Pour réussir à travailler à distance avec votre équipe, il est important de définir une culture et de mettre en place des outils adaptés.

Florent MĂ©rian
Apr 26 · 7 min read
Photo by Dan Gold on Unsplash

Nous travaillons avec de nombreux·ses· entrepreneur·e·s au quotidien pour leur apporter les moyens de se développer, créer de la valeur et atteindre leurs ambitions. Ils et elles rencontrent régulièrement des difficultés et nous avons commencé à rédiger une série d’articles pour y apporter des éléments de réponses. Le recrutement est parmi les problématiques les plus récurrentes. Selon une étude, 75% des entrepreneurs estiment que le recrutement est leur principal sujet d’inquiétude. De même en France, le baromètre EY-France Digitale révèle que le recrutement des talents est le principal frein au développement pour 61% des répondants.

75% des entrepreneurs estiment que le recrutement est leur principal sujet d’inquiétude.
First Round State of Startups 2017

A ce sujet, plusieurs questions se posent:

  • Comment attirer l’attention des meilleurs talents ?
  • Comment se diffĂ©rencier des autres entreprises ?
  • Comment convaincre un talent de rejoindre une jeune entreprise ?

Dans un précédent article, nous détaillions les points clé pour attirer, constituer et fidéliser les meilleurs talents. Pour se différencier, certain·e·s entrepreneur·e·s choisissent de recruter de jeunes profils très tôt dans les écoles d’enseignement supérieur et de les former à leurs méthodologies et à leurs technologies. D’autres font appel à des cabinets de recrutement pour les aider à débaucher des profils plus expérimentés. Dans les deux cas, le coût financier et humain peut devenir rapidement significatif et cela limite souvent les jeunes entreprises.

Pourtant, le monde de l’entreprise se transforme et avec les nouvelles technologies de communication, de nouvelles formes de management et de travail se développent. Cela donne aux entreprises une formidable opportunité de ne plus avoir de contraintes géographiques, de pouvoir recruter n’importe où les talents les plus passionnés et pertinents, et d’enrichir la culture de l’équipe par d’autres horizons. Enfin, au delà de l’opportunité pour ces entreprises, la possibilité de travailler à distance compte parmi les critères les plus importants pour ces talents.

“Remote work is the future of work.”
— Alexis Ohanian

“Remote is the future of work” — Alexis Ohanian

Alors, comment passer votre Ă©quipe en mode remote?

D’abord, par remote, il ne s’agit pas forcément de travailler à la maison. Il est possible de travailler à distance n’importe où, dans un espace de co-working, un bureau partagé, un café… Le plus important dans le travail en remote est de trouver un espace de qualité dans lequel on se sent bien pour travailler efficacement.

Pour passer son équipe en mode remote avec succès, il y a quelques règles à respecter. Trois éléments, simples à mettre en place, sont essentiels pour bien fonctionner:

  1. La confiance
  2. La transparence
  3. L’automatisation

La suite de cet article vous explique comment définir une culture adaptée et quels outils mettre en place pour réussir à travailler à distance avec votre équipe.

1. Faites confiance Ă  votre Ă©quipe

Pour bien fonctionner en mode remote, c’est avant tout une question de confiance. Pour cela, impliquez votre équipe dans toutes les étapes de recrutement pour construire un ensemble cohérent et compatible et définissez des objectifs précis et mesurables.

Construisez un ensemble compatible

L’implication de votre équipe dans le processus de recrutement permet de valider, étape après étape, chaque nouveau talent, de s’assurer qu’ils et elles partagent vos valeurs, votre passion et votre engagement. Par exemple, un outil comme WelcomeKit, proposant des fonctionnalités de collaboration, permet à chaque membre de l’équipe de participer à la sélection.

Ensuite, préparez bien les arrivées. Préparez le matériel et un bon onboarding, avec cette liste de tâches par exemple, pour accueillir vos prochains talents dans les meilleures conditions possibles. Faites que cette journée soit mémorable, ils et elles doivent comprendre la mission, les valeurs et la culture de l’entreprise pour être autonomes très rapidement.

De cette manière, vous créez un ensemble cohérent et compatible pouvant fonctionner en toute confiance.

Définissez des objectifs précis et mesurables

Un des facteurs clés de succès du travail à distance est de s’assurer que le travail soit fait, en cohérence avec le plan de développement de l’entreprise. Pour cela, définissez des objectifs clairs, précis et mesurables.

Trello est un excellent outil pour avoir une vision claire des prochaines étapes. Voici un exemple d’utilisation. Ensuite, pour le quotidien, utilisez un gestionnaire de tâches collaboratif comme par exemple Wunderlist. Même si Microsoft a racheté l’entreprise il y a quelques mois, le produit reste une référence. Vous pouvez aussi préférer utiliser une alternative comme Todoist, créée par une équipe remote.

Ainsi, en construisant une équipe compatible en collaborant dans les différentes étapes de recrutement, en prenant le temps nécessaire pour accueillir vos talents dans les meilleures conditions, en définissant des objectifs précis et en utilisant des outils indispensables au bon suivi de votre projet, vous permettez de créer de la confiance dans votre équipe et cela se construit également par une transparence dans vos actions.

2. Soyez transparents

Pour réussir à travailler en remote, la transparence est fondamentale.

Pour cela, il est important que l’équipe communique régulièrement. Evitez les emails et privilégiez des outils de communication internes plus modernes comme Slack ou Twist. Connectés avec vos autres outils, votre équipe peut ainsi partager et suivre en temps-réel les actions réalisées. Pour les emails, Front est un excellent moyen de collaborer en toute transparence.

De la même manière, prévoyez des points d’avancement sous forme de compte-rendus d’activités quotidiens et/ou hebdomadaires. Un format court, simple et rapide suffit.

Voici un exemple de compte-rendu d’activités :

Ce que j’ai réalisé aujourd’hui :
— Action 1
— Action 2
— Action 3

Ce que je prévois demain :
— Objectif 1
— Objectif 2

Les problèmes rencontrés :
— Besoin d’aide pour XYZ

Prévoyez également des visioconférences régulières avec appear.in ou avec Zoom. Pour ces rendez-vous, utiliser un outil comme Jam vous permet de bien vous organiser, en préparant la réunion en amont, en prenant des notes et respectant le timing défini. Pour aller plus loin sur ce sujet, retrouvez de bonnes pratiques dans l’article suivant:

Dans tous les cas, il est essentiel que toutes les prises de décisions soient écrites. Par défaut, dans une équipe remote, ce qui n’est pas écrit n’existe pas.

Pour cela, Slite paraît indispensable pour rassembler l’ensemble de ce savoir, les différentes notes, plans d’actions, prises de décision et ressources du projet. Ainsi, en mettant en place un wiki, l’équipe accède à toute l’information nécessaire à tout moment. L’utilisation de Station en remplacement d’un navigateur internet classique permet également de collaborer sur ces mêmes outils avec focus et efficacité.

La confiance se cultive par la transparence des communications et des actions. Pour permettre à votre projet de se développer dans les meilleures conditions, donnez à votre équipe les moyens d’être autonome et automatisez tout ce qui est automatisable.

3. Automatisez tout ce qui est automatisable

Tout ce qui est automatisable doit l’être. Zapier est un outil puissant pour connecter tous vos outils et définir des scénarios automatiques. Cela permet de limiter les tâches répétitives et de se concentrer sur les actions à forte valeur ajoutée.

Pour illustrer avec les différents outils cités plus haut :

  • Lorsque qu’une nouvelle carte est assignĂ©e sur Trello, une nouvelle tâche est crĂ©Ă©e sur Wunderlist ;
  • Lorsque qu’une tâche est terminĂ©e sur Wunderlist, une notification est envoyĂ©e sur Slack ;
  • Lorsqu’une rĂ©union est terminĂ©e sur Jam, le compte-rendu est ajoutĂ© sur Slite.

Automatisez tout ce qui est possible. Pour le reste, limitez les processus complexes. Par exemple, évitez les réunions au maximum, elles peuvent nuire à votre productivité. Donnez à votre équipe les moyens de prendre des décisions et d’agir de manière autonome.

“It doesn’t make sense to hire smart people and then tell them what to do; we hire smart people so they can tell us what to do.”
— Steve Jobs


Synthèse

Le recrutement de talents peut être un véritable casse-tête et un effort financier et humain que les jeunes entreprises ne peuvent pas se permettre. Pourtant, le développement de nouvelles technologies de communication offre des solutions pour y remédier, pour s’affranchir des contraintes géographiques et pour recruter n’importe où les talents les plus passionnés et les plus pertinents. Surtout, le travail à distance compte parmi les critères les plus importants pour ces talents.

Pour passer votre équipe en mode remote, trois règles sont essentielles:

  1. Faites confiance Ă  votre Ă©quipe,
  2. Soyez transparents dans vos actions et vos communications,
  3. Automatisez tout ce qui est automatisable.

Une véritable volonté de changement et un engagement à 100% sont nécessaires pour y parvenir. Un modèle hybride ne fonctionne pas. Mettez en place ces quelques règles et ces bonnes pratiques, incitez votre équipe à progressivement quitter le bureau pour trouver un autre espace de travail plus stimulant, à la maison, dans un espace de co-working ou autre, et ne travaillez qu’à distance avec vos prochains talents. Le remote doit à présent faire partie intégrante de vos valeurs et de votre culture d’entreprise.

Pour aller plus loin sur le sujet, voici ces deux lectures complémentaires:

“Work doesn’t happen at work”
— Jason Fried

Merci pour votre lecture! Si vous l’avez apprécié, vous pouvez partager cet article sur les réseaux sociaux.

Et vous, avez-vous déjà expérimentés le travail à distance avec votre équipe? Quelles bonnes pratiques avez-vous mis en place? Quels outils utilisez-vous?


Pour aller plus loin, retrouvez également une sélection de ressources et d’outils pour travailler en remote sur Product Hunt :

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Interesting, relevant and actionable resources and insights for tech entrepreneurs with a French 🇫🇷 accent.

Florent MĂ©rian

Written by

Product and Growth Hacker

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