานั่งทำ (ใช่ค่ะ จขบค.ก็เป็น) สำหรับท่านไหนที่ทำได้ passive skill level up!! ขอแสดงความยินดีด้วยนะคะ
จขบค.เลยปิ๊งไอเดียขึ้นมาว่า ทำไมเราไม่เอามันมารวมกันให้หมดเลยล่ะ …
จขบค.เลยปรับให้เข้ากับสไตล์ของเราและ scrum ก็คือ
พยายามแบ่ง subtask ในแต่ละ user story ให้จบใน 25 นาทีให้ได้
แล้วถ้าในกรณีที่ subtask มีรายละเอียดหรือยากล่ะ มีอีกเทคนิคค่ะ
ถ้า subtask ยาก เราจะแตก task ให้กับ subtask ที่ยากๆของเรา
(หลังจากนี้จะขอเรียก task ของ subtask ว่า job) โดยจขบค.จะแตก jobs พวกนี้ใน postit แปะไว้ที่โต๊ะ เวลาโค้ดคิดออกก็เขียนใส่ไปค่ะ (ทีนี้รู้แล้วนะคะว่าทำไมโต๊ะรก ฮ่าๆ)
ถ้า subtask ยากมากขึ้นไปอีก ให้หา main job ของ subtask นั้นออกมา
จริงๆควรจะย้อนกลับไปแตกอีกรอบค่ะ ทำให้มันเล็กลง แต่บางที PO เขาก็ไม่เข้าใจเราหรอก เผื่อไว้ๆ (ซับน้ำตา)
ตามทฤษฎีแล้วมนุษย์จะมีเวลาที่ productive ที่สุดอยู่ที่ 3–4 ชม.ต่อวันค่ะ (บทความสรุปวิจัยอ้างอิงตามลิงค์แนบค่ะ)
ซึ่ง 3–4 ชั่วโมงนี้บางคนอาจจะเป็นช่วงเช้า ช่วงบ่าย ช่วงค่ำ ก็แตกต่างกันไปตามแต่ละบุคคล ต้องสังเกตเอาเองค่ะ
และให้ main job ทั้งหลายกินเวลาไม่เกิน 3 ชั่วโมง หรือก็คือประมาณ 4–5 set pomodoro
แบบนี้จะยิ่งทำให้เราคำนวนเวลาในการทำได้ง่ายขึ้น เท่ากับว่า poke point ได้แม่นยำขึ้น และจำกัดความใหญ่ของ user story ได้ด้วยค่ะ
หลังจากที่ทดลองทำแล้วคิดว่ามันก็ได้ผลอยู่
ไหนๆเราก็ต้องแตก subtask อยู่แล้ว ไม่สู้ยิงปืนนัดเดียวได้นกสองตัวไปเลยจะดีกว่า
เพื่อที่ว่าเวลาจบ subtask นึงแล้วเราก็เดินไปนั่นนี่ ยืดเส้น ยืดคอ พักสายตา (ไม่หลับนะจ้ะ) พักสายตาไม่ใช่เอาตาไปไถโทรศัพท์เด้ออ พักจริงๆนะ
แต่ยังไม่หมดค่ะ ไหนๆก็ไหนๆแล้ว มันมี tools ที่เอาไว้ช่วยเหลือเราอยู่ค่ะ
สำหรับคนที่ใช้ OS อื่นที่ไม่ใช่ macOS ก็ขอให้ไปหาเอาเองนะคะ (มั่นใจว่าถ้าเซิชอากู๋ต้องมีค่ะ!)
แอพในแมคมีตัวช่วยสำหรับการทำ pomodoro อยู่เยอะเลยค่ะ
จะมีแบบที่สามารถใส่ task ลงไปได้ด้วย แบบมี checklist ให้ก็มีค่ะ
ส่วนตัวที่ใช้อยู่จะเป็นแอพนี้ค่ะ
ที่จขบค.ใช้แอพนี้เพราะว่ามันน้อยดีค่ะ ใช้ไม่ยาก มีแค่ใส่นาทีที่ต้องการ แล้วก็กด start ได้เลยค่ะ
จริงๆคือเจอแอพนี้ขึ้นเป็นแอพแรกตั้งแต่สองปีที่แล้วตอนที่เริ่มเอาเทคนิคนี้มาใช้ ก็เลยใช้มาตลอด
คิดว่ายังไง task ที่เราจะทำก็ดูได้ใน user story อยู่แล้ว แล้วเวลาเราทำเสร็จก็ต้องมาปรับสเตตัสอยู่ดีค่ะ แอพนี้ก็ยังตอบโจทย์อยู่ ในอนาคตไว้ว่างๆจะค่อยไปส่องดู ถ้าเจอแอพที่น่าสนใจเพิ่มจะเอามาแชร์นะคะ
เอาล่ะค่ะ ยาวมามากพอแล้ว ตอนนี้หลายๆท่านก็คงจะ Work from home กันอยู่ ซึ่งแน่นอนว่าการลากยาวเป็นอะไรที่บอกเลยว่า เป็นประจำ! พูดปุ๊บเริ่มปวดคอขึ้นมาเลย
อย่าลืมว่า พยายามทำให้ subtask จบได้ภายใน 25 นาทีแล้วไปพัก!
นี่เป็นเทคนิคส่วนตัวที่จขบค.ใช้อยู่ในปัจจุบันค่ะ เผื่อจะเป็นไอเดียให้ท่านอื่นได้ลองไปปรับใช้ได้นะคะ
ยังไงก็ต้องรักษาสุขภาพเอาไว้ก่อน คงจะต้อง WFH กันอีกยาว
เป็นห่วงนะคะทุกคน
บ๊ายบายยยย
