Fallstudie Rotationsportal: Planungstool zur Unterstützung der Rotation

in Kooperation mit dem Auswärtigen Amt

Hintergrund und Herausforderung

Beschäftigte des Auswärtigen Dienstes wechseln alle 3–4 Jahre ihren Dienstposten und damit ihren Lebensmittelpunkt zwischen In- und Ausland (Rotation). Dieses Prinzip führt dazu, dass jeden Sommer rund 2.000 Beschäftigte (mit ihren Familien) umziehen und sich auf ein neues Umfeld sowie auf neue Aufgaben einstellen müssen.

Relevante Informationen, die sie zur organisatorischen, finanziellen und fachlichen Vorbereitung und zur erfolgreichen Durchführung der Rotation benötigen, werden dezentral — häufig in Gesetzen und Regelungen versteckt — zur Verfügung gestellt. Eine strukturierte und effiziente Rotationsplanung und -durchführung gestaltet sich daher sehr schwierig. Eine ganzheitliche Unterstützung im Prozess ihrer Rotation erfahren die Beschäftigten bislang nicht. Dies stellt eine starke Belastung dar, da die Beschäftigten die Rotation parallel zu ihren eigentlichen Tätigkeiten planen und durchführen müssen. Sie verlieren in dem mehrwöchigen Prozess regelmäßig substantiell an Arbeitseffizienz.

Zielsetzung und Lösung

Zielstellung der Kooperation zwischen Tech4Germany und dem Auswärtigen Amt war es, den komplexen Prozess der Rotation für die Beschäftigten übersichtlicher zu gestalten. Basierend auf der Analyse der Bedürfnisse, Probleme und Hindernisse der Nutzer*innen entstand ein »Rotationsplaner«, der es den Beschäftigten ermöglicht, alle rotationsrelevanten Aufgaben an einem Ort zu finden und individuell zusammenzustellen.

Basierend auf den persönlichen Lebensumständen der Beschäftigten, stellt ihnen das Portal die für sie relevanten Informationen, Formulare und weiteren Anlagen bereit. Das Rotationsportal wurde als Sharepoint basierte Webapp umgesetzt und bereits während des Fellowship Programms in die vorhandene Infrastruktur des Auswärtigen Amtes integriert. Die nächste Rotationsphase, die im Sommer 2020 beginnt, soll bereits durch die entwickelte Lösung unterstützt werden.

Vorgehen und Erkenntnisse

Um den Rotationsprozess besser zu verstehen, wurden zunächst 15 Interviews mit Mitarbeiter*innen im In- und Ausland geführt, die als Basis für die Erstellung von Personas (prototypische, fiktive Nutzergruppen) dienten.

Eine User-Journey half dabei, die einzelnen Schritte und die damit einhergehenden Herausforderungen detailgenau nachzuvollziehen. Aus der Nutzeranalyse war zu entnehmen, dass Rotierende sich mit dem komplexen Prozess bei der Planung und Durchführung der Rotation immer wieder aufs Neue unsicher und gestresst fühlen (Habe ich den richtigen Antrag zur richtigen Zeit gestellt? Habe ich an alles gedacht?).

Um den Rotationsprozess einfacher und übersichtlicher zu strukturieren, wurden zunächst papierbasierte Prototypen erstellt, die in Zusammenarbeit mit den Fachreferaten getestet und verbessert wurden. Nach mehreren Iterationen und Tests mit den zukünftigen Nutzer*innen entstand eine favorisierte Lösung, die digital ausgearbeitet und in einer auf Sharepoint basierenden Webapp umgesetzt wurde. Sie ist seit Oktober in einer Testumgebung im Intranet des Auswärtigen Amtes verfügbar.

Auszug der Projektergebnisse

Um den Rotierenden nur die Informationen anzuzeigen, die für ihre aktuelle Situation relevant sind, gibt es die Möglichkeit der Personalisierung. In einem kurzen Fragebogen werden wichtige Faktoren angegeben, die ihre Rotation beeinflussen (wie z. B. Zielort oder die Rotation mit schulpflichtigen Kindern).

Um der Unübersichtlichkeit entgegenzuwirken, wurde ein personalisierter Rotationsplan entwickelt, der eine strukturierte Übersicht aller zu erfüllenden Aufgaben bietet. Diese sind übersichtlich nach Kategorien geordnet. Es gibt die Möglichkeit, zu jeder Kategorie eigene Aufgaben hinzuzufügen, und in der Checkliste zu speichern, welche Aufgaben bereits erledigt sind.

Die einzelnen Aufgaben sind mit weiteren Informationen, Formularen und Anlagen angereichert. Dadurch werden den Beschäftigten alle wichtigen Informationen zentral zur Verfügung gestellt.

Tech4Germany ist die Technologie-Taskforce für die Bundesregierung unter der Schirmherrschaft des Chefs des Bundeskanzleramts. Wir bringen die landesweit besten Digital-Talente und kreativen Köpfe in einem 12-wöchigen Programm mit Behörden und Ministerien zusammen, um innovative Ansätze im Staat zu testen. Wir arbeiten mit modernen Arbeitsweisen und konsequenter Nutzerzentrierung stets auf ein Produkt hin.