Asociatia OvidiuRo — productivitate maximizata cu Office 365

Povestea organizatiei OvidiuRo incepe in anul 2001, cand doua femei au inceput sa ajute femeile sarace din comunitatile dezavantajate din Bacau, Romania. Datorita unui grant USAID, Maria Gheorghiu si Leslie Hawke ii ajutau pe cei mai saraci dintre copii sa mearga la scoala, si, in acelasi timp, le sprijineau pe mamele acestora sa isi gaseasca de munca, pentru a nu mai fi nevoiti sa cerseasca.

Foto credit: Ruti Alon

Dupa aproape 10 ani de activitate, investitia in educatia timpurie s-a dovedit a fi cea mai eficienta. Rezultatele cele mai bune le-au avut copiii cu acces la educatie de la o varsta frageda. Rata de abandon printre acestia a scazut dramatic fata de media nationala.

Astfel OvidiuRo a decis sa se concentreze pe segmentul de educatie prescoalara. Asa s-a nascut programul ”Fiecare Copil in Gradinita”, care in 4 ani a reusit sa creasca prezenta zilnica a copiilor saraci de la sub 43% la peste 81%! In plus, 98% dintre copiii care au fost la gradinita datorita programului ”Fiecare Copil in Gradinita” s-au inscris la clasa pregatitoare sau clasa 1, iar 65% dintre acestia au continuat sa aiba prezenta buna, sau foarte buna, in scoala primara.

Obiectivul asociatiei OvidiuRo este ca educatia timpurie a copiilor saraci sa ajunga o prioritate si ca ”Fiecare Copil in Gradinita” sa devina program national pana in 2020. Organizatia ajuta astazi 2.200 de copii saraci din 11 judete sa beneficiaze de o prima sansa reala la o viata mai buna, prin educatie timpurie.

Maria Gheorghiu: ,,Fara gradinita, copii nu sunt pregatiti pentru scoala si nu au cum sa reuseasca. Activitatile de baza ale proiectului nostru sunt recrutarea si inscrierea tuturor copiilor din comunitate la gradinita, apoi partea de prezenta zilnica a copiilor. La sfarsitul lunii, parintii care si-au adus copii zi de zi primesc un tichet social in valoare de 50 lei (12$). Ne bazam pe echipele locale, care lucreaza ca voluntari, si dezvoltam astfel si spiritul comunitar.“

Leslie Hawke: ,,Acesti oameni vor sa isi educe copiii si sunt dispusi sa mearga zilnic cativa km pe jos pentru a-i aduce la gradinita.”

Cresterea capacitatii organizatiei prin tehnologie

In 2001, organizatia OvidiuRo era formata din opt oameni, iar acum echipa are 20 de angajati si 404 voluntari din echipele locale. Dintre angajatii OvidiuRo, cinci lucreaza in mare parte la biroul din Bucuresti, unul se ocupa de contabilitate la biroul din Bacau, iar 15 sunt mereu prin tara pentru a implementa programul alaturi de echipele locale: profesori, mediatori scolari sau sanitari, asistenti sociali, directori de scoli si autoritati locale.

Monitorizarea prezentei la scoala a copiilor, care este elementul principal in program, se realizeaza cu ajutorul unei aplicatii mobile (dezvoltate de Edea, firma de consultant IT cu care lucreaza organizatia). Astfel profesorii noteaza prezentii si absentii iar echipa de la Bucuresti are acces la aceste informatii in timp real.

”Pentru ca suntem mereu in miscare, avem nevoie de tehnologie pentru a centraliza informatiile si pentru a comunica eficient cu ceilalti membri ai echipei. Microsoft Office 365 ne ajuta tare mult in acest sens. Putem trimite atasamente de pana la 25 mega intre noi, iar asta se dovedeste foarte util, mai ales cand vine vorba de scanarea certificatelor de nastere a celor 2.200 de copii din program”, a declarat Diana Stoica, Manager Online Communication & Fundraising in cadrul organizatiei OvidiuRo.

Office 365 — productivitate in cloud

Anul acesta organizatia a accesat programul Office 365 pentru organizatiile non-profit si solutia a fost implementata de Edea, compania de mententata IT care ajuta organizatia, cu sprijinul lui Marius Danescu de la Microsoft Romania si al Oanei Stanescu, reprezentanta organizatiei in acest proces.

Cea mai mare provocare pentru organizatie a fost uniformizarea solutiilor de comunicare. In loc sa foloseasca Outlook, WeTransfer, Dropbox si Skype, acum organizatia foloseste doar Office 365 pentru toate aceste nevoi.

Principalele avantaje care au contat in adoptarea solutiei Office 365 pentru organizati:

- Comunicare usoara oriunde

”Cu Office 365 putem sa comunicam cu colegii nostri pe mail, prin conferinte video prin Lync, sa ne organizam agenda, sa stocam si sa transmitem documente importante prin OneDrive”, spune Diana Stoica.

- Conferinte video cu colegii din tara

Pentru OvidiuRo programul Office 365 reprezinta instrumental ideal de comunicare intr-o echipa: ”Conferintele video realizate prin aceasta platforma ne ajuta sa comunicam cu echipele locale, pentru a ne asigura o buna desfasurare a activitatilor. De asemenea, spatiul de stocare pe OneDrive, permite accesul la documente relevante tuturor membrilor organizatiei. Lync chat-ul Office 365 permite o comunicare rapida si usoara”, spune Diana Stoica, Manager Online Communication & Fundraising in cadrul organizatiei OvidiuRo.

- Calendar comun pentru toata echipa

”Calendarul integrat este un must-have iar faptul ca putem oferi acces colegilor la el este un mare plus. In calendarul fiecaruia apar intalnirile, vizitele in teren, activitatile cu echipa locala si astfel putem sti in orice clipa unde sunt si ce fac colegii nostri. Eu il folosesc si pe plan personal, deoarece pot seta ca “private” anumite intalniri si astfel folosesc un singur calendar pentru tot ce fac, cel de la Office 365”, a declarat Diana Stoica.

Platforma de posta electronica din Office 365 permite transmiterea imaginilor fie ca atasament, fie in corpul mail-ului iar acest lucru este foarte util pentru comunicarea echipei OvidiuRo cu colegii de pe teren si cu sustinatorii organizatiei.

- E-mail personalizat pentru organizatie

”Folosim domeniul ovid.ro inca de la inceputul organizatiei. Este extrem de important sa trimitem mail-uri de pe adresa oficiala, pentru a putea avea o comunicare uniforma in interiorul si exteriorul organizatiei. Un domeniu customizat legitimeaza si intareste organizatia. Colaboratorii nostri recunosc @ovid.ro si credibilitatea unei asociatii se bazeaza si pe prezentarea acesteia. Nu este profesionist sa trimiti mail-uri importante unui sponsor de pe adresa ta personala, deoarece tu reprezinti organizatia in acea discutie, iar asta trebuie sa reiasa chiar si din detalii precum adresa de mail sau semnatura electronica”, a declarat Diana Stoica.

Daca ar fi sa rezume in cateva cuvinte ce le place si ce nu le place la Office 365, pe primul loc ar fi faptul ca toate solutiile sunt integrate, pot trimite atasamente mari, au calendarul uniformizat, folosesc One Drive-ul ca solutie de stocare a documentelor online si li se pare utila functia de previzualizarea a e-mailurilor. Daca ar fi sa imbunatateasca ceva, acel lucru ar fi functia de ”search-ul” din e-mail.

Cu toate acestea, organizatia crede ca fara tehnologie, organizatiile neguvernamentale nu vor putea ajuta la randul lor oamenii care au nevoie de sprijin.

Povestea organizatiei OvidiuRo intr-un video de 5 minute, aici.

Acceseaza astazi donatia de Office 365 oferita de Microsoft doar pentru ONG-uri.

One clap, two clap, three clap, forty?

By clapping more or less, you can signal to us which stories really stand out.