Sommerferien → Ordnung des (digitalen) Büros

#OneNote-Krabbelgruppe #OneNote # Schule

Schaut man sich bei Twitter mal so um, dann stellt man schnell fest, dass eine der “beliebtesten” Tätigkeiten eines Lehrers bzw. einer Lehrerin in den Sommerferien draus besteht, das wegzuräumen, was während des vergangenen Schuljahres im Büro — im wahrsten Sinne des Wortes — liegengeblieben ist. So stößt man zuweilen auch auf super Ideen für ein neues Startup-Unternehmen.

Obwohl ich auf dem Weg dazu bin eine weitestgehend papierlose Schultasche einzurichten, stelle ich auch dieses Jahr wieder fest, dass sich doch ein kleiner (großer) Berg an Papier — aus übriggebliebenen Kopien, alter und nicht mehr benötigter Korrespondenz, Schmierblättern etc. — aufgehäuft hat.

Ich gebe zu, es ist keine sehr verlockende Aufgabe und ich stehe mit dieser Meinung wohl auch nicht alleine da :)

Aber es hilft ja alles nichts; es muss ja gemacht werden. So habe ich mich also diese Woche hingesetzt und erstmal alle Papierstapel sortiert und alles nicht mehr benötigte aussortiert. Und wenn man schon mal anfängt, kann man auch die Regale ausräumen und die vergessenen Ringordner durchgehen. Komischerweise wurde der Boden dadurch nicht leerer...

Während des Ausmistens fand ich viele gute Materialien — Arbeitsblätter von Kollegen oder kopierte Ausarbeitungen von Schülern. Diese einfach (wieder) abzuheften macht für mich aber keinen Sinn, da ich so gut wie nie in meine Ordner schaue.

Ewig in Ordnern nach dem richtigen Material suchen, welches man mal vor Jahren dort abgeheftet hatte, ist einfach nicht mein Ding — dafür habe ich einfach keine Zeit.

Schon seit längerer Zeit nutze ich OneNote um den Großteil meiner Schularbeit zu organisieren. Da trifft es sich auch gut, dass ich schon länger vorhatte diese analogen Arbeitsmaterialien zu digitalisieren. Ein großer Vorteil den OneNote hier bietet, ist die Funktion Bilder und ausgedruckte PDF-Dateien zu durchsuchen.

Erstellen einer Materialsammlung in OneNote

Es bieten sich mehrere Möglichkeiten an, wie man diesen Arbeitsprozess gestalten kann. Martina Grosty (@mgrosty) stellt in ihrem Blog die Digitalisierung von Arbeitsblättern mit Hilfe von Office Lense vor. Eine App zum Scannen von Dokumenten, Visitenkarten und Whiteboards, die ich auch schon in meinem ersten Artikel der #OneNote-Krabbelgruppe-Reihe vorgestellt hatte. Damit kann man relativ schnell und in guter Qualität sein Material digitalisieren.

Da ich aber zu Hause bin und hier ein Multifunktionsgerät mit Duplexeinzug von Epson besitze, nutze ich natürlich dieses. So kann ich bequem mehrere Blätter auf einmal scannen.

Zuallererst erstelle ich ein neues OneNote Notizbuch, welches ich als Speicher für alle eingescannten Arbeitsblätter nutzen möchte.

Erstellen eines OneNote Notizbuches

Das hat zunächst mehrere Vorteile:

  • Ein Ort mit allen Arbeitsmaterialien.
  • Schnelleres Ablegen der eingescannten Dateien vs. Suchen der richtigen Stelle in den bereits angelegten Notizbüchern.
  • Die Integrität der alten Notizbücher bleibt erhalten.

Im weiteren Verlauf des Artikels zeige ich mein Vorgehen für die gefunden Chemiematerialien.


Aufbau des Notizbuches

Um eine gewisse Grundordnung in die Materialsammlung zu bringen, lege ich noch Abschnittsgruppen für die einzelnen Fächer an .

Abschnittsgruppen

Auf den Abschnittsgruppen aufbauend, kann man dann noch weitere Ebenen anlegen. Zunächst hat man die Möglichkeit Abschnitte zu erstellen — diese befinden sich oberhalb des Notizfeldes.

Strukturierung des Notizbuches

Innerhalb eines Abschnittes kann man zudem Seiten einfügen. Diese wiederum lassen sich hierarchisch organisieren — den sogenannten Unterseiten.

Unterseiten

Anlegen einer Sammlung

Nachdem nun die grobe Struktur des Notizbuches erstellt ist, kann ich anfangen die Materialien einzuscannen. Damit OneNote die Dateien durchsuchen kann, müssen diese entweder als Bild (z. B. jpg) oder als PDF in OneNote ausgedruckt werden. Die meiner Meinung nach bequemste Variante ist das Einfügen der Datei in die gewünschte Seite per Drag-and-Drop. Dazu einfach die gewählte Datei in das Notizfeld in OneNote ziehen. Es erscheint ein Dialog bei dem man folgendes auswählen kann: Datei einfügen oder Ausdruck einfügen. Hier wählt man Ausdruck einfügen. Es öffnet sich der PDF-Reader und druckt die Datei nun in OneNote aus. Der Ausdruck erscheint anschließend in der gewählten OneNote-Seite.

1. PDF-Datei in das Notizfeld ziehen | 2. Ausdruck einfügen | 3. Ausgedruckte Datei

Hat man sehr lange PDF-Dateien, erstellt OneNote für jede Seite eine eigene Unterseite in OneNote. Dies ist meiner Meinung nach aber unpraktisch, da ich gerne jedes Dokument auf einer einzigen Seite hätte und es unhandlich ist, wenn man schnell durch diese Seiten scrollen möchte. Dies kann man jedoch in den Optionen ausstellen.

Dazu geht man auf Datei > Optionen > Erweitert — Ausdrucken und entfernt das Häkchen bei Lange Ausdrucke auf mehrere Seiten einfügen.

Lange Ausdrucke

Jetzt dauert es — je nach Größe des Dokuments — einige Zeit und das Dokument ist durchsuchbar.

Hat man erstmal so eine Datenbank mit seinen Arbeitsmaterialien angelegt, ist es von nun an möglich schnell und unkompliziert das passende Material für seine Unterrichtsvorbereitung zu finden.

Beispiel

Ich möchte eine Unterrichtsstunde zum Thema “Verbrennungen bzw. Redoxreaktionen” erstellen und dabei den Thermit-Versuch in meine Stunde einbauen. Nun weiß ich, dass ich irgendwo eine passende Versuchsvorschrift habe. Würde das Material noch in einem meiner Ordner abgeheftet sein, müsste ich diesen erst holen und dann im Ordner nach dem richtigen Blatt suchen. Da sich aber nun alle Materialien in OneNote befinden, reichen ein paar Klicks und ich finde die passende Versuchsvorschrift.

OneNote | Stichwortsuche

Fazit

Das Führen und Verwalten eines OneNote-Notizbuches erfordert natürlich ebenso Arbeit, wie das eines analogen Ordners. Aber die Vorteile die sich meiner Meinung nach daraus ergeben, überwiegen die anfängliche Mehrarbeit durch das Anlegen und Einpflegen. Zudem hat man von nun an immer seine Materialien dabei. So kann man auch spontan in der Schule über sein Smartphone, seinen PC oder über das Web passende Materialien suchen.