Experimentando uma forma de ter reuniões mais intencionais

Captura de tela da página inicial do Navigator — ferramenta citada neste artigo

O trabalho remoto em meio a uma pandemia gerou uma série de adaptações. Nesse cenário, as reuniões se tornaram frequentes e nem todas elas tinham pontos bem definidos do que era esperado ou dos próximos passos.

Quando o Cali (Renato Caliari) comentou do Navigator, fiquei animada e resolvi experimentar. Usei ela por um mês e foi o período suficiente para observar alguns pontos positivos e dificuldades, que achei válido compartilhar nesse artigo.

🤔 O que é a ferramenta Navigator?

Navigator é uma ferramenta que traz agendas, arquivos, notas e itens de ação colaborativos para todas as reuniões em seu calendário.

Cada reunião agendada no Google Calendar vira um espaço de trabalho no Navigator e se torna uma agenda colaborativa — todos os convidados da reunião tem acesso a ela. (Atualmente também é possível inserir notas privadas).

Reuniões do dia do lado esquerdo e espaço de trabalho lincado com uma das reuniões, ao lado direito.

Antes da reunião, qualquer pessoa pode adicionar tópicos que desejam discutir ou compartilhar.

Para cada tópico é necessário informar o que se espera dele, por exemplo:

• Tomar uma decisão
• Coletar Feedbacks
• Compartilhar Informações
• Rever Status, etc.

Quando os participantes sabem qual é o objetivo da reunião como, por exemplo, coletar feedbacks (e não tomar uma decisão), a tendência é que os participantes gastem menos tempo tentando influenciar a opinião do outro.

Frustrações como essas podem ser evitadas deixando claro os objetivos.

Também é possível criar listas de afazeres e delegar tarefas para cada participante:

Dentro do espaço de trabalho (lado esquerdo) é possível detalhar o contexto da reunião, notas e itens acionáveis (lado direito).

Quando as reuniões são recorrentes é possível marcar para revisitar o assunto na próxima reunião ou marcar como atendido (botão: "Mark as addressed" na imagem acima).

✅ Pontos positivos ao usar a ferramenta

Comecei a usar a ferramenta no dia 13 de julho de 2020.

Minimizar esquecimentos

Eu anotava os tópicos principais de cada reunião e delegava as tarefas para mim e/ou participantes responsáveis por elas.

As pessoas recebiam e-mails, que minimizava o problema de esquecer o combinado.

Quando alguém mencionava algo da reunião, eu pesquisava pela reunião na ferramenta e revisava minhas anotações.

Ser mais intencional e produtivo nas reuniões

Todos os convidados da reunião tinham acesso aos tópicos que eu havia criado.

Em algumas reuniões a pessoa que via os tópicos, comentava que tentaria ser mais objetiva, pois sabia que tinham vários outros tópicos pendentes.

Tive a impressão de serem reuniões mais focadas e produtivas.

Entendimento compartilhado

Em algumas reuniões, compartilhei a tela do meu computador e todos viam o que eu estava anotando, então corrigiam minha interpretação/anotação do que foi falado.

Isso era bem positivo, pois nem sempre o que entendemos é o que a outra pessoa quis dizer. Tornar explícito facilita o entendimento compartilhado das informações.

Minimizar a carga cognitiva

Anotar os pontos principais era uma forma de tirar as informações da cabeça e registrar elas em um espaço compartilhado.

Isso minimizava a carga cognitiva de assuntos pendentes na cabeça e me deixava mais tranquila, sabendo que quem quisesse, poderia revisar o assunto.

⚠️ Dificuldades ao usar ferramenta

Fui parando de usá-la próximo ao dia 13 de agosto, totalizando um mês.

Tive algumas dificuldades em relação à ferramenta e para esses pontos específicos, entrei em contato com o suporte.

A ferramenta ainda é nova e o atendimento deles foi muito bom, respondendo rápido e com atenção cada tópico.

Abaixo estão outros pontos principais que me desmotivaram a seguir usando.

Impossibilidade de priorizar as tarefas pendentes

Antes, eu anotava os tópicos das reuniões no Roam Research (por já usar essa ferramenta no dia a dia) e depois enviava para as pessoas o que era necessário ou somente usava como consulta para saber o que foi dito e pendências das reuniões. Isso gerava certo trabalho em escrever e compartilhar.

Ao usar o Navigator, deixei de usar o Roam Research e agora as anotações e tarefas eram automaticamente compartilhadas, porém, notei que não era possível definir um prazo para as tarefas nem reordená-las na lista, dificultando a priorização do que deveria ser feito.

Visualização das tarefas em aberto e concluídas que surgiram das reuniões. A data que aparece é da criação da tarefa.

Excesso de ferramentas

Voltei a usar o Roam Research para anotar minhas tarefas pendentes, pois dessa forma eu conseguia priorizá-las.

Diariamente me vi usando três ferramentas para gerenciar as tarefas: Navigator, Roam e Jira.

Começou a ficar difícil manter três ferramentas para gerenciamento de tarefas, então decidi seguir somente com aquelas que me traziam mais benefícios no momento, foi quando fui parando de usar o Navigator.

Pouca adesão das equipes

Compartilhei sobre a ferramenta no canal do Slack de produto da empresa, algumas pessoas se demonstraram interessadas e curiosas em saber como seria usá-la.

Então iniciei o experimento e apresentei ela brevemente para algumas pessoas no início das reuniões. Depois de alguns dias, algumas delas começaram a acrescentar tópicos referentes às reuniões que tínhamos em comum.

Era muito bom, porém, isso aconteceu poucas vezes. Talvez três semanas tenha sido um período muito curto para isso acontecer mais vezes.

Acredito que a adesão das equipes poderia ter sido importante para que houvesse mais facilitadores nas reuniões, com pessoas registrando, compartilhando a importância de definir os objetivos e relembrando o foco da reunião.

O legal é que isso ainda pode acontecer, independente da ferramenta. Compartilhei essa reflexão, pensando que a ferramenta pode servir como gatilho para esse comportamento.

Conclusão

O simples passo de incentivar a reflexão dos tópicos esperados para a reunião e o registro deles favoreceram reuniões mais intencionais. A ferramenta serviu como estrutura que colaborou para isso.

A Lei de Parkinson diz que uma tarefa se expande para preencher o tempo alocado. Trazendo isso para as reuniões, algumas delas são agendadas para uma hora e levam esse tempo por ter tido esse período reservado.

Ao explicitar os tópicos pendentes e ver o progresso deles marcando os tópicos como concluídos/atendidos, as reuniões se tornavam mais produtivas e poderiam encerrar antes, já que deixava claro que o objetivo foi atendido.

Foi um experimento interessante e independente da ferramenta, ficou ainda mais claro a importância de tornar explícito o que está sendo falado.

Também aprendi que pode ser importante começar um experimento com mais pessoas, assim o comprometimento se torna compartilhado, podendo gerar resultados diferentes.

Por fim, acredito ser uma boa ferramenta para reuniões, especialmente para quem não utiliza nenhuma.

Como estou acostumada com outras ferramentas, as dificuldades que tive ao usá-la não me motivaram em seguir usando.

E você, já usou o Navigator? Quais outras formas têm utilizado para promover reuniões mais intencionais?

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