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Dateiorganisation im Schulalltag

Beitrag zur Beitragsparade der Bildungspunks #edupnx

Julian Wagner
Apr 12, 2017 · 6 min read

In meiner Twitterblase geht gerade wieder eine sehr interessante Beitragsparade rum. Darauf aufmerksam hat mich der Beitrag von @M_Heusinger gemacht.

Alle anderen Beiträge findet Ihr auf folgender Seite: bildungspunks.de.

Wer diesen Blog hier liest oder mir auf Twitter folgt, weiß, dass ich ein großer Microsoft Fan — andere sagen Missionar — bin. Deshalb ist es wohl auch nicht verwunderlich, dass meine komplette Dateiorganisation auf Microsoft-Dienste ausgerichtet ist.

Folgend ein Einblick in meine Organisation:

Dateiablage und Organisation auf dem heimischen Rechner

Aktuell liegen alle meine Schul-Dateien in OneDrive-Ordnern, die automatisch mit dem Cloud-Dienst synchronisiert werden. OneDrive nutze ich eigentlich schon seit es diesen Dienst gibt — damals hieß dieser noch SkyDrive. Eine für mich sehr bequeme und bisher optimale Lösung, auf die ich mich bisher jeden Tag verlassen konnte. Eine NAS kam bis vor kurzem nicht in Frage, da mein Internetanschluss dafür zu langsam war.

Verteilt sind meine Dateien auf drei OneDrive-Ordner:

  1. Der Großteil meiner Dateien liegt bisher noch auf meinem privaten OneDrive. Hier habe ich aufgrund meines privaten Office365-Abos für Studenten 1 Terabyte Speicherplatz. Neben den Schuldateien, liegen hier auch noch ein paar private Dokumente, Dateien aus Unizeiten und Material aus dem Referendariat. Die Ordnerstruktur ist noch nicht optimal, aber sie erfüllt ihren Zweck.
  2. Seit knapp einem Jahr haben wir an der Schule Office 365. Seitdem lagere ich immer mehr Dateien hierhin aus. Hier liegen im Moment hauptsächlich Dateien die ich meinen Kollegen zugänglich machen möchte, wie z. B. Vorlagen für die Klassenleitung oder Anleitungen für Geräte wie unsere ELMOs.
  3. Der dritte Ordner gehört eigentlich zu Punkt 2. Hier finden sich alle Dateien, die sich in den Office365-Gruppen (SharePoint)befinden. So z. B. alle Dateien der Fachschaften NW und Chemie.
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OneDrive und OneDrive for Business

Vorteil der Ablage in OneDrive ist für mich, neben der Bequemlichkeit, auch der Schutz vor dem Verlust oder unbeabsichtigter Änderung meiner Dateien. OneDrive sichert den Versionsverlauf meiner Dateien, sodass ich im Notfall eine ältere Version wiederherstellen kann. Dies war schon einige Male sehr nützlich.

In einem zukünftigen Update wird es sogar so sein, dass man als Offie365-Kunde seine Projekte in Word, Excel oder PowerPoint nicht mehr selbstständig speichern muss. Dies soll, solange die Dateien auf OneDrive liegen, automatisch passieren. Ganz so, wie man es von den Online-Ablegern wie Word Online oder Google Docs kennt.

Dateiablage in der Cloud

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Beispiel | Chemie — Oberstufe EF — Thema 2

Synchronisation mit dem Surface

Sobald eine Internetverbindung zur Verfügung steht, werden immer alle geänderten Dateien synchronisiert. Wenn ich den PC zu Hause dann einschalte, habe ich nach kurzer Zeit alle Dateien aktuell.

Wie man merkt, kann man die ersten drei Punkte auch zu einem zusammenfassen, da alles über OneDrive und Windows 10 läuft.

Sicherung personenbezogener Daten (Schule oder Privat)

Verwaltung des Unterrichtsmaterials und der Reihenplanung

In meinen OneNote-Notizbüchern findet sich meine komplette Reihenplanung, inklusive des jeweiligen Stundenverlaufs, Materials, Erwartungshorizont, Tafelbilder, Schülerergebnisse etc.

Erstellte Arbeitsblätter “drucke” ich direkt in OneNote aus. Excel-Dateien integriere ich, Sways und viele andere Internetquellen (z.B. Youtube-Videos) werden ebenfalls eingebettet.

Ein großer Vorteil von OneNote ist für mich die Suchfunktion. OneNote kann einfach alles — Fotos, Bilder, Word- und PDF-Dateien — durchsuchen. Selbst die abfotografierten und handgeschriebenen Tafelbilder sind kein Problem.

OneNote ist quasi mein zweites Gehirn. Da ich OneNote eigentlich immer dabei habe — Surface, Smartphone, Web-App — macht es auch nichts aus, wenn ich mal etwas zu Hause vergesse. Ich kann jederzeit und von überall auf meine Unterrichtsplanung zugreifen.

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Austausch mit den Kollegen

Wir nutzen dazu die Gruppen-Funktion von Office 365. Alle zwei Wochen haben wir z. B. für den naturwissenschaftlichen Unterricht in Jahrgang 6 eine Planungsstunde. Dort planen wir den Unterricht für die kommenden Wochen und die spezielle Förderung der einzelnen Inklusionskinder.

Das erstellte Material laden wir dann in die Grupe hoch, sodass wir immer Zugriff darauf haben, aber auch, damit spätere Jahrgänge von unserer Arbeit profitieren können.

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Office 365 Groups

Archivierung unterwegs

Verwaltung von Noten und “Stunden-Orga”

Seit Windows 8 gibt es auch für Windows eine ähnliche App, auch wenn diese noch nicht so umfangreich und ausgereift ist — teacherstudio.de.

Ich nutze die App seit dem ersten Tag und bin auch weitesgehend zufrieden. Das wichtigste ist aber, dass die Entwickler sehr nett sind und immer ein offenes Ohr haben. Zudem kommen regelmäßig Updates mit Verbessrungen.

Ich speichere hier zwar keine Dateien im eigentlichen sinne — die App dient trotzdem der Verwaltung und der Speicherung wichtiger Informationen und passt deshalb ganz gut zum Thema.

Auch hier gilt natrülcih wieder die Frage nach dem Datenschutz. Die App verschlüsselt alle Dateien. Zudem ist die App passwortgeschützt.

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Ansichten in TeacherStudio für Windows 10

Fazit

Moderne Clouddienste und Apps erleichtern ungemein den Alltag. Gerade in den zeitfressenden Bereichen wie Unterrichtsvorbereitung und Nachbereitung. Auch im Bereich der Verwaltung, der einem immer größer werdenden Teil unseres beruflichen Alltages einnimmt, helfen uns diese Tools und Dienste ungemein. Ich würde nicht mehr zurück zu meinen Ordnern oder Papierstapeln wollen.

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Julian Wagner

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Teacher | History, Chemistry, Social Studies, Natural Sciences | #OneNote #MicrosoftFanboy #MIEExpert #MIESurfaceExpert

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