Dateiorganisation im Schulalltag

Beitrag zur Beitragsparade der Bildungspunks #edupnx

In meiner Twitterblase geht gerade wieder eine sehr interessante Beitragsparade rum. Darauf aufmerksam hat mich der Beitrag von @M_Heusinger gemacht.

Alle anderen Beiträge findet Ihr auf folgender Seite: bildungspunks.de.

Wer diesen Blog hier liest oder mir auf Twitter folgt, weiß, dass ich ein großer Microsoft Fan — andere sagen Missionar — bin. Deshalb ist es wohl auch nicht verwunderlich, dass meine komplette Dateiorganisation auf Microsoft-Dienste ausgerichtet ist.

Folgend ein Einblick in meine Organisation:


Dateiablage und Organisation auf dem heimischen Rechner

Erste Anlaufstation für die Ablage, Verwaltung und Organisation meiner Dateien ist natürlich mein PC. Der PC ist Marke Eigenbau und läuft jetzt auch schon seit 7 Jahren fehlerfrei. Die Dateien lagern hier auf mehreren Festplatten und SSDs. Die SSDs dienen dem schnellen Zugriff auf die am meisten genutzten Dateien. Die “alten” HDDs dienen der Datensicherung.

Aktuell liegen alle meine Schul-Dateien in OneDrive-Ordnern, die automatisch mit dem Cloud-Dienst synchronisiert werden. OneDrive nutze ich eigentlich schon seit es diesen Dienst gibt — damals hieß dieser noch SkyDrive. Eine für mich sehr bequeme und bisher optimale Lösung, auf die ich mich bisher jeden Tag verlassen konnte. Eine NAS kam bis vor kurzem nicht in Frage, da mein Internetanschluss dafür zu langsam war.

Verteilt sind meine Dateien auf drei OneDrive-Ordner:

  1. Der Großteil meiner Dateien liegt bisher noch auf meinem privaten OneDrive. Hier habe ich aufgrund meines privaten Office365-Abos für Studenten 1 Terabyte Speicherplatz. Neben den Schuldateien, liegen hier auch noch ein paar private Dokumente, Dateien aus Unizeiten und Material aus dem Referendariat. Die Ordnerstruktur ist noch nicht optimal, aber sie erfüllt ihren Zweck.
  2. Seit knapp einem Jahr haben wir an der Schule Office 365. Seitdem lagere ich immer mehr Dateien hierhin aus. Hier liegen im Moment hauptsächlich Dateien die ich meinen Kollegen zugänglich machen möchte, wie z. B. Vorlagen für die Klassenleitung oder Anleitungen für Geräte wie unsere ELMOs.
  3. Der dritte Ordner gehört eigentlich zu Punkt 2. Hier finden sich alle Dateien, die sich in den Office365-Gruppen (SharePoint)befinden. So z. B. alle Dateien der Fachschaften NW und Chemie.
OneDrive und OneDrive for Business

Vorteil der Ablage in OneDrive ist für mich, neben der Bequemlichkeit, auch der Schutz vor dem Verlust oder unbeabsichtigter Änderung meiner Dateien. OneDrive sichert den Versionsverlauf meiner Dateien, sodass ich im Notfall eine ältere Version wiederherstellen kann. Dies war schon einige Male sehr nützlich.

In einem zukünftigen Update wird es sogar so sein, dass man als Offie365-Kunde seine Projekte in Word, Excel oder PowerPoint nicht mehr selbstständig speichern muss. Dies soll, solange die Dateien auf OneDrive liegen, automatisch passieren. Ganz so, wie man es von den Online-Ablegern wie Word Online oder Google Docs kennt.

Dateiablage in der Cloud

Alles was ich auf meinem PC in den OneDrive-Ordnern speicher, wird im Hintergrund hochgeladen und steht mir damit überall zu Verfügung. So kann ich, falls nötig, auch in der Schule auf meine Dateien zugreifen, falls ich mein Surface mal nicht zur Hand haben sollte, oder ich an den Schulrechnern etwas zeigen oder ausdrucken muss.

Beispiel | Chemie — Oberstufe EF — Thema 2

Synchronisation mit dem Surface

Auf meinem Surface habe ich aus Platzgründen nur den privaten OneDrive-Ordner Schule und alle geschäftlichen OneDrive-Ordner synchronisiert. Alle Dateien liegen hier auf einer 128 GB großen MicroSD-Karte. Da das Surface Pro mit Windows 10 Pro kommt, kann ich diese mit BitLocker verschlüsseln. So ist die Karte auch nur in meinem Surface lesbar. Zudem ist mein Surface mit einem starken Passwort und per Fingerabdruck gesichert.

Sobald eine Internetverbindung zur Verfügung steht, werden immer alle geänderten Dateien synchronisiert. Wenn ich den PC zu Hause dann einschalte, habe ich nach kurzer Zeit alle Dateien aktuell.

Wie man merkt, kann man die ersten drei Punkte auch zu einem zusammenfassen, da alles über OneDrive und Windows 10 läuft.

Sicherung personenbezogener Daten (Schule oder Privat)

Ich bemühe mich in der Regel kaum personenbezogene Daten auf OneDrive zu speichern. Sollte es aber nötig sein, dann werden sie immer per Passwort gesichert — z. B. Abschnitte in OneNote oder Excel-Dateien. Zudem werden diese empfindlichen Dateien auch noch verschlüsselt hochgeladen. Dazu nutze ich schon ziemlich lange boxcryptor. Mit dem kostenfrei Paket kann man einen Clouddienst verschlüsseln und von zwei Geräten darauf zugreifen. Dies reichte mir bisher völlig aus. Wer mehr benötigt, erhält für 36 EUR pro Jahr die unbegrenzte Variante.

Verwaltung des Unterrichtsmaterials und der Reihenplanung

Wie ich meinen Unterricht in OneNote plane, habe ich in meinem Blog bereits an anderer Stelle erläutert. Aber OneNote dient für mich auch als (ultimative) Dateiablage. Die OneDrive-Ordner dienen in der Regel nur als zusätzliche Sicherung oder für Dateien die zu groß sind, um sie in OneNote zu speichern.

In meinen OneNote-Notizbüchern findet sich meine komplette Reihenplanung, inklusive des jeweiligen Stundenverlaufs, Materials, Erwartungshorizont, Tafelbilder, Schülerergebnisse etc.

Erstellte Arbeitsblätter “drucke” ich direkt in OneNote aus. Excel-Dateien integriere ich, Sways und viele andere Internetquellen (z.B. Youtube-Videos) werden ebenfalls eingebettet.

Ein großer Vorteil von OneNote ist für mich die Suchfunktion. OneNote kann einfach alles — Fotos, Bilder, Word- und PDF-Dateien — durchsuchen. Selbst die abfotografierten und handgeschriebenen Tafelbilder sind kein Problem.

OneNote ist quasi mein zweites Gehirn. Da ich OneNote eigentlich immer dabei habe — Surface, Smartphone, Web-App — macht es auch nichts aus, wenn ich mal etwas zu Hause vergesse. Ich kann jederzeit und von überall auf meine Unterrichtsplanung zugreifen.

Austausch mit den Kollegen

Nicht mehr wegzudenken ist für mich die Zusammenarbeit und der Austausch mit den Kollegen. Ohne eine enge Zusammenarbeit innerhalb des Kollegiums wäre Schule für mich heute nicht mehr denkbar.

Wir nutzen dazu die Gruppen-Funktion von Office 365. Alle zwei Wochen haben wir z. B. für den naturwissenschaftlichen Unterricht in Jahrgang 6 eine Planungsstunde. Dort planen wir den Unterricht für die kommenden Wochen und die spezielle Förderung der einzelnen Inklusionskinder.

Das erstellte Material laden wir dann in die Grupe hoch, sodass wir immer Zugriff darauf haben, aber auch, damit spätere Jahrgänge von unserer Arbeit profitieren können.

Office 365 Groups

Archivierung unterwegs

Für das Scannen und Archivieren von Arbeitsmaterialien unterwegs nutze ich meist Office Lense, da diese App eine nahtlose Integration in OneNote (in den Apps ist die Funktion sogar direkt integriert) bietet. Zudem kann ich die App sowohl auf meinem Android-Smartphone, als auch auf meinem Surface nutzen.

Verwaltung von Noten und “Stunden-Orga”

Für viele ist ja TeacherTool die Lehrer-App schlechthin. Damit kann man so ziemlich alles verwalten, was es im Schulalltg zu verwalten gibt — Noten, Fehlstunden, Sitzplan, Unterrichtsplanung etc.

Seit Windows 8 gibt es auch für Windows eine ähnliche App, auch wenn diese noch nicht so umfangreich und ausgereift ist — teacherstudio.de.

Ich nutze die App seit dem ersten Tag und bin auch weitesgehend zufrieden. Das wichtigste ist aber, dass die Entwickler sehr nett sind und immer ein offenes Ohr haben. Zudem kommen regelmäßig Updates mit Verbessrungen.

Ich speichere hier zwar keine Dateien im eigentlichen sinne — die App dient trotzdem der Verwaltung und der Speicherung wichtiger Informationen und passt deshalb ganz gut zum Thema.

Auch hier gilt natrülcih wieder die Frage nach dem Datenschutz. Die App verschlüsselt alle Dateien. Zudem ist die App passwortgeschützt.

Ansichten in TeacherStudio für Windows 10

Fazit

Moderne Clouddienste und Apps erleichtern ungemein den Alltag. Gerade in den zeitfressenden Bereichen wie Unterrichtsvorbereitung und Nachbereitung. Auch im Bereich der Verwaltung, der einem immer größer werdenden Teil unseres beruflichen Alltages einnimmt, helfen uns diese Tools und Dienste ungemein. Ich würde nicht mehr zurück zu meinen Ordnern oder Papierstapeln wollen.


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