Comment passer son Ă©quipe en mode remoteÂ đŸ’»đŸŒ

Pour réussir à travailler à distance avec votre équipe, il est important de définir une culture et de mettre en place des outils adaptés.

Photo by Dan Gold on Unsplash

Nous travaillons avec de nombreux·ses· entrepreneur·e·s au quotidien pour leur apporter les moyens de se dĂ©velopper, crĂ©er de la valeur et atteindre leurs ambitions. Ils et elles rencontrent rĂ©guliĂšrement des difficultĂ©s et nous avons commencĂ© Ă  rĂ©diger une sĂ©rie d’articles pour y apporter des Ă©lĂ©ments de rĂ©ponses. Le recrutement est parmi les problĂ©matiques les plus rĂ©currentes. Selon une Ă©tude, 75% des entrepreneurs estiment que le recrutement est leur principal sujet d’inquiĂ©tude.

75% des entrepreneurs estiment que le recrutement est leur principal sujet d’inquiĂ©tude.
First Round State of Startups 2017

A ce sujet, plusieurs questions se posent:

  • Comment attirer l’attention des meilleurs talents ?
  • Comment se diffĂ©rencier des autres entreprises ?
  • Comment convaincre un talent de rejoindre une jeune entreprise ?

Dans un prĂ©cĂ©dent article, nous dĂ©taillions les points clĂ© pour attirer, constituer et fidĂ©liser les meilleurs talents. Pour se diffĂ©rencier, certain·e·s entrepreneur·e·s choisissent de recruter de jeunes profils trĂšs tĂŽt dans les Ă©coles d’enseignement supĂ©rieur et de les former Ă  leurs mĂ©thodologies et Ă  leurs technologies. D’autres font appel Ă  des cabinets de recrutement pour les aider Ă  dĂ©baucher des profils plus expĂ©rimentĂ©s. Dans les deux cas, le coĂ»t financier et humain peut devenir rapidement significatif et cela limite souvent les jeunes entreprises.

Pourtant, le monde de l’entreprise se transforme et avec les nouvelles technologies de communication, de nouvelles formes de management et de travail se dĂ©veloppent. Cela donne aux entreprises une formidable opportunitĂ© de ne plus avoir de contraintes gĂ©ographiques, de pouvoir recruter n’importe oĂč les talents les plus passionnĂ©s et pertinents, et d’enrichir la culture de l’équipe par d’autres horizons. Enfin, au delĂ  de l’opportunitĂ© pour ces entreprises, la possibilitĂ© de travailler Ă  distance compte parmi les critĂšres les plus importants pour ces talents.

“Remote work is the future of work.”
— Alexis Ohanian
“Remote is the future of work” — Alexis Ohanian

Alors, comment passer votre Ă©quipe en mode remote?

D’abord, par remote, il ne s’agit pas forcĂ©ment de travailler Ă  la maison. Il est possible de travailler Ă  distance n’importe oĂč, dans un espace de co-working, un bureau partagĂ©, un café  Le plus important dans le travail en remote est de trouver un espace de qualitĂ© dans lequel on se sent bien pour travailler efficacement.

Pour passer son équipe en mode remote avec succÚs, il y a quelques rÚgles à respecter. Trois éléments, simples à mettre en place, sont essentiels pour bien fonctionner:

  1. La confiance
  2. La transparence
  3. L’automatisation

La suite de cet article vous explique comment définir une culture adaptée et quels outils mettre en place pour réussir à travailler à distance avec votre équipe.

1. Faites confiance à votre équipe

Pour bien fonctionner en mode remote, c’est avant tout une question de confiance. Pour cela, impliquez votre Ă©quipe dans toutes les Ă©tapes de recrutement pour construire un ensemble cohĂ©rent et compatible et dĂ©finissez des objectifs prĂ©cis et mesurables.

Construisez un ensemble compatible

L’implication de votre Ă©quipe dans le processus de recrutement permet de valider, Ă©tape aprĂšs Ă©tape, chaque nouveau talent, de s’assurer qu’ils et elles partagent vos valeurs, votre passion et votre engagement. Par exemple, un outil comme WelcomeKit, proposant des fonctionnalitĂ©s de collaboration, permet Ă  chaque membre de l’équipe de participer Ă  la sĂ©lection.

Ensuite, prĂ©parez bien les arrivĂ©es. PrĂ©parez le matĂ©riel et un bon onboarding, avec cette liste de tĂąches par exemple, pour accueillir vos prochains talents dans les meilleures conditions possibles. Faites que cette journĂ©e soit mĂ©morable, ils et elles doivent comprendre la mission, les valeurs et la culture de l’entreprise pour ĂȘtre autonomes trĂšs rapidement.

De cette maniÚre, vous créez un ensemble cohérent et compatible pouvant fonctionner en toute confiance.

Définissez des objectifs précis et mesurables

Un des facteurs clĂ©s de succĂšs du travail Ă  distance est de s’assurer que le travail soit fait, en cohĂ©rence avec le plan de dĂ©veloppement de l’entreprise. Pour cela, dĂ©finissez des objectifs clairs, prĂ©cis et mesurables.

Trello est un excellent outil pour avoir une vision claire des prochaines Ă©tapes. Voici un exemple d’utilisation. Ensuite, pour le quotidien, utilisez un gestionnaire de tĂąches collaboratif comme par exemple Wunderlist. MĂȘme si Microsoft a rachetĂ© l’entreprise il y a quelques mois, le produit reste une rĂ©fĂ©rence. Vous pouvez aussi prĂ©fĂ©rer utiliser une alternative comme Todoist, crĂ©Ă©e par une Ă©quipe remote.

Ainsi, en construisant une équipe compatible en collaborant dans les différentes étapes de recrutement, en prenant le temps nécessaire pour accueillir vos talents dans les meilleures conditions, en définissant des objectifs précis et en utilisant des outils indispensables au bon suivi de votre projet, vous permettez de créer de la confiance dans votre équipe et cela se construit également par une transparence dans vos actions.

2. Soyez transparents

Pour réussir à travailler en remote, la transparence est fondamentale.

Pour cela, il est important que l’équipe communique rĂ©guliĂšrement. Evitez les emails et privilĂ©giez des outils de communication internes plus modernes comme Slack ou Twist. ConnectĂ©s avec vos autres outils, votre Ă©quipe peut ainsi partager et suivre en temps-rĂ©el les actions rĂ©alisĂ©es. Pour les emails, Front est un excellent moyen de collaborer en toute transparence.

De la mĂȘme maniĂšre, prĂ©voyez des points d’avancement sous forme de compte-rendus d’activitĂ©s quotidiens et/ou hebdomadaires. Un format court, simple et rapide suffit.

Voici un exemple de compte-rendu d’activitĂ©s :

Ce que j’ai rĂ©alisĂ© aujourd’hui :
— Action 1
— Action 2
— Action 3
Ce que je prévois demain :
— Objectif 1
— Objectif 2
Les problÚmes rencontrés :
— Besoin d’aide pour XYZ

PrĂ©voyez Ă©galement des visioconfĂ©rences rĂ©guliĂšres avec appear.in ou avec Zoom. Pour ces rendez-vous, utiliser un outil comme Jam vous permet de bien vous organiser, en prĂ©parant la rĂ©union en amont, en prenant des notes et respectant le timing dĂ©fini. Pour aller plus loin sur ce sujet, retrouvez de bonnes pratiques dans l’article suivant:

Dans tous les cas, il est essentiel que toutes les prises de dĂ©cisions soient Ă©crites. Par dĂ©faut, dans une Ă©quipe remote, ce qui n’est pas Ă©crit n’existe pas.

Pour cela, Slite paraĂźt indispensable pour rassembler l’ensemble de ce savoir, les diffĂ©rentes notes, plans d’actions, prises de dĂ©cision et ressources du projet. Ainsi, en mettant en place un wiki, l’équipe accĂšde Ă  toute l’information nĂ©cessaire Ă  tout moment. L’utilisation de Station en remplacement d’un navigateur internet classique permet Ă©galement de collaborer sur ces mĂȘmes outils avec focus et efficacitĂ©.

La confiance se cultive par la transparence des communications et des actions. Pour permettre Ă  votre projet de se dĂ©velopper dans les meilleures conditions, donnez Ă  votre Ă©quipe les moyens d’ĂȘtre autonome et automatisez tout ce qui est automatisable.

3. Automatisez tout ce qui est automatisable

Tout ce qui est automatisable doit l’ĂȘtre. Zapier est un outil puissant pour connecter tous vos outils et dĂ©finir des scĂ©narios automatiques. Cela permet de limiter les tĂąches rĂ©pĂ©titives et de se concentrer sur les actions Ă  forte valeur ajoutĂ©e.

Pour illustrer avec les différents outils cités plus haut :

  • Lorsque qu’une nouvelle carte est assignĂ©e sur Trello, une nouvelle tĂąche est crĂ©Ă©e sur Wunderlist ;
  • Lorsque qu’une tĂąche est terminĂ©e sur Wunderlist, une notification est envoyĂ©e sur Slack ;
  • Lorsqu’une rĂ©union est terminĂ©e sur Jam, le compte-rendu est ajoutĂ© sur Slite.

Automatisez tout ce qui est possible. Pour le reste, limitez les processus complexes. Par exemple, Ă©vitez les rĂ©unions au maximum, elles peuvent nuire Ă  votre productivitĂ©. Donnez Ă  votre Ă©quipe les moyens de prendre des dĂ©cisions et d’agir de maniĂšre autonome.

“It doesn’t make sense to hire smart people and then tell them what to do; we hire smart people so they can tell us what to do.” 
— Steve Jobs

SynthĂšse

Le recrutement de talents peut ĂȘtre un vĂ©ritable casse-tĂȘte et un effort financier et humain que les jeunes entreprises ne peuvent pas se permettre. Pourtant, le dĂ©veloppement de nouvelles technologies de communication offre des solutions pour y remĂ©dier, pour s’affranchir des contraintes gĂ©ographiques et pour recruter n’importe oĂč les talents les plus passionnĂ©s et les plus pertinents. Surtout, le travail Ă  distance compte parmi les critĂšres les plus importants pour ces talents.

Pour passer votre Ă©quipe en mode remote, trois rĂšgles sont essentielles:

  1. Faites confiance Ă  votre Ă©quipe,
  2. Soyez transparents dans vos actions et vos communications,
  3. Automatisez tout ce qui est automatisable.

Une vĂ©ritable volontĂ© de changement et un engagement Ă  100% sont nĂ©cessaires pour y parvenir. Un modĂšle hybride ne fonctionne pas. Mettez en place ces quelques rĂšgles et ces bonnes pratiques, incitez votre Ă©quipe Ă  progressivement quitter le bureau pour trouver un autre espace de travail plus stimulant, Ă  la maison, dans un espace de co-working ou autre, et ne travaillez qu’à distance avec vos prochains talents. Le remote doit Ă  prĂ©sent faire partie intĂ©grante de vos valeurs et de votre culture d’entreprise.

Pour aller plus loin sur le sujet, voici ces deux lectures complémentaires:

“Work doesn’t happen at work” 
— Jason Fried

Merci pour votre lecture! Si vous l’avez apprĂ©ciĂ©, vous pouvez partager cet article sur les rĂ©seaux sociaux.

Et vous, avez-vous déjà expérimentés le travail à distance avec votre équipe? Quelles bonnes pratiques avez-vous mis en place? Quels outils utilisez-vous?


Pour aller plus loin, retrouvez Ă©galement une sĂ©lection de ressources et d’outils pour travailler en remote sur Product Hunt :