Beneficios de la gestión documental en las empresas

La gestión de documentos en una organización ayuda a tener el control de los documentos que entran y salen. Hay que tener en cuenta la cantidad de papeles que se mueven en las empresas diariamente (facturas, datos personales, etc), y la importancia del ahorro de dinero y tiempo.

Los sistemas de gestión documental ayudan y aportan muchos beneficios a las empresas: ahorro en costes y tiempo, preservación de los documentos, mejora de procesos, etc.

10 beneficios de los sistemas de gestión documental

- Ahorro de Costes. Reducción de los espacios donde preservar la información. Esto significa un ahorro considerable de costes y un mayor control.

- Mejora en los procesos. Automatización de los procesos aumenta el control sobre los mismos y los agiliza.

- Ahorro de tiempo. Los sistemas de gestión documental permiten agilizar procesos. Esto supone una atención al cliente más rápida.

- Mayor productividad. La gestión de documentos aumenta la eficacia y eficiencia a la hora de buscar y recuperar documentos.

- Cumplimiento de las normativas de seguridad. Utilizar sistemas de gestión documental se traduce en el cumplimiento de varias normativas de seguridad

- Homologación. El control documental favorece la unificación de procedimientos estableciendo el mismo modelo para toda la empresa.

- Movilidad. La gestión de documentos supone una mejora drástica en el acceso a todos los documentos desde cualquier parte gracias a las nuevas tecnologías.

- Preservación a largo plazo de los documentos electrónicos. De nuevo las nuevas tecnologías nos ayudan a preservar estos documentos en cualquier formato, asegurando así que dispondremos de esta información cuando lo deseemos.

- Mejora del ROI. Se reducen los costes, aumenta la calidad y se mejora la productividad.

- Reducción del riesgo profesional. Si se almacena grandes cantidades de papel se puede llegar a deteriorar e incluso a perder.

Como ven, la gestión de documentos en empresas no reporta más que beneficios.