Registrasi Mahasiswa

M. Ramadhan

Follow

Dec 31, 2020 · 3 min read

Ini adalah tulisan kedua dari rencana 15 tulisan.
(1) Fungsi bisnis, otorisasi kelompok pengguna dan kalender akademik
(2) Registrasi mahasiswa
(3) Pengadaan kelas kuliah
(4) Penjadwalan kelas kuliah
(5) Bimbingan studi
(6) Perencanaan dan perubahan studi
(7) Kegiatan perkuliahan
(8) Penjadwalan UTS (Ujian Tengah Semester)
(9) Penjadwalan UAS (Ujian Akhir Semester)
(10) Penilaian hasil belajar
(11) Pendataan kerja praktik
(12) Bimbingan dan ujian kerja praktik
(13) Pendataan tugas akhir
(14) Bimbingan dan ujian tugas akhir
(15) Wisuda

Artikel ditulis berdasarkan pengalaman membangun sistem informasi manajemen akademik (Simak) perguruan tinggi sejak tahun 2000. Desain sepenuhnya hasil pemikiran sendiri dan belum tentu yang terbaik. Mudah-mudahan dapat menginspirasi pembaca untuk menghasilkan desain basis data akademik yang lebih lengkap dan lebih relevan sesuai dengan kebutuhan pengguna.

Untuk mengikuti kegiatan akademik pada suatu semester, setiap mahasiswa wajib melakukan registrasi (pendaftaran ulang) pada rentang waktu yang telah ditentukan pada setiap awal semester. Seorang mahasiswa terdaftar sekurang-kurangnya satu semester dan sesuai dengan aturan akademik sebanyak-banyaknya 14 semester. Beberapa perguruan tinggi mengadakan semester khusus, lebih populer dengan sebutan semester pendek, diadakan pada penghujung semester genap sebelum tahun akademik yang baru. Berikut adalah ERD-nya.

Beberapa mahasiswa terdaftar, biasanya paling banyak 40 orang, dikelompokkan ke dalam satu grup kelas berdasarkan tahun angkatan, program studi dan nomor grup. Pengelompokam diperlukan bila jumlah mahasiswa suatu angkatan pada suatu prodi lebih dari 40 orang. Pengelompokan ini ber­guna pada waktu menyusun jadwal kuliah dan praktikum. Tidak boleh ada konflik jadwal kelas kuliah dan praktikum pada KdGrupKelas yang sama.

Sejauh ini ada dua cara registrasi. Pertama, registrasi dilaku­kan oleh mahasiswa di BAAK sesuai dengan dengan syarat dan ketentuan yang berlaku pada masing-masing perguruan tinggi. Data registrasi mahasiswa terdaftar dimasukkan secara manual ke dalam sistem akademik oleh petugas BAAK.

Kedua, registrasi dilakukan oleh mahasiswa dengan membayar uang kuliah di ATM atau bank yang ditunjuk. Data registrasi maha­siswa terdaftar secara otomatis dibaca dari data pembayaran uang kuliah di bank. Cara ini memerlukan kerja sama antara perguruan tinggi dengan bank agar sistem akademik dapat membaca data pembayaran uang kuliah di bank tersebut.

Pemetaan ERD di atas ke model relasional menghasilkan dua relasi baru yaitu:
13. GrupKelas (KdGrupKelas, IdUnitProdi, ThAngkatan, NomorGrup)
14. MhsTerdaftar (NoRegistrasi, NIM, IdThAkademik, KdGrupKelas)

Dengan menggabungkan ERD pada Gambar 2.1 dengan EDR pada Gambar 1.2 dan 1.3 pada tulisan sebelumnya, diperoleh ERD berikut.

Sejauh ini, pemetaan ERD ke model relasional menghasilkan 14 relasi:

1. Unit (IdUnit, Nama, IdUnitInduk)
2. Pengguna (UserName, Password, KdKelompok, NoKTP, Nama, Alamat, Kota, KodePos, eMail, KdJenisKelamain, TglLahir, TempatLahir, KdPosLahir, KdAgama,KdStatusMarital, KdPendTerakhir, KdGelarDepan, GelarBelakang, Catatan, Foto)
3. Mahasiswa (NIM, UserName, IdUnitProdi, KdJalurMasuk, TglMasuk, KetMasuk, KdStatusAkademik, TglStatusAkademik, KetStatusAkademik, AnakKe, JumlahBersaudara, IPK, TglLulus, KdPredikatKelulusan, TglWisuda, NoIjazah, TglIjazah)
4. Dosen (NIDN, UserName, IdUnitProdi, KdJabFunfgsional, NoSertifikatPendidik, TglSertifikatPendidik)
5. Staf (NRP, UserName, IdUnit)
6. OrangTuaWali (UserName, KdPekerjaan)
7. OrangTuaWaliMhs (NIM, UserNameWali, HubunganKeluarga)
8. TeleponPengguna (Username, Notelepon)
9. TeleponUnit (IdUnit, NoTelepon)
10. ThAkademik (IdThAkademik, Tahun, Semester)
11. KegiatanAkademik (IdKegiatan, Nama)
12. KalenderAkademik (IdThAkademik, IdKegiatan, TglMulai, TglSelesai, Keterangan)
13. GrupKelas (KdGrupKelas, IdUnitProdi, ThAngkatan, NomorGrup)
14. MhsTerdaftar (NoRegistrasi, NIM, IdThAkademik, KdGrupKelas)

Referensi

Connolly, Thomas & Begg, Carolyn. 2015. Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. 6th Edition, Harlow: Pearson Education Limited