Как мы адаптировали TELLSY под онлайн и что из этого вышло

Наш опыт перевода стратегических сессий в онлайн-формат

События 2020-го года заставили компании перейти от привычных очных встреч к онлайн-формату. В условиях пандемии интерес к цифровым площадкам для корпоративной онлайн-коммуникации стремительно вырос: фасилитаторы и менеджеры стали активнее использовать Google-инструменты, Zoom, Teams, Webinar и т. д. Изменения коснулись и нас.

Почему мы начали разрабатывать TELLSY

«Мастерская Олега Замышляева» уже 15 лет специализируется на проведении очных стратегических сессий. В 2016 году мы начали внедрять на наших мероприятиях цифровые инструменты Slido и Mentimeter и другие, но ни один из них полностью не удовлетворил наши потребности. У новых участников использование незнакомого приложения с большим количеством вкладок вызывало когнитивное сопротивление, а фасилитатору было сложно отслеживать прогресс. Тогда мы начали разрабатывать собственное веб-приложение — TELLSY.

Функционал TELLSY

Первой активностью нашего приложения стала синхронная ролевая игра, разработанная для фармацевтической компании AstraZeneca. Участвовать в онлайн-стратсессии могли одновременно 400 участников. У модератора на экране всегда была статистика по активности аудитории в конкретный момент — это помогало отслеживать работу участников, находившихся в разных городах. А TELLSY последовательно инструктировал всю группу, перераспределял роли и собирал анкеты обратной связи.

Эту разработку отметили призом «Хрустальная пирамида — 2018». С тех пор мы добавили к TELLSY различные виды опросов, сбор мнений, квизы, инструктирование, мозговые штурмы на основе матрицы 2x2, комнаты для переговоров и видеочат.

Наш подход к проведению мероприятия и особенности разработки

В 2018 году мы начали разработку TELLSY для помощи фасилитатору в создании сценария и проведения мероприятия уже с учетом накопленного опыта. Изначально проектировали интерфейс таким образом, чтобы участник в один момент мог совершить только одно целевое действие, предложенное фасилитатором. Такой подход помог нам серьезно повысить динамику, вовлеченность аудитории и сохранить живое общение на мероприятии, при этом максимально быстро собирая контент с участников и не теряя их в приложении.

Особенности TELLSY:

• Это веб-приложение — его не нужно устанавливать.
• У участника на экране всегда только одна текущая задача.
• Для работы участнику не требуется обучение.
• Отдельный видеочат для личного общения участников может быть доступен в течение всего мероприятия.
• Фасилитатор может работать один, переключая активности с пульта управления на мобильном телефоне.
• У фасилитатора всегда есть статистика активности аудитории в режиме реального времени.
• По окончании мероприятия отчет загружается нажатием одной кнопки.

Почему цифровые решения оказались лучше привычных форматов

Одна из основных технических проблем при подготовке отчета в случае больших очных стратсессий состоит в том, что оцифровка значительного объема данных занимает много времени. В TELLSY сразу по окончании сессии заказчику доступен отчет по всем этапам, включая инфографику и созданный участниками контент, в формате Excel или PDF. Цифровые системы также помогают эффективно работать с распределенной аудиторией и совмещать онлайн- и офлайн-форматы.

С чем мы столкнулись при переходе на онлайн-формат

В марте 2020 года, когда началась пандемия, мы были уверены, что достаточно добавить в TELLSY встроенный видеочат с комнатами — и можно будет работать в привычном режиме.

Но опыт первых же стратегических сессий, переведенных в онлайн, показал, что новый формат требует изменения сценариев.

• Люди не могут сидеть перед компьютерами по восемь часов.
• Не всем участникам удобно, когда работа происходит в нескольких вкладках браузера.
• После перерывов групповая динамика сильно снижается.
• Во многих видеочатах участники не могут свободно перемещаться между комнатами.
• Привычные инструменты для поиска решений — такие, как SWOT или World cafe — занимают слишком много времени в онлайне.
• Участники и спикеры чувствуют разобщенность, всем не хватает живого общения.

Наши решения

Организация трансляции и групповой работы в новых условиях. Чтобы участникам не нужно было переключаться между вкладками, мы сделали в TELLSY зал для основной трансляции и комнаты с видеочатами, в которые можно перейти для групповой работы или личного общения во время сессии, а также отдельную комнату для спикеров. Таким образом мы максимально приблизили ситуацию к очной, когда можно послушать обсуждение за соседним столом или пригласить эксперта из другой команды.

Разделение на группы. Для этой цели мы используем два алгоритма: рандомное распределение участников на группы или предложение самим выбрать группы с интересующей темой. С помощью встроенных инструкций каждый участник получает кнопку для перехода в нужный зал с видеочатом, в котором доступны все инструменты для сбора контента. Фасилитатор может ходить между комнатами, а функции таймера и быстрых сообщений помогают ему поддерживать динамику мероприятия.

Инструменты для поиска решений. Первой нашей разработкой стал автоматизированный мозговой штурм на основе матрицы 2x2. Фасилитатор последовательно переключает этапы: сбор и оценка идей по двум параметрам, выбор топовых предложений и приоритизация результатов.

Система автоматически подсчитывает рейтинг и выдает лучшие идеи вверху. Нет необходимости куда-то копировать контент, чтобы провести голосование, все этапы автоматизированы.

Уход от синхронной работы. Мероприятия в онлайне пришлось сильно сокращать по времени, поэтому встал вопрос о том, что часть активности — например, сбор гипотез или вопросов руководству — имеет смысл проводить заранее, а участникам можно предложить подготовиться и набросать идеи в удобное для них время. Поскольку мероприятие и видеочат в TELLSY не имеют ограничений по времени использования (будут активны, пока их не отправят в архив), участников можно приглашать заранее.

______

Использование единого приложения для бизнес-фасилитации избавляет организаторов от многих рутинных процессов и помогает контролировать участников. Однако, рассчитывая на успешное проведение онлайн-мероприятия, важно помнить, что активность аудитории зависит от ценности контента или того, какую роль каждый играет в общем процессе. Наши советы по увеличению вовлеченности участников онлайн-мероприятия можно найти [здесь], а о других своих находках мы расскажем в следующей публикации, посвященной методологии онлайн-стратсессий.