Comment notre start-up communique à distance
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En travaillant à 100% en télétravail, nous nous sommes confrontés à de nombreux challenges, principalement autour d’une meilleure communication en entreprise. Réunions organisées sur Google Meet, conversations tenues sur Slack, et avancements documentés sur Slite, toute l’équipe apprend à s’adapter à ce nouveau standard.
Dans votre entreprise, vous vous êtes peut-être vous-même posé la question:
Comment être efficace et bien communiquer en entreprise à distance?
Le problème n’est pas nouveau. Il existe de nombreuses entreprises à 100% en télétravail. En se référant aux données de Remotive, il en existerait à ce jour, plus de 2500, de toute taille, de 10 à 5000 employés, et certaines d’entre elles fonctionnent de cette manière depuis plus de 20 ans. Elles ont l’expérience de travailler en équipe à distance. Et ça fonctionne.
Depuis nos débuts, DynamicScreen est une entreprise remote-friendly. Notre équipe est répartie dans plusieurs villes. Le télétravail n’est pas seulement toléré, ou partiellement accepté. Il fait partie intégrante de notre culture. Les membres de l’équipe peuvent travailler d’où ils veulent et nous recrutons partout. Cette position nous a permis d’apprendre quelques bonnes pratiques sur le sujet.
En plus, un autre élément est à prendre en compte pour le futur de votre entreprise. Dans une étude publiée en février 2020 et réalisée sur un panel de 3500 télétravailleurs par Buffer et AngelList, deux entreprises full-remote, 98% des salariés en télétravail souhaite le rester, à moyen ou long terme.
Au delà du contexte actuel, le fonctionnement en télétravail est en plein développement. Il offre une incroyable qualité de vie aux employés et ce bénéfice est de plus en plus recherché.
Alors, pourquoi pas votre entreprise?
Il y a une chose dont je suis absolument convaincu:
Toutes les entreprises ne sont pas adaptées pour fonctionner en télétravail. Mais toutes les entreprises devraient s’inspirer de ces méthodes.
Toutes les entreprises ne sont pas adaptées pour fonctionner en télétravail. Parfois, le secteur d’activité ou encore le mode de management ne le permettent pas. De même, tous les salariés ne s’accommodent pas à ce type de fonctionnement. D’ailleurs, l’étude mentionné plus haut souligne également qu’un des principaux défauts du télétravail est l’isolement.
Pourtant, toutes les entreprises devraient s’inspirer des méthodes des entreprises en télétravail. Ces entreprises transforment la contrainte de la distance en opportunité pour se développer avec succès.
Nous-même nous mettons en pratique quelques unes de ces méthodes et, dans cet article, nous vous proposons de découvrir les secrets de ces entreprises à 100% en télétravail (nous vous en dirons plus aussi sur la manière dont nous fonctionnons en interne) et comment vous pouvez les intégrer dès maintenant dans votre entreprise.
Un fonctionnement à distance nécessite de la rigueur d’exécution et repose principalement sur trois piliers:
- La confiance dans son équipe
- Une communication asynchrone
- Une transparence de ses actions
Faites confiance à votre équipe
D’abord, bien fonctionner en télétravail, c’est avant tout une question de confiance. Nous pensons qu’il est important de faire confiance dans son équipe et pour cela, nous définissons des objectifs et des indicateurs de performance précis et mesurables.
Un des facteurs clés de succès du travail à distance est de s’assurer que le travail soit fait, en cohérence avec le plan de développement de l’entreprise. Nous utilisons la méthode OKR. Tous les trimestres, nous nous synchronisons avec les membres de l’équipe sur les deux à trois objectifs à atteindre sur ces 3 prochains mois. Nous écrivons ces éléments le plus simplement possible, et définissons ensemble des indicateurs neutres et chiffrés pour pouvoir mesurer la performance. Cela peut paraître exigeant mais en réalité, cela donne un cadre de travail et un focus très utile pour toute l’équipe, en particulier, lorsqu’on travaille depuis la maison. Cela permet d’évaluer objectivement les résultats de nos actions. Puis, surtout, cela permet de fonctionner en toute confiance, car toute l’équipe bénéficie de ce cadre de travail.
Si nous sommes exigeants avec notre équipe, nous faisons également tout pour être exemplaires. Par exemple, les réunions (virtuelles), lorsqu’elles sont nécessaires, sont préparées et les documents sont envoyés à l’ensemble des participants à l’avance. En plus, de cette manière, nous sommes plus efficaces. Tout le monde est informé de l’objet de la réunion et nous pouvons prendre le temps nécessaire pour les points vraiment importants. Nous accordons aussi une attention particulière à être ponctuels, en arrivant 5 minutes en avance, en respectant la durée, et en partageant un compte-rendu après chaque réunion.
Pour ces réunions virtuelles, nous avons souhaité utiliser un outil le plus simple possible. Si comme nous, vous êtes utilisateur de G Suite, Meet est un excellent outil. Intégré à votre calendrier, l’ajout d’un lien vers une salle virtuelle est instantanée. Nous expérimentons également Around pour les points individuels, plus pratique pour la collaboration. On vous en dira plus bientôt.
Ainsi, en définissant des objectifs précis et mesurables et en montrant l’exemple, vous parviendrez à créer de la confiance dans votre équipe. La communication interne sera plus simple, quelque soit la distance.
L’art de la communication asynchrone
Une des contraintes de la distance réside dans l’instantanéité des échanges. Il n’est pas possible de venir tocquer à la porte de ses collègues pour demander une information. Alors, on a tendance à utiliser notre outil favori: l’email. Le problème de l’email est que nous en recevons beaucoup. Alors, si en travaillant à distance, on en reçoit encore plus qu’à l’habitude, c’est très vite quasi-impossible de gérer la réponse aux emails et le reste.
Pour y remédier, nous avons séparé la messagerie électronique de la messagerie interne. Les emails sont utilisés uniquement dans un but de communication externe. La messagerie interne (nous utilisons Slack) est réservé aux conversations entre membres de l’équipe. De cette manière, une présence en ligne n’est pas nécessaire systèmatiquement. Si nous avons besoin d’aide ou si nous souhaitons partager une information, nous pouvons laisser notre message sur Slack et retourner à notre travail. Ce n’est pas nécessaire d’être tout le temps connecté. Nous pouvons revenir plus tard, lorsque nous avons terminé notre travail important, pour consulter les réponses et les réactions. En plus, ca permet de soulager la messagerie électronique déjà très sollicitée. Par exemple, ces 30 derniers jours, je n’ai eu à envoyer que 8 emails. C’est tout. Par contre, sur cette même période, j’ai envoyé plus de 430 messages sur Slack. Vous imaginez si vous deviez recevoir et traiter plus de 430 emails par collègue par mois? Ce serait ingérable. Bien entendu, cela va dépendre des métiers mais, vous l’aurez compris, en séparant la communication interne et externe, cela permet de mieux gérer les différents canaux de communication et cela facilite le travail pour toutes les équipes.
Soyez transparents
La transparence en entreprise, voilà un sujet souvent tabou. Pourtant c’est essentiel, surtout lorsqu’il s’agit de travailler à distance. Comment votre équipe peut-elle fonctionner correctement si elle n’a pas toutes les informations à sa disposition? Pour nous, il n’y a aucun problème à partager toute l’information parce que nous faisons confiance à toute notre équipe, et en ayant tous les éléments en connaissance, ils peuvent alors prendre les meilleures décisions dans leur travail quotidien.
Nous avons mentionné précédemment l’importance de rédiger et de partager un compte-rendu après chaque réunion, même virtuelle. C’est très utile pour pouvoir s’y référer plus tard si besoin. Nous avons également insisté sur l’importance de diversifier les canaux de communication pour ne pas se noyer dans l’information et permettre à chacun de s’organiser comme il ou elle le souhaite. Si vous partagez ce compte-rendu par email ou sur votre messagerie interne, ne risquez-vous pas de noyer à nouveau ces données? C’est précisement pour éviter ce phénomène que nous utilisons Slite pour rassembler tous nos documents, nos compte-rendus et nos prises de décisions. De cette manière, toute l’équipe accède à toute l’information nécessaire à tout moment.
En synthèse, nous utilisons les emails pour communiquer en externe, Slack nous permet de communiquer en interne, et Slite rassemble toute la base de connaissances nécessaire au bon fonctionnement de l’équipe.
Enfin, pour garder autant de proximité que possible malgré la distance, toute l’équipe a pris l’habitude de partager un point d’avancement régulier. Nous le faisons tous les jours, mais vous pouvez le faire toutes les semaines. Cela peut paraître fastidieux mais tout dépend du contenu. Selon nous, il ne s’agit pas d’être exhaustif, au contraire. Ce sont les 2–3 informations importantes qui nous intéressent. Pour cela, nous privilégions un format court, rapide à rédiger et à lire. Trois points sur ce que chacun a fait, prévoit de faire et s’il ou elle a rencontré des éventuelles difficultés. C’est simple et ca suffit.
Par exemple, ci-dessous, le modèle que nous utilisons. Vous pouvez essayer, c’est très simple.
Ce que j’ai réalisé aujourd’hui (cette semaine)
— Action 1
— Action 2Ce que je prévois demain (la semaine prochaine)
— Objectif 1
— Objectif 2Les problèmes rencontrés
— Besoin d’aide pour XYZ
La confiance se cultive par la transparence des communications et des actions. Pour permettre à votre entreprise de se développer dans les meilleures conditions, donnez à votre équipe les moyens d’être autonome et automatisez tout ce qui est automatisable.
En synthèse, un fonctionnement à distance nécessite de la rigueur d’exécution et repose principalement sur trois piliers:
- La confiance dans son équipe
- La communication (asynchrone)
- La transparence
Pour vous aider à mettre en place ces bonnes pratiques, nous vous proposons ci-dessous trois actions à réaliser dès à présent:
- Utilisez Slack pour vos discussions internes.
- Rendez vos documents accessibles sur un outil collaboratif sécurisé comme Slite.
- Envoyez un compte-rendu de votre activité à votre équipe.
Pour permettre aux entreprises de mieux communiquer en interne, nous avons également développé le Remote Board, un outil simple à installer et à utiliser pour partager les informations importantes avec toute votre équipe. Vous pouvez par exemple partager les dernières recommandations de santé, vous pouvez informer votre entreprise de l’arrivée d’un nouveau salarié, ou simplement pour souhaiter une bonne journée à votre équipe à distance. Pour cela, il vous suffit d’un compte DynamicScreen et de commencer à écrire votre message. Vos collaborateurs, depuis un nouvel onglet de leur navigateur Internet préféré, Chrome ou Firefox, peuvent consulter cette note d’informations. Ecrivez-nous, nous serions ravis de vous en dire plus!
Dans tous les cas, vous l’aurez compris, prenez le temps d’écrire. L’écriture permet de donner une existence à vos actions, de pouvoir lire, consulter et de s’y référer. C’est d’autant plus important lorsqu’on travaille en équipe à distance. D’ailleurs, nous aimons beaucoup cette citation des cofondateurs de Basecamp, Jason Fried et David Heinemeier Hansson:
Si vous devez choisir entre plusieurs candidats à un poste, choisissez toujours le meilleur écrivain.
⬆️ Ceci est notre traduction. Pour consulter la version originale, vous pouvez suivre ce lien. Et si vous souhaitez aller plus loin sur le sujet, nous vous recommandons de lire leur livre Remote.
Merci de votre lecture! Et vous, quelles sont vos bonnes pratiques pour communiquer à distance en entreprise? Vous pouvez nous écrire à bonjour@dynamicscreen.com, nous serons heureux de vous lire et de vous aider.
Cet article est extrait du blog de DynamicScreen.
