Fallstudie E-Learning: E-Learning zur E-Akte Bund
in Kooperation mit dem ITZBund
Hintergrund und Herausforderung
Im Zuge der IT-Konsolidierung des Bundes wurde beschlossen, die E-Akte Bund als Basisdienst durch das ITZBund für die gesamte Bundesverwaltung zur Verfügung zu stellen. Bis 2023/24 sollen alle 192 Bundesbehörden auf die E-Akte Bund umsteigen. Neben der E-Akte gibt es noch 40 weitere Applikationen, die in den nächsten Jahren eingeführt werden, z.B. die E-Rechnung oder das Personalverwaltungssystem. Der Schulungsbedarf im Hinblick auf die Einführung dieser Software-Lösungen ist enorm und wird auf über 750.000 Personentage in den nächsten Jahren geschätzt. Präsenzschulungen bieten wenig Flexibilität und reichen oft nicht aus, um den langfristigen Lernerfolg zu sichern. E-Learning bietet als Lösung große Chancen, da es örtlich und zeitlich unabhängiges Lernen ermöglicht und die Lerngeschwindigkeit auf die Bedürfnisse des Einzelnen angepasst werden kann.
Zielsetzung und Lösung
Das Tech4Germany Team hat sich mit der Frage beschäftigt, wie eine E-Learning Plattform für den Bund aussehen könnte. Die gewonnenen Informationen sind in einen nutzerzentrierten, technischen Klick-Prototyp auf HTML/CSS und JavaScript Basis in der Bundescloud geflossen.
Dieser zeigt, wie unter Anwendung von branchenüblichen Lösungen, ein ganzheitliches Lernerlebnis aussehen kann. Darüber hinaus ist eine Inhaltsstrategie entwickelt worden, die aufzeigt, welche Lernmaterialien für eine E-Learning Plattform relevant sind und wie diese dargestellt werden sollten, um im Behördenkontext bestmöglich genutzt werden zu können. Zur Veranschaulichung dieser Strategie ist exemplarisch eine abgeschlossene Lerneinheit für die E-Akte Bund in Kooperation mit einer professionellen Sprecherin produziert worden. Alle Ergebnisse und weitergehende Erkenntnisse sind in einer Dokumentation im Detail zusammengetragen. Bei der Entwicklung einer E-Learning Plattform für den Bund kann auf dieses Wissen zurückgegriffen werden.
Vorgehen und Erkenntnisse
Ursprünglich sollte eine E-Learning Lösung erarbeitet werden, die den Schulungsaufwand bei der Einführung der E-Akte Bund minimiert. Während der iterativen Arbeit wurde jedoch schnell deutlich, welches Potential ein digitales Lernangebot hat. Daher sind während der Projektlaufzeit insbesondere Erkenntnisse gesammelt worden, die für die Entwicklung einer umfassenden E-Learning Plattform für den Bund relevant sind.
Um den Prototyp zu evaluieren wurden im zweiwöchentlichen Abstand Nutzertests durchgeführt — sowohl in Einzelgesprächen als auch in Fokusgruppen. Um eine nutzerzentrierte Umsetzung des Prototypen zu unterstützen wurden die Anforderungen an die Plattform als User Stories und EPICs (Anforderungsliste nach agilen Prinzipien) aufgeschrieben. Zudem wurde die entwickelte Inhaltsstrategie an einem konkreten Beispiel verdeutlicht.
Auszug der Projektergebnisse
Auf der Hauptseite der E-Learning Lösung können Nutzer_innen begonnene Lernvideos sehen, bestimmte Inhalte suchen oder über ein Hilfe-Menü konkrete Antworten erhalten. Mit diesem diversen Angebot werden unterschiedliche Nutzergruppen angesprochen. Die Menüleiste bietet weiterhin eine Kursübersicht, ein Podcast Angebot für weiterführende Informationen, den Lernverlauf und einen Spickzettel für Notizen.
Die Unsicherheit bei der Benutzung der E-Akte ist gerade zu Beginn enorm. Es gibt große Bedenken etwas falsch zu machen, denn jede Aktivität der Nutzer_innen wird in der E-Akte aufgezeichnet. Deshalb wurde ein präsenter Hilfebereich auf der Startseite platziert. Rechts sind Häufige Fragen, ein Helpdesk und eine Ruffunktion für persönliche Unterstützung auffindbar.
Um die Lernmotivation hoch zu halten wurden Gamification Aspekte (z.B. Abzeichen) eingebaut. Zudem sind die Videos sehr kurz gehalten (max. 3 Minuten). Neben der visuellen Lernunterstützung, gibt es schriftliche Infotexte mit Schritt- für-Schritt Anleitungen sowie die Möglichkeit, Fragen an die Community zu stellen.
Einige Basis-Videos können zentral für alle Bundesbehörden erstellt werden. Die größten Herausforderungen liegen jedoch in der Umsetzung der Prozesse des jeweiligen Hauses. Deshalb unterliegt der E-Learning-Plattform ein Content-Management-System, über das Behörden eigene Videos veröffentlichen können.
Tech4Germany ist die Technologie-Taskforce für die Bundesregierung unter der Schirmherrschaft des Chefs des Bundeskanzleramts. Wir bringen die landesweit besten Digital-Talente und kreativen Köpfe in einem 12-wöchigen Programm mit Behörden und Ministerien zusammen, um innovative Ansätze im Staat zu testen. Wir arbeiten mit modernen Arbeitsweisen und konsequenter Nutzerzentrierung stets auf ein Produkt hin.
