El reto de trabajar con equipos globales
“La clave de una relación es la comunicación”
Ya lo decía Sean Paul y no se equivocaba.
He trabajado por 6 años en diferentes proyectos multidisciplinarios globales con equipos ubicados en Estados Unidos, Israel, Vietnam y diferentes partes de México y estas experiencias me han dejado 3 lecciones sobre el trabajo distribuido que me gustaría compartir:
1.- La importancia de sobre-comunicar
Muchas veces mencionamos temas que son importantes de manera informal durante las llamadas de trabajo, pensando que será suficiente para que los involucrados den seguimiento al tema que a todos importa. Sin embargo, eso no ocurre así y menos teniendo en cuenta que cada persona tiene sus propios pendientes asignados por atender. Por eso es importante que si detectas que algún tema queda al aire, siempre promuevas que se defina quién será la persona que tomará la responsabilidad de darle seguimiento y volverlo a traer a la mesa hasta que se concluya. Esto puede evitar que se genere deuda técnica y re-trabajos.
2.- Documentación sencilla y actualizada en un espacio público para todos los involucrados.
Esto lo aprendí en una ocasión que trabajaba en IBM con un grupo de diferentes departamentos, nos unimos para organizar la visita de unos universitarios a las instalaciones. Aunque todos estábamos en la misma zona horaria al no estar ligados al mismo proyecto laboral, era muy difícil coincidir a menos que se realizara una reunión, pero reunirnos todos los días era casi imposible por las agendas de los participantes.
Optamos por usar la herramienta de IBM Connections, la red social empresarial, para llevar las tareas de tal manera que cada quien pudiera agregar sus avances día a día, sobre los conferencistas, el catering, la publicidad del evento, etc. Y que todos pudieran revisar si tenían duda de algún tema o si tenían alguna dependencia.
El éxito de esta estrategia fue avanzar en diferentes temas de una manera asíncrona pero organizada y así limitar lo más posible las reuniones del equipo a sesiones cortas donde solo se vieran impedimentos o nuevas ideas que requieran verdaderamente el apoyo de todos.
3.- Si se detiene el proceso, te busco el mismo día en tu horario.
Las herramientas no suplen la confianza y el respeto por el trabajo del otro. Si bien herramientas como Slack, Discord o incluso el correo mismo te permiten trabajar de manera asíncrona, no llegarás muy lejos con ellas si cada que dejas un mensaje para esa persona lo responde con otra pregunta o peor aún con monosílabos o respuestas vagas.
Trabajando como ingeniera de pruebas con un equipo cuyos desarrolladores se encontraban en Vietnam tuvimos una actualización cuya prueba seguía fallando en mi ambiente y sin embargo el equipo de desarrollo no lo podía replicar. Transcurrieron casi 4 días de la semana sin que ninguno de los 2 lados pudiera resolver la incógnita, los mensajes cada vez eran más vagos y parecía perderse el interés por resolverlo. La solución fue conectarme en la zona horaria del equipo de Vietnam y revisar juntos el problema, que terminó siendo una inconsistencia en la base de datos de desarrollo con la de pruebas.
Esta ocasión abrió las puertas para que en futuros problemas no se dejara pasar ni un día sin buscarnos en nuestros horarios cuando algo no se pudiera resolver de manera independiente.
Finalmente me gustaría listar las herramientas de comunicación que he utilizado con diferentes equipos y que me han sido de gran ayuda:
Slack
Muy popular ya con varios grupos no solo de desarrollo pero de comunidades de diferentes disciplinas. Su punto más fuerte es la integración que tiene con otras herramientas como: Asana, Github, Google docs, Dropbox, entre otras, así mismo tiene un excelente soporte para distintos tipos de bots.
Discord
Se volvió muy popular sobre todo con los videojugadores, pero ha ganado terreno en proyectos de desarrollo ya que no solamente te permite llevar el hilo de diferentes temas en modo de texto, sino puedes saltar con facilidad a una conversación de voz con varias personas a la vez en cualquier momento.
Screen hero
A veces, como en los videojuegos, sientes esa necesidad de tomar el control de la otra persona (por que dar indicaciones desde el otro lado es algo difícil). Screen hero está hecho para eso. Puedes con facilidad mostrar tu pantalla o ver la de la otra persona y también ceder el control de tu computadora.
Zoom
Por lo general las videoconferencias no son muy populares, pero ahora que he estado trabajando completamente de manera remota, he llegado a apreciar el ver al menos una vez a la semana las caras de mis compañeros de trabajo :-).
Google apps
Compartir calendario, documentos o hacer llamadas con el equipo creo que ya es bastante conocido lo poderoso que es utilizar las herramientas de Google pero, por si acaso, no quise dejarlo afuera de la lista.
Weather timeline Forecast
Te permite agregar el horario y clima de diferentes lugares, así podrás consultar en cualquier momento si es una buena idea buscar a esa persona en ese horario, con el plus de que puedes romper el hielo platicando del clima.
Alarma del celular
A veces no se necesitan herramientas tan sofisticadas para organizarte con el equipo, basta con respetar los tiempos de los demás, poner una alarma 5 minutos antes de que empiece o termine la reunión. Esto puede hacer una gran diferencia para que todos entren en un mindset de compromiso y responsabilidad.
