Tech4Germany: In 70 Tagen durch die öffentliche Verwaltung

Wie viele beschwere ich mich regelmäßig ausführlich darüber, dass ich BafÖG Anträge nicht online einreichen kann, keinen Termin im Bürgeramt bekomme und mich auf den Webseiten der öffentlichen Verwaltung nicht zurechtfinde. In meinem Ärger habe ich schon oft gedacht: Mit einer Gruppe cleverer junger Leute und ein paar Wochen Zeit, können wir das bestimmt besser hinkriegen! Als ich dann über LinkedIn auf Tech4Germany aufmerksam gemacht wurde, dachte ich: endlich! Endlich hat jemand die Möglichkeit geschaffen, um mit ein paar motivierten, IT-affinen jungen Leuten und der Unterstützung des Bundeskanzleramts an genau diesen Problemen zu arbeiten.

Ein wenig Hintergrund

Schon während meines Psychologiestudiums habe ich durch Jobs in verschiedenen Startups Erfahrungen im User-Experience Design und Produktmanagement sammeln können. Nach meinem Abschluss hatte ich eigentlich geplant wieder in einem Berliner Startup anzufangen. Auf die Idee, in der öffentlichen Verwaltung zu arbeiten wäre ich nie gekommen. Doch genau das ist das Ziel von Tech4Germany: einen Rahmen zu schaffen, in dem sich junge Menschen mit Fähigkeiten im Software Development, UX und UI Design und Produktmanagement vorstellen können, an Herausforderungen der Bundesregierung zu arbeiten.

Das zuversichtliche Team zu Beginn des Fellowships, v.l.n.r. oben: Andreas Ellwanger, Simon Zachau, Ahmad Moudallal, Ulf Scheiwer, Dirk Wegener, Claudia Hübner, Mustafa Güner; unten: Andrej Safundzic, Marietta Herzog, Anjali Fernandes, Lisa Schmechel, Sonja Anton, Christian Diemers, Manuel Galadí

Die Herausforderungen

Gemeinsam mit unserem Partner, dem ITZBund (der IT-Dienstleister des Bundes), wurden im Vorhinein zwei Projekte für das Fellowship ausgewählt. In einem Projekt ging es um das Redesigns der Webseite zoll-auktion.de, auf der Behörden jedes Jahr Waren im Wert von über 80 Mio. € verkaufen. Das zweite Projekt, für welches ich mich entschied, behandelte das Nutzerkonto Bund, ein Zugangsportal zu allen digitalen Verwaltungsleistungen des Bundes im Rahmen der OZG Umsetzung. OZG — eines von vielen Begriffen des Verwaltungsjargons, die ich auch erst nachschlagen mussten — steht für das Onlinezugangsgesetz, laut dem bis 2022 alle Verwaltungsleistungen digital verfügbar sein müssen.

Für mich stellte dieses Projekt die Möglichkeit dar, am digitalen Auftritt der Verwaltung nachhaltig mitzuwirken. Nicht nur ist potenziell jeder einzelne Bürger von dem Projekt betroffen, sondern wir können durch einen nutzerzentrierten Ansatz einen echten Mehrwert liefern. Wenn wir es schaffen, dass nur ein kleiner Teil unserer Arbeit in das Endprodukt übernommen wird, haben wir allein durch die Reichweite des Projektes schon unglaublich viel erreicht. Doch das ist bei einem Projekt wie dem Nutzerkonto Bund gar nicht so einfach. Schon seit 2014 arbeiten etliche Berater, Entwickler und Politiker an der Umsetzung des Nutzerkontos, für das ein Budget von 500 Mio. € zur Verfügung steht. Solche Mega-Projekte haben in Deutschland nicht die beste Erfolgsbilanz (siehe neuer Personalausweis oder De-Mail) und so gab es auch bei diesem Projekt gefühlt mehr Stellen, an denen man ansetzen könnte als wir Zeit hatten.

Eine der vielen Brainstorming Sessions in unserer Co-Working Space

Wir begannen damit zu brainstormen, welche Funktionen im Idealfall alles im Nutzerkonto verfügbar sind: ein Dokumentensafe für alle wichtigen Ablagen, Status-Updates für eingereichte Anträge, ein Postfach damit die Post nicht mehr im Briefkasten landet und vieles mehr. Nach zahlreichen Interviews mit Bürgern, IT-Vertretern der Bundesländer und der Kommunen, und der Erstellung von User Personas mussten wir priorisieren. Das größte Problem war unserer Meinung nach eindeutig die unglaublich aufwendige Nutzeridentifizierung und -anmeldung. Würdet ihr Facebook nutzen wenn ihr erst einmal 100€ in ein Kartenlesegerät investieren müsstet und der Login dann immer noch jedes mal fünf Minuten dauert? Mit genau solchen Anmeldeprozessen hat man es in vielen Verwaltungsanwendungen zu tun. Diese Herausforderung in den nächsten Wochen anzugehen und Verantwortliche des Projektes zu überzeugen, dass es nutzerfreundlichere Alternativen geben muss, war unsere Hauptaufgabe.

Wer hätte gedacht, dass wir uns mal so über ein Erlebnispaket “Online ausweisen” freuen würden

In den darauf folgenden Woche stürzten wir uns in die Recherche zu Best Practices in anderen Ländern (vielerorts gibt es digitale Zugangsportale wie das Nutzerkonto Bund bereits seit Jahren; z.B. in Estland oder der Türkei). Dabei wurden wir langsam zu Experten in verschiedenen Registrierungs- und Loginmöglichkeiten, wie zum Beispiel dem neuen Personalausweis, Video-Ident und Zwei-Faktor-Authentifizierung, sowie den relevanten Vorschriften des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) — die Leute die dafür sorgen, dass öffentliche IT Projekte so sicher sind, dass sie kaum genutzt werden können.

Auf Einladung unseres Schirmherrn Helge Braun im Kanzleramt

Nach zweieinhalb Wochen hatten wir den ersten Prototypen zur Zwei-Faktor-Authentifizierung erstellt, der gerade rechtzeitig für das Abendessen im Kanzleramt mit Bundesminister Helge Braun fertig wurde. Helge Braun war total begeistert davon, etwas (wenn auch nur einen sehr rudimentären Prototyp) in den Händen zu halten — immerhin läuft das Projekt Nutzerkonto jetzt schon seit vier Jahren ohne erste veröffentlichte Zwischenergebnisse. Am Ende nahm sich Helge Braun statt der geplanten Stunde über vier Stunden — das hatten unsere Partner vom ITZBund auch noch nie erlebt. In den darauffolgenden Wochen stiegen wir immer tiefer in das Thema ein, arbeiteten unseren Prototypen weiter aus und setzten erste Entwürfe in Code um.

Zu Besuch im e-Estonia Showroom in Tallinn

Zwischendurch hatten wir unglaublich viele interessante Gespräche zur Vision einer digitalen Verwaltung mit führenden Politikern wie Dorothee Bär, Staatsministerin für Digitalisierung, und Klaus Vitt, CIO der Bundesregierung. Gegen Ende des Fellowships folgte ein Trip nach Estland und Gespräche mit Siim Sikut, CIO der estländischen Regierung, Kasper Korjus, Gründer des e-residency Programms, und Marten Kaevats, Digitalberater für Estland. In Tallinn konnten wir zum ersten Mal sehen konnten, wie eGovernment aussieht, wenn es konsequent zu Ende gedacht und umgesetzt wird.

Digitale Identität, e-Signatur und Steuern die nur drei Minuten dauern, gehören dort bereits seit Jahren zum Alltag. Tatsächlich bekamen wir zu hören, dass drei Minuten für eine Steuererklärung viel zu lange wären und, dass man in der Zukunft alles automatisiert machen wolle. Nach dem Aufenthalt in Estland kamen wir in Deutschland wieder gefühlt in der digitalen Steinzeit an. Da uns nur noch einige Wochen bis zu unserer Endpräsentation im Bundeskanzleramt vor Helge Braun und Vertretern des ITZBund, Bundesministerium des Innern (BMI) und Bundesfinanzministerium (BMF) blieben, bemühten wir uns all unsere Ergebnisse und Empfehlungen unmissverständlich und leicht konsumierbar zusammenzufassen. Ob uns das gelungen ist, könnt ihr hier selber beurteilen.

Bei der Abschlusspräsentation zeigt sich, die Frauenquote bei T4G (links und vorne) ist eindeutig höher als in vielen leitenden Stellen der Ministerien

Insgesamt waren alle Beteiligten mehr als zufrieden mit den Ergebnissen unserer beiden Teams und es stand fest, das Fellowship wird 2019 wiederholt und Helge Braun bleibt Schirmherr!

Für mich waren die 10 Wochen unglaublich spannend. Als Fellows hatten wir neben der Arbeit auch immer sehr viel Spaß, sei es bei gemeinsamen Abendessen, Teamevents oder dem Trip nach Estland. Zudem hatten wir mit unseren Mentoren Rachel Simpson (Senior UX Designerin bei Google), Sebastian (Lead Data Scientist bei der Technologie Stiftung Berlin), Dirk Wegener (ITZBund) und Johannes Käfer (ITZBund) tolle Unterstützer an unserer Seite. Ich möchte behaupten, nirgendwo anders bekommt man die Möglichkeit, in so kurzer Zeit so einen tiefen Einblick in die Digitalisierung der Verwaltung zu bekommen.

Werde Teil von Tech4Germany!

Falls ihr Interesse habt, 2019 mit dabei zu sein bewerbt euch hier! Die erste Bewerbungsphase startet am 27.01.