Hacks de Produtividade #01: Gestão do Tempo

Floriano Varejão
Oct 11 · 4 min read

Tempo talvez seja o recurso mais importante de nossas vidas. Estamos a todo momento procurando maneiras de encaixar todos os nossos desejos, compromissos e tarefas na limitada janela do nosso dia. Na medida em que a tecnologia evolui, novas ferramentas surgem para nos auxiliar e outras para nos distrair ou aumentar a dose de atividades a serem cumpridas no mesmo espaço de tempo.

Como fazemos para conseguir fazer mais em menos tempo? Existem várias respostas para essa pergunta. Neste 1º artigo da série, vamos explorar alguns aspectos que costumam travar a nossa rotina.

REUNIÕES

As reuniões são grandes vilãs da nossa produtividade. Dedicamos horas das nossas semanas a elas e muitas vezes, sem grandes resultados. Reuniões semanais recorrentes, por exemplo, correm o imenso risco de se tornarem improdutivas. Isso acontece porque as pessoas não veem mais necessidade de se prepararem para elas por já serem algo que faz parte de suas rotinas. Se a reunião não for produtiva ou puder ser um e-mail, desmarque.

O QUE FAZ UMA REUNIÃO SER PRODUTIVA?

Uma reunião produtiva começa pontualmente, reúne um grupo de pessoas cuidadosamente selecionado para um propósito específico, fornece um fórum para discussão aberta e produz um resultado tangível: uma decisão, um plano, uma lista de ótimas idéias a serem seguidas, um entendimento compartilhado do trabalho no futuro. Ao final da reunião o resultado é compartilhado com outras pessoas cujo trabalho pode ser afetado.

Portanto, para garantir que suas reuniões sejam eficazes, busque seguir as seguintes sugestões:

  • Desmarcar reuniões que julgue improdutivas
  • Diminua o tempo de reuniões recorrentes
  • Substitua reuniões de status e alinhamento por um e-mail
  • Não comece reuniões sem haver pauta
  • Reuniões precisam de alinhamento prévio. Quando possível, envie um pré-read por e-mail para não perder o tempo da reunião com alinhamento.

Sabemos o quanto mudanças de hábito são difíceis. Para levar a frente essas sugestões talvez você encontre resistência de colegas e colaboradores.

As seguintes questões são recorrentes:

Como eu tiro pessoas da reunião sem gerar frustração?

O tempo de cada um de nós é finito. Liberar alguém de uma reunião cuja pauta não requer sua presença é um ato de valorização do tempo e da produtividade dessa pessoa. Busque passar esse entendimento, sempre lembrando que as reuniões serão registradas e que tudo que foi decidido será enviado por e-mail.

Como gerar simetria de informação sem reuniões?

Ferramentas de gestão de tarefas possibilitam que todos em um time tenham acesso ao que está sendo feito por todos, qual o status de cada tarefa, quais os prazos, responsáveis, etc. Nós, do TEMPLO.cc, usamos o Asana, mas existem muitas outras soluções disponíveis (e gratuitas) no mercado. A melhor ferramenta é aquela que seu time se sentir confortável de usar e manter atualizada.

Exemplos de ferramentas gratuitas: Asana, Trello e Monday.

ORGANIZAÇÃO DA SEMANA

Nossa semana tem tempo limitado e nossa capacidade cognitiva também. Portanto, é fundamental priorizar o que é mais importante, delegar o que puder ser delegado e separar tempo para se inspirar e descansar, de modo a conseguir ser mais criativo e eficaz nas entregas.

Como eu priorizo tarefas?

Um primeiro passo para a priorização começa com o desdobramento das tarefas em micro-tarefas até que cada um delas representa o equivalente a uma hora de trabalho para serem executadas. Com essa visualização, é possível entender, dentro das 8 horas de seu dia, o que de fato você vai conseguir entregar.

Uma segunda dica é alocar essas tarefas em uma matriz Importante/Não importante — Urgente/Não urgente. As tarefas importantes e urgentes são as que devem ser executadas primeiro.

Como eu lido com os imprevistos e tarefas não recorrentes?

Imprevistos sempre acontecem. Por isso, devemos sempre contar com eles e nos prevenir. Procure quantificar quantas horas em média você tende a gastar com imprevistos que surgem ao longo da semana. Com essa consciência você será capaz de separar toda a semana um tempo livre disponível para ser ocupado com eventos não planejados.

Gestão Visual de tarefas

Não subestime o poder da visualização. Um kanban impresso na sua parede com todas as suas tarefas em post-its pode te ajudar muito na organização e priorização que há de ser feito. Nesse link está disponível para baixar um modelo de Kanban.

Conservar uma rotina produtiva é um desafio constante. Mantenha um diálogo aberto e contínuo entre as pessoas com quem se encontra com mais frequência e enfatize que o progresso é mais importante que a perfeição. Melhoria contínua para o sucesso!

Floriano Varejão

Written by

Remix.Templo

Plataforma de conteúdo do TEMPLO.cc. #umnovomundoépossível

Welcome to a place where words matter. On Medium, smart voices and original ideas take center stage - with no ads in sight. Watch
Follow all the topics you care about, and we’ll deliver the best stories for you to your homepage and inbox. Explore
Get unlimited access to the best stories on Medium — and support writers while you’re at it. Just $5/month. Upgrade