Microsoft Teams im neuen Schuljahr

Einrichten — Strukturieren — Nutzen

Julian Wagner
Aug 17 · 6 min read

*Dieser Artikel ist entspricht einer Diskussion mit Jan-Martin Klinge, dem Autor des . Es handelt sich dabei nur um die Zusammenfassung des Gesprächs, die ich als kurze Erläuterung der möglichen Vorgehensweise bei der Benennung von Teams in Microsoft Teams für das Twitterlehrerzimmer zusammengefasst habe. Deshalb ist dieser Artikel in Umfang und Form nur oberflächlich bearbeitet worden.*

Struktur und Benennung von Teams

Benennungsschema

Ich ziehe das Pferd mal von hinten auf und gehe mal auf einige Probleme mit der Kursbenennung und Verwaltung ein:

Wenn man einen Kurs z. B. für einen 5er Geschichtskurs einrichtet, dann läuft das natürlich im ersten Jahr ohne Probleme. Man könnte den Kurs im zweiten Jahr auch ohne Probleme umbenennen, als so z. B.:

1. Jahr: 18/19–5a — Geschichte

2. Jahr: 18/19–6a — Geschichte

So hätte man jedes Jahr das gleiche Team und auf den ersten Blick immer den passenden Namen. Es bleibt auch das Kursnotizbuch bestehen.

Hier ergeben sich aber ein paar Probleme, die man beachten muss: Man hat alle alten Kanäle noch offen, inklusive der ganzen Nachrichten. Diese müsste man dann manuell löschen. Außerdem sind alle Kanäle u. U. mit Reitern zu externen Seiten oder Dokumenten versehen, die es im neuen Jahr unübersichtlich machen. Zudem hat man auch die ganzen alten Inhalte im Notizbuch. Dies kann unter Umständen nützlich sein, ist aber oft unübersichtlich.

Ein weiteres Problem taucht dann im Hintergrund auf. Da Teams eigentlich nur eine verzweigte SharePoint-Struktur ist (Gruppe, OneDrive, Messenger etc.), braucht dies eine eindeutige ID. Diese wird beim Anlegen des Teams erstellt und ist später nicht mehr zu ändern. Selbst wenn man den Namen des Teams per Hand ändert bleibt die alte ID im Adminbereich erhalten. Dies wird also in der schulweiten Verwaltung schnell sehr unübersichtlich.

Beispiel:

Man erstellt 2019 das Team “Geschichte 6b” dann erhält es die z. B. die ID “geschichte6b@schulname.de

Ändert man dann im Jahr 2020 den Teamnamen zu “Geschichte 6b” bleibt die ID erhalten. Erstellt man das Team “Geschichte 6b” erneut, wird z. B. folgende ID gebildet “geschichte6b123@schulname.de”. Geht das ein paar Jahre so weiter, dann findet man das entsprechende Team nicht mehr so schnell. Denn spätestens, wenn die 5b aus dem Jahr 2019 in der 10. Klasse ist, weiß man u. U. nicht mehr, dass es eine ID aus der 5. Klasse hat.

Es macht also Sinn jedes Jahr ein neues Team für einen Kurs anzulegen. Besonders, wenn man irgendwann in ein Kurssystem wechselt, also in E- und G-Kurse oder spätestens in der Oberstufe. Das würde bedeuten, dass man am besten ein Team pro Klasse, Fach und Jahr anlegt. Die Bezeichnung kann man individuell festlegen. Wichtig ist aber, dass für die Schule ein einheitliches Benennungsschema beschlossen werden muss. Hier stellt sich auch die Frage, ob man es jedem Kurslehrer überlässt seine Teams zu erstellen, oder ob das ganze zentral am Anfang des Schuljahres gemacht wird.

Jahr — — — Klasse — — — Fach oder Jahr — — — Fach — — — Klasse
2019–5a — Mathe 2019 — Mathematik — 5a

Ich denke, dass so für die Schüler eine homogene Ansicht in der Teamliste entsteht:

2019–5a — Mathe
2019–5a — Gesellschaftslehre
2019–5a — Deutsch

Selbst wenn ein Schüler zurückgestuft wird, gibt es keine Probleme mit der Bezeichnung, da es kein zweites Team mit demselben Namen im Adminbereich geben wird. Denn ein Schüler kann nicht zweimal in einem Team mit demselben Namen sein.

2019–5a — Mathe

2020–6a — Mathe

2021–7a — Mathe

2022–8a — Mathe

2023–9a — Mathe

2024–9a — Mathe

2025–10a — Mathe

Auch für die Lehrer ist das so am schnellsten zu durchblicken:

2019–6a — Mathe

2019–6b — Technik

2019–7c — Mathe

2019–8b — Physik

Archivieren von Teams und Verwenden alter Instanzen

Jetzt bleibt noch die Frage was mit den Teams und den Kursnotizbüchern passiert, wenn das Schuljahr vorbei ist.

Hier gibt es mehrere Möglichkeiten, die interessant sind:

  1. Man möchte ein Team für denselben Kurs, aber für das nächste Schuljahr erstellen.
  2. Man möchte erneut ein Team für einen 5er Mathekurs für das neue SJ erstellen.
  3. Man möchte die Inhalte und Struktur des Kursnotizbuches erneut benutzen.

Vorgehensweise:

Am Ende des Schuljahres gilt es dann in Teams aufzuräumen. Bei dem oben dargestellten Beispiel besonders, da man ja jedes Jahr eine große Anzahl an Teams erstellt. Fatal wäre es nun alle Teams zu löschen. So würde man nicht nur die Struktur eines erprobten Teams verlieren — z. B. die Themenabfolge, die sich in den Kanälen widerspiegelt oder die zusammengesuchten Materialien und Links in den Reitern etc. — sondern auch die Mitglieder in den einzelnen Teams, wenn man diese im neuen Kurs braucht.

Trotzdem ist es sinnvoll jedes Jahr ein neues Team/ einen neuen Kurs zu erstellen, da Teams einem die Möglichkeit bietet, nicht mehr benötigte Teams zu archivieren. Dabei wird der “IST-Zustand” des Teams sozusagen eingefroren.

Das Team verschwindet aus der Liste der aktiven Teams, bleibt aber zugänglich und samt seiner Struktur und Inhalte weiter erhalten. Man kann allerdings nichts mehr ändern.

Um ein Team zu archivieren, geht man zunächst in das Verwaltungsmenü von Microsoft Teams. Dort findet man dann eine Übersicht alles Teams. Anschließen wählt man im Untermenü (…) die Option “Team archivieren” aus

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Schon taucht der Kurs unter dem Reiter “Archiviert” auf. Möchte man den Kurs wieder aktivieren, dann kann man dies ebenfalls im Untermenü auswählen.

Der Vorteil eines archivierten Teams ist es, dass man es als Vorlage für neue Kurse benutzen kann.

Möchte ich also im neuen Schuljahr wieder einen Mathekurs mit den Schülern aus dem vergangenen Jahr erstellen, muss ich nur auf “Teams erstellen” gehen und kann dann unten auswählen, dass ich es aus einem vorhandenen Team erstellen möchte. Anschließend wählt man dann den Kurs der als Vorlage dienen soll aus.

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Im Anschluss kann man dann den Kurs benennen z. B. “2020–6a — Mathe”. Hier hat man dann auch die Möglichkeit auszuwählen, was man kopieren möchte. In unserem Fall dann die Mitglieder des Teams.

Möchte man jedoch erneut ein Team für einen 5er Mathekurs erstellen, aber nicht alles wieder von Grund auf neu erstellen, kann man nun bequem den Kurs aus dem Vorjahr als Vorlage verwenden und alle Kanäle, Reiter etc. übernehmen. Anschließend muss man nur noch die Mitglieder hinzufügen.

Mit den nächsten Updates wird es dann auch irgendwann möglich sein die Inhalte aus einem alten Kursnotizbuch in ein Neues zu importieren. Näheres findet man hier:

Im Moment muss man die alles noch manuell kopieren. Man kann jedoch jederzeit auf die Notizbücher eines archivierten Teams zugreifen.


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techteacher

Rund um Schule, digitale Bildung & das Microsoft Innovative…

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