“Wir bräuchten da noch…”

So fängt manch ein Satz im Vorfeld vom TEDxBern an. Ob es ein Tisch, ein Scheinwerfer, Buchstaben, Mikrofon, Kabelbinder oder Gaffertape in der gewünschten Farbe. Alles muss zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein. Und bei jedem der vergangenen Events gab es ein Schlüsselding, das mir in Erinnerung blieb — von einer Kreidetafel über einen Klavierstuhl bis hin zur Fritteuse.

Geht nicht gibt es nicht, aber die erste Antwort ist meistens „Es ist nun auf meiner Liste“. Von der Liste wandern die Wünsche und Ideen meistens in den Stage Rider (welcher die Planungsarbeit vereinfacht und uns Übersicht über die technischen Erfordernisse bietet), und schlussendlich in unseren Regieplan wo wir alle Details über den laufenden Event festhalten. Kamerafahrten, Licht, spezielle Bedürfnisse auf der Bühne und die Mikrofonierung werden in den Regieplan abgefüllt. Und nach diesem Dokument arbeiten wir am Eventtag minutiös.

Das Credo ist: Je sorgfältiger die Planung, desto weniger Stress entsteht während dem Event.

Wenn ich an das erste TEDxBern zurück denke werde ich leicht sentimental, voll war die Location und leer meine Berner-Wohnung unweit der alten Zentralpost, so ziemlich alles was sich verwenden liess wurde mobilisiert.

Funfact: Bei unserem ersten TEDxBern kam einer der TV Screens spontan noch aus der Wohnung von einem unserer Teammitglieder — wir haben schlichtweg vergessen diesen zu bestellen. So dynamisch muss man eben manchmal sein. Aber im Rückblick gesehen war da alles viel einfacher und kleiner …

Eine grössere Location

Nachdem wir die letzten 2 Ausgaben auf dem Gurten in den Raum gezaubert haben, freuen wir uns nun die Dampfzentrale zu bespielen. Alles neu! Neue Pläne, neue Zufahrtswege. Eine neue Location zu bespielen ist meist sehr aufwendig. Jedes Detail muss neu abgeklärt werden und beschafft mir im Vorfeld meistens ein paar schlaflose Nächte.

Klar ist, wir haben mehr Raum zur Verfügung und schütteln einiges aus den Ärmeln 😉. Der Raum macht sich auch in der Logistikplanung bemerkbar. Alles Mögliche muss am Vortag vor dem Event bewegt werden und dann so bei der Dampfzentrale ankommen das speditiv abgeladen und aufgebaut werden kann. Dies Wiederum erfordert einen gewissen Grad an Planung.

Mit Profis zusammenarbeiten

Zum vierten Mal führen wir nun das TEDxBern durch. Vieles hat sich eingespielt. Viele Dinge wurden verändert. Gewisse Dinge haben wir belassen weil’s einfach “zäme funktioniert”. Dazu gehört unter anderem das Team von Kilchenmann welche uns tatkräftig unter die Arme greift. Sandro und ich waren im 2016 ein bisschen überfordert, als wir am frühen Morgen tatkräftig anpacken wollten und die Jungs zu uns meinten: “Lasst uns mal aufstellen, nehmt einen Kaffee, euch brauchen wir in etwa 45 Minuten.” Ein bisschen verdutzt haben wir das so ausgeführt und konnten kurze Zeit darauf unseren Teil einbringen. Es ist schön und bereichernd mit Profis zusammenzuarbeiten, für die das TEDx ebenso viel bedeutet wie für unser Team!