Jebakan Digital: Mengapa Harus Mengisi Data yang Sama Berkali-kali?

Sebuah kisah frustrasi: pengalaman pribadi dalam mengisi data yang sama di berbagai aplikasi berbeda

Daftar Isi

⦁ Pendahuluan
⦁ Kelemahan Sistem Terfragmentasi
∘ Inefisiensi Waktu dan Sumber Daya
∘ Peningkatan Risiko Kesalahan Data
∘ Beban Administratif yang Tinggi
∘ Keterbatasan dalam Analisis dan Pelaporan Data
∘ Biaya Pemeliharaan yang Tinggi
∘ Pengalaman Pengguna yang Buruk
∘ Keamanan dan Privasi Data
∘ Kesulitan dalam Implementasi Perubahan atau Pembaruan
⦁ Skala Nasional
∘ Masalah Sistemik dalam Pemerintahan
∘ Pengaruh terhadap Produktivitas Nasional
∘ Potensi Solusi melalui Integrasi Teknologi
∘ Relevansi dengan Reformasi Birokrasi
⦁ Langkah Mengatasi Masalah
⦁ Penutup
⦁ Daftar Pustaka

Photo by Pavel Danilyuk

Pendahuluan

Setiap akhir semester, seorang dosen harus mengisi data untuk laporan beban kerja dosen (BKD) melalui https://sister.kemdikbud.go.id. Data yang diisi adalah pelaksanaan pendidikan/pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan data penunjang. Ketika mengisi sasaran kinerja pegawai (SKP), data yang sama harus diisikan kembali. Data yang sama kembali dimasukkan ke aplikasi https://sikito.lldikti2.id/ untuk keperluan penetapan angka kredit (PAK). Lalu ada aplikasi untuk data penelitian di https://sinta.kemdikbud.go.id/. Sistem seperti ini, disebut juga sistem terfragmentasi, sangat menjengkelkan. Mengapa harus mengisi banyak formulir berbeda dengan data yang sama? Mengapa tidak dibuat satu formulir saja?

Pengisian data yang sama berulang kali di berbagai formulir memang bisa menjadi sangat membebani dan tidak efisien. Idealnya, data yang sama bisa diintegrasikan ke dalam satu sistem atau formulir terpadu yang secara otomatis dapat digunakan untuk berbagai keperluan, seperti SKP, BKD, PAK, Sinta. Dengan teknologi yang ada saat ini, seharusnya tidak sulit untuk mengembangkan sistem manajemen data yang bisa memfasilitasi hal ini.

Kelemahan Sistem Terfragmentasi

Berikut adalah penjelasan lebih terinci mengenai kelemahan sistem yang terfragmentasi.

Inefisiensi Waktu dan Sumber Daya

Mengisi data yang sama di berbagai aplikasi berbeda (Sister, Sikito, SKP, Sinta) memakan waktu yang berharga, terutama jika data tersebut kompleks atau memerlukan pembaruan rutin. Kurangnya otomatisasi mengharuskan dosen untuk melakukan proses input data secara manual, yang bisa dihindari dengan sistem terintegrasi.

Peningkatan Risiko Kesalahan Data

Data yang diinput secara manual di berbagai sistem meningkatkan kemungkinan terjadinya ketidaksesuaian atau kesalahan, seperti typo atau informasi yang tidak sinkron antar aplikasi. Kesalahan dalam satu sistem mungkin tidak terdeteksi atau diperbaiki di sistem lain, mengakibatkan data yang tidak akurat atau tidak konsisten.

Beban Administratif yang Tinggi

Mengelola beberapa aplikasi dengan antarmuka dan prosedur yang berbeda dapat membingungkan dan memakan waktu bagi dosen dan staf administrasi. Tidak adanya standar yang seragam antar sistem membuat proses administrasi menjadi lebih rumit dan sulit untuk dikelola.

Keterbatasan dalam Analisis dan Pelaporan Data

Data yang tersebar di berbagai sistem menyulitkan untuk melakukan analisis komprehensif atau pelaporan yang menyeluruh, karena perlu menggabungkan data dari berbagai sumber secara manual. Integrasi data untuk tujuan evaluasi atau pengambilan keputusan menjadi lebih menantang tanpa adanya sistem terpusat.

Biaya Pemeliharaan yang Tinggi

Memelihara dan memperbarui beberapa aplikasi memerlukan lebih banyak sumber daya, baik dari segi waktu maupun biaya, dibandingkan dengan satu sistem terintegrasi. Setiap aplikasi mungkin memerlukan pelatihan khusus, yang menambah beban administratif dan biaya pelatihan.

Pengalaman Pengguna yang Buruk

Pengisian formulir yang berulang dan berbelit-belit dapat menurunkan motivasi dan kepuasan kerja, yang pada akhirnya dapat mempengaruhi kinerja.

Keamanan dan Privasi Data

Menyimpan data di berbagai aplikasi meningkatkan risiko kebocoran atau penyalahgunaan data, karena setiap sistem mungkin memiliki tingkat keamanan yang berbeda. Mengelola hak akses dan privasi data menjadi lebih kompleks ketika data tersebar di berbagai sistem.

Kesulitan dalam Implementasi Perubahan atau Pembaruan

Mengimplementasikan perubahan atau pembaruan di satu sistem tidak otomatis mempengaruhi sistem lain, sehingga memerlukan penyesuaian manual yang memakan waktu. Sistem yang terfragmentasi mungkin lebih lambat dalam mengadopsi teknologi atau metode kerja baru dibandingkan dengan sistem yang terintegrasi.

Skala Nasional

Masalah ini tidak hanya terjadi di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, tetapi juga di berbagai kementerian dan lembaga lainnya. Fragmentasi sistem ini seringkali merupakan hasil dari pengembangan aplikasi secara terpisah oleh unit-unit yang berbeda, tanpa adanya koordinasi yang cukup untuk memastikan integrasi data.

Berikut beberapa poin penting yang bisa menjadi perhatian untuk skala nasional yang lebih besar.

Masalah Sistemik dalam Pemerintahan

Unit-unit yang berbeda dalam kementerian dan lembaga pemerintah mengembangkan sistem mereka sendiri tanpa berkoordinasi dengan unit lain. Ini mengakibatkan tidak adanya interoperabilitas antar sistem, sehingga data tidak dapat dibagikan atau digunakan bersama.

Ketiadaan standar nasional yang mengatur integrasi data antar aplikasi pemerintah dapat menyebabkan pengulangan proses yang tidak perlu dan mempersulit efisiensi operasional.

Pengaruh terhadap Produktivitas Nasional

Fragmentasi sistem mengurangi efisiensi operasional di seluruh kementerian, yang dapat berdampak pada produktivitas nasional. Dosen, peneliti, dan pegawai negeri sipil lainnya terpaksa menghabiskan waktu berharga untuk tugas administratif yang seharusnya bisa diotomatisasi.

Waktu dan sumber daya yang dihabiskan untuk mengisi formulir berulang juga merupakan biaya tak langsung bagi negara, yang seharusnya bisa digunakan untuk kegiatan yang lebih produktif.

Potensi Solusi melalui Integrasi Teknologi

Kementerian seharusnya mempertimbangkan pengembangan Sistem Manajemen Data Terpadu yang dapat diakses oleh berbagai unit atau aplikasi yang memerlukan data yang sama. Ini akan memungkinkan data yang diinput satu kali untuk otomatis tersimpan dan digunakan oleh semua aplikasi terkait.

Teknologi cloud dapat digunakan untuk menyimpan data secara terpusat dan memungkinkan berbagai aplikasi untuk mengakses data tersebut dengan aman, sesuai dengan hak akses yang ditentukan.

Relevansi dengan Reformasi Birokrasi

Mendorong integrasi sistem ini sejalan dengan upaya reformasi birokrasi yang dicanangkan oleh pemerintah untuk meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam pelayanan publik. Dengan mengurangi beban administratif melalui sistem yang terintegrasi, pelayanan publik yang diberikan oleh kementerian dan lembaga pemerintah akan lebih cepat, tepat, dan akurat.

Langkah Mengatasi Masalah

Poin-poin di atas adalah dasar argumentasi untuk mendorong perubahan. Berikut beberapa langkah yang dapat diambil.

1. Kumpulkan informasi tentang kasus serupa di kementerian atau lembaga lain untuk memperkuat argumen bahwa ini adalah masalah sistemik.
2. Bekerja sama dengan rekan di kementerian atau lembaga lain yang mengalami masalah serupa untuk memperkuat dorongan akan adanya perubahan.
3. Lakukan pengembangan sistem terintegrasi yang dapat mengelola data secara sentral dan otomatis digunakan untuk berbagai kebutuhan administratif.

Penutup

Kelemahan sistem yang ada dapat diatasi dengan membangun sistem terintegrasi yaitu dengan sistem manajemen data terpadu yang dapat diakses oleh berbagai unit atau aplikasi yang memerlukan data yang sama. Sistem terintegrasi dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan meningkatkan akurasi data, yang pada akhirnya akan menguntungkan institusi secara keseluruhan.

Daftar Pustaka

Data Management in Large-Scale Education Research

Information Asset Management