O que aprendi com 30+ guias e dicas de facilitação online
Jake Knapp, IDEO, Mural, NaPrática, Knowledge21, AJ&Smart, UXCollective, NNGroup, IAF, Hyper Island, SessionLab… Esses são alguns dos nomes que fui atrás para guias e dicas de facilitação online, e agora compartilho tudo aqui
São muitas as fontes que surgiram com ideias e boas práticas de facilitação online depois que fomos forçadamente transicionados para o meio digital. Todas contribuíram como puderam, compartilhando histórias, dicas, boas práticas, desafios, kit de ferramentas, guias…
Até então, esse compilado que fiz está considerando 33 links, entre eles são 12 guias, 9 manuais de dicas, 7 posts de discussão e 5 repositórios de ferramentas. Totalizam por volta de 250+ laudas de conteúdo!
Todas essas referências estão listadas em um documento no final do artigo.
Isso mostra a importância e relevância que a facilitação tem na condução de reuniões, workshops, cursos, sprints e outros encontros. Ainda mais, mostra como devemos dar atenção a essa transição para o online, para que consigamos construir uma experiência tão boa quanto no presencial.
O que era um plano B ou então não era prioridade virou o foco principal dos serviços e produtos. Sem esse contato muitas empresas não conseguiriam trabalhar em projetos colaborativos, lojas não teriam seus produtos vendidos, escolas não poderiam continuar a dar aulas, programas de formação não alcançariam seu potencial, e muitas outras atuações presenciais não se sustentariam.
Sem esse contato virtual o isolamento seria total
Mas até onde esse contato está sendo colocado em pauta?
Uma análise crítica à transição online atual
Diante do cancelamento forçado de encontros presenciais, a alternativa que nos restou foi o online. Muitas iniciativas tiveram que surgir com urgência para adaptar a aprendizagem a esse novo ambiente.
Contudo, o que aconteceu em muitos casos foi uma simples transferência do conteúdo de uma plataforma para outra. Ao invés de expor o conteúdo presencialmente, agora está em formato de vídeo gravado ou ao vivo.
Em uma conversa recente com Daniel Gurgel, co-fundador da Polifonia, ressaltou como esse movimento para o online se pareceu analogamente ao surgimento do cinema: diante da inovação, as peças de teatro eram gravadas e simplesmente passadas em uma tela. Como ficou a intensidade do palco? O eco? A visão panorâmica? A interação com atores e atrizes? A presença da platéia?
Me parece uma analogia justa quando desconsideramos todos os fatores envolvidos em uma ação instrucional e alocamos somente o conteúdo para o online: simplesmente gravamos uma aula presencial já dada. Como fica a naturalidade da fala? Como fica o gesto de dúvida? Como fica o diálogo? A discussão? A brincadeira? A distração?
Em suma, como fica a conexão com estudantes e participantes? Esse é um dos fatores mais cruciais para uma ação instrucional e talvez um dos mais negligenciados na educação tradicional. O risco de não traduzirmos esse fator para o online somente sustenta uma educação sem foco em aprendentes.
E também uma educação sem foco por si só, afinal não estão sendo compartilhados os contextos, necessidades e objetivos de cada pessoa que está envolvida. Isso resulta mais em uma apresentação de conteúdo do que uma ação instrucional.
Não à toa muitas das pessoas que li nesses guias e dicas citam a necessidade de criar um ambiente seguro, dar tempo para conexão e alinhamento, usando dinâmicas e ferramentas com propósito atrelado ao contexto de participantes para chegar ao objetivo traçado.
Esse me parece um caminho mais instrutivo e participativo que pode ser aproveitado para complementar a facilitação online, seja onde for.
Não tenho respostas prontas e espero que continuemos com curiosidade para descobrir novos fatores e com criatividade suficiente para trazer novas propostas de solução. O compilado abaixo traz algumas iniciativas interessantes para criar e sustentar essa conexão mesmo no online, visto que muitos deles também percebem essa ausência.
Esse debate ainda deve se prolongar por um bom tempo — assim espero. E toma proporções ainda maiores quando consideramos a dificuldade de acesso a esse novo mundo online por falta de tecnologias ou até por falta de condições básicas de saúde e alimentação.
Isto é, em última análise, quando consideramos a falta de atenção a quem estamos nos conectando
Por enquanto, a quem pode, temos alguns direcionadores que podem nos ajudar nesse novo mundo e que tem se repetido entre referências nos campos de design, produtos e educação. Compartilho aqui para que possamos retornar esforços a quem mais precisa.
Dada essa primeira análise crítica, vamos ao compilado em si.
Aqui pretendo apenas consolidar os principais pontos levantados por todas essas referências, sem me alongar muito na descrição e discussão de cada um, para que sirva mais como referência para novas discussões.
Dentro de cada categoria, elenquei os tópicos colocando ao lado quantas referências o citaram, para explicitar a relevância que ele tomou diante das discussões que tem ocorrido sobre o tema.
Segue a estrutura do artigo com as principais categorias citadas:
Parte 1
❗❗ Diferenças entre presencial e online
😁 Benefícios
😖 Desafios
🖥️ Situações para facilitar online
Parte 2
⚙️Preparação
— Logística
— Conheça quem participará
— Planejamento das atividades
— Ferramentas e espaço para o encontro
— Dicas para o processo
— Dicas para você
🎥Condução
— Orientação
— Atividades
— Dicas para o processo
— Dicas para você
📊Pós-condução
— Resultados e Feedback
Parte 3
❌ O que não fazer
⭐ Dicas para acalmar o coração
✅ Checklist v1.5
💭 Algumas frases marcantes
📚 Referências
— Iniciantes: uma sugestão de por onde começar
— Experientes: o que recomendo
Se gostar do artigo, agradeça com seu 👏 e já ficarei feliz :)
Parte 1
Esse antigo novo ambiente de interação online traz suas peculiaridades. Por um lado, traz benefícios que seriam impossíveis presencialmente; por outro, traz desafios que temos que enfrentar e saber como lidar.
Nessa primeira parte, vamos explorar essas diferenças, seus benefícios e desafios e que situações podem ser facilitadas virtualmente.
❗❗ Diferenças entre presencial e online
- Falta de interação entre pessoas
O mais óbvio talvez, mas também o mais complexo de ser solucionado, visto que a interação entre pessoas traz muitos elementos consigo. No presencial, atividades com contato aproximam mais as pessoas, além do próprio contato com pessoas próximas. - Perda de foco e distração
A maioria de nós está em casa, com muitas outras coisas que nos chamam mais atenção do que a tela do computador com alguém falando. Não há um ambiente reservado em que todas as pessoas se locomoveram exclusivamente para o workshop ou curso e tem sua atenção reservada. - Profundidade de comunicação reduzida
A intonação e gestos são partes muito importantes na comunicação e são reduzidos na interação virtual. Isso leva a uma possível dificuldade de transmissão da mensagem que se quer passar. - Rituais
Os mesmos rituais presenciais como conversas nos intervalos, almoços, cafés, conversas de corredor e happy hours são limitados no ambiente online. As reuniões tomam um ar de seriedade sem as típicas conversas antes de começar — o que não precisa se manter assim. - Aversão à participação
A confiança para participar no ambiente presencial já é difícil, imagina em um ambiente novo onde a interação e comunicação é reduzida? É necessário criar um ambiente ainda mais seguro no online para ter uma participação completa. - Diferentes meios de comunicação
No presencial, é fácil centralizar a atenção na figura de quem está falando. Já na comunicação online existem muitos meios possíveis: e-mails, chats, mensagens, vídeos, textos, imagens… Isso dificulta a escolha de apenas um para estabelecer um canal único e aceito por todas as pessoas. - Colaboração diferente
Diferente por que não é necessariamente reduzida. Apenas precisa de um meio para que possa ser mais efetiva. No presencial, atividades em grupo permitem mais flexibilidade espacial e visual para anotações e tempestades de ideias. Já no meio virtual, esse espaço precisa ser criado e reservado para não causar conflito. - Efetividade reduzida de ferramentas e métodos
Muitas ferramentas e métodos foram criados com foco no presencial e na interação entre pessoas em um espaço físico. Com a transição para o online, as adaptações dessas ferramentas podem não ter o mesmo impacto e fluidez que anteriormente.
😁 Benefícios
- Fácil acesso e inclusão (3 citações)
Mais pessoas conseguem acessar os encontros, independentemente de suas localidades e fuso horários. - Custo e esforço reduzido de logística (3 citações)
Locação de salas de reunião podem ter um alto custo, assim como locação de espaços para dinâmicas, equipe de eventos, locomoção, coffees, materiais, limpeza. - Sustentabilidade
Ao usar menos materiais físicos como post-its e papéis, poupamos um pouco mais o meio ambiente. - Anonimidade
A contribuição de ideias pode ser anônima, o que garante mais participação, visto que é menos possível um julgamento sobre a ideia. - Rapidez e foco
Reuniões e encontros podem acontecer mais rapidamente e com mais foco já que terão alguém responsável pela condução de cada momento para atingir um objetivo. - Mais ferramentas
Embora muitas das ferramentas de facilitação foram criadas com foco no presencial, o mundo dos softwares traz uma imensidão de novas possibilidades para criar novas dinâmicas e adaptar anteriores. - Cultura em times remotos
Sendo uma realidade para algumas empresas, a facilitação online pode trazer insumos valorosos para a construção de cultura em uma equipe distribuída, seja com rituais ou com dinâmicas de interação. - Gravação
Sim! Caso você não tenha conseguido participar, gravamos o encontro!
😖 Desafios
- Fuso horário (5 citações)
Times em localidades muito distintas podem ter dificuldade em encontrar um horário comum para a reunião. Por vezes, uma ou mais pessoas do time serão afetadas por um horário não comercial. - Problemas técnicos (4 citações)
Com certeza você já enfrentou pelo menos algum problema com tecnologia em sua vida: computador travou, vídeo cortado, áudio ruim, arquivos sumiram, software em atualização ou manutenção… Os problemas são vários… - Falta de engajamento (3 citações)
A distração é mais fácil quando não temos um ambiente reservado para o encontro. Isso acarreta em um engajamento bem menor ao longo de sessões online. - Colaboração não tão efetiva (3 citações)
Como dito anteriormente, a colaboração é diferente e pode não ser muito efetiva se não for bem conduzida pelas instruções de como interagir com a ferramenta. - Alinhamento
A profundidade reduzida de comunicação leva a problemas constantes de alinhamento e transparência nas mensagens. - Grupos grandes
Podemos evitar, mas às vezes não é possível e temos que lidar com um grande grupo de pessoas para facilitar virtualmente. - Regras de etiqueta online
Algumas pessoas podem não necessariamente seguir as regras de etiqueta online e buscar uma interação como se estivesse no presencial.
Esse vídeo abaixo mostra de uma maneira bem engraçada como seria uma reunião remota presencialmente, passando por alguns dos desafios que podemos encontrar (e encontramos) ao longo de um encontro remoto:
🖥️ Situações para facilitar online
- Times remotos em diferentes localidades
Uma realidade que está sendo construída em algumas empresas e em outras que já adotam a prática do home office. - Reuniões e workshops
Por vezes, reuniões e workshops podem ser cancelados ou prorrogados por não ter um espaço físico reservado, ou pela falta de uma pessoa que não pode chegar à reunião a tempo ou até por condições climáticas desfavoráveis. - Mentorias e cursos
Datas e horários podem ser mais facilmente ajustados quando não se limitam ao presencial. - Demonstrações de produto e onboarding de clientes
Uma entrevista, um webinar ou até uma live podem ser boas alternativas para alcançar a clientela e manejar suas conversões.
Parte 2
Nessa segunda parte, vamos explorar as principais dicas para os três momentos principais na facilitação online: preparação, condução e pós-condução.
Devo dizer que o foco na preparação é ainda maior no online do que no presencial. Isso se deve a toda a atenção em como as dinâmicas vão se dar nas ferramentas, como será a comunicação e como manteremos o engajamento ao longo do tempo.
Por mais que seja mais longa e cansativa, traz mais fluidez e espontaneidade para o encontro — justamente o que buscamos no encontro presencial. O retorno é bem satisfatório ao concluir uma sessão e chegar no objetivo desejado.
A condução tem sua relevância principalmente na parte de conexão com participantes. É um momento crucial para criar uma ambiente seguro e confiável para que todas as pessoas se sintam confortáveis em contribuir ao longo do encontro para chegar no objetivo estabelecido.
A empresa de facilitação Decah e o software de colaboração visual em tempo real Mural, compartilham um fluxo mais detalhado da interação que ocorre na condução da facilitação:
Por fim, a pós-condução é um lembrete para que não coloquemos uma atividade online pontualmente. É necessário dar cabo dos próximos passos e também um manejo e cuidado com o clima de grupo que se criou no encontro.
⚙️ Preparação
Logística
- Tenha objetivos específicos traçados com clientes ou partes interessadas (3 citações)
Objetivos bem definidos deixarão o processo de planejamento das atividades mais fluído. Caso contrário, o propósito de cada dinâmica planejada pode se perder dentro do objetivo geral. - Selecione bem quem precisa estar no encontro (2 citações)
Nem sempre todas as pessoas listadas em uma reunião precisam estar nela. Escolha as pessoas de acordo com o propósito que terão dentro da dinâmica do encontro. Considere também as limitações geográficas, fuso horários e limitações tecnológicas. - Divida os grupos antes do encontro (3 citações)
Isso facilita o trabalho e não precisa de uma dinâmica que pode resultar em confusão na seleção das pessoas. Veja esse quadro feito pelo Mural com indicações de como dividir os grupos. A primeira coluna representa quantas pessoas estão na chamada e a segunda coluna são as possibilidades de quebrar em x grupos de x pessoas:
- Procure alguém para co-facilitar (7 citações)
Muito citado entre os guias e dicas. No presencial, conseguimos trabalhar mais facilmente com multitarefas, mas o mesmo é mais difícil no online. Busque alguém para co-facilitar o encontro com você e defina as responsabilidades: respostas a dúvidas no chat, problemas técnicos, troca de figura de quem está facilitando para ficar mais dinâmico… - Prepare chamadas de alinhamento com o seu time envolvido no encontro
É um ótimo momento para definir papéis e responsabilidades em cada dinâmica e atividade do encontro, considerando as interações, canais de comunicação e requisitos tecnológicos.
Eu prefiro ter um bom time com ferramentas ruins do que um time ruim com ferramentas boas. Um bom time vai encontrar caminhos para se comunicar bem, independentemente das ferramentas.
— Scott Berkun, autor, palestrante e fundador da Berkun Media
- Escolha um lugar com pouco barulho
Fazer encontros online em espaços abertos ou movimentados pode ter muito ruído no áudio e dificultar a comunicação. Se possível, reserve um espaço mais silencioso para o encontro. - Se possível, compre um microfone e câmera externos
Alguns computadores já vem com microfones e câmeras muito bons, mas nem todos são assim. Se esse é o seu caso e você pode comprar, escolha um microfone e câmera externos ao computador, isso melhorará a qualidade do áudio e vídeo, além de diminuir o processamento do computador.
Conheça quem participará
- Abra um canal de comunicação antes do encontro (3 citações)
Seja por e-mail, mensagens, chat ou fórum, estabeleça um espaço para que participantes possam se conhecer e aproveite para entender mais sobre suas personalidades e como interagem. - Se possível, faça uma entrevista com cada participante (3 citações)
Além de abrir um canal para comunicação do grupo, reserve um tempo para conhecer melhor cada pessoa: suas necessidades, desafios, familiaridade com as ferramentas online, envolvimento com o objetivo do encontro, limitações tecnológicas…
Usar colunas no Google Sheets para um diagrama de afinidade pode ser menos intimidador para os times do que aprender uma nova ferramenta de colaboração em tempo real.
— NNGroup, empresa de pesquisa e referência em Design
- Se não for possível, faça uma pesquisa (3 citações)
Caso não tenha disponibilidade para fazer a entrevista, envie uma pesquisa para conhecer melhor cada ponto listado no item acima. É uma ótima fonte de inspiração para o planejamento das atividades.
Planejamento das atividades
- Atividades mais curtas e compactas (8 citações)
Dada a dificuldade de engajamento e foco, é recomendado que as atividades sejam reduzidas ou quebradas em blocos de até 1h30. Um dia ou 3 horas em um workshop presencial não tem o mesmo impacto em um online. O cansaço e atenção despendidos são bem maiores no online.
*Dica: 90 minutos é o tempo máximo antes de pessoas sentirem vontade de ir ao banheiro. - Misture atividades online e offline (6 citações)
Só por que temos apenas o online para nos comunicarmos não significa que todas as atividades precisam ser online e nem ao vivo. Podemos usar do espaço físico em que cada pessoa está inserida e também deixar tarefas para serem concluídas antes ou depois do encontro. - Balanceie entre teoria e prática (5 citações)
Momentos de teoria tem sua validade ao entregar mais conteúdo, mas correm mais risco de perder a atenção. Balancear com momentos de prática faz com que participantes tenham que agir e então foquem na atividade, tendo mais engajamento. - Abra e feche as etapas do encontro (4 citações)
É preciso assegurar que todas as pessoas envolvidas estejam cientes do propósito e objetivo de cada etapa antes de começar. Da mesma forma, ao final, é preciso recapitular o que foi alcançado e quais serão os próximos passos. Sempre, sempre reserve um tempo para reflexão após a prática. - Opte pelo simples
O meio digital possui suas limitações em relação ao presencial, mas também nos enche de tantas novas possibilidades que corremos o risco de deixar as coisas muito complexas. Opte pelo mais simples, por mais tempo fazendo do que tendo que aprender como fazer. - Programe intervalos mais frequentes (3 citações)
É recomendado que cada 1 hora de encontro virtual tenha de 5 a 10 minutos de intervalo, pois a atenção é muito maior e cansativa.
Sobretudo, deixe curto: durante uma sessão ao vivo existirão muitas atividades que deixarão as pessoas engajadas, incluindo pausas e atividades sociais. No online, tudo isso é substituído por trabalho. É mais cansativo mentalmente.
— Eric Morrow, designer de facilitação na IBM
- Defina bem o tempo limite para comentários
Veja o quadro abaixo feito pelo Mural. É uma matriz em que o eixo horizontal representa “Tempo permitido por comentário” e o vertical “Número total de pessoas comentando”. A depender do tamanho do grupo, os comentários podem chegar a tomar 30 minutos!
*Dica: adicione 30 segundos a mais após cada comentário, para considerar o tempo facilitado por você entre a fala de uma pessoa e outra
- Planeje sempre tempo extra por segurança
Diversas vezes a discussão pode se alongar ou ser mais complexa do que o esperado ou mesmo devido a algum problema técnico no meio do caminho. As possibilidades de algo tomar mais tempo do que o esperado são grandes, então sempre deixe um tempo extra reservado. - Defina bem como serão as interações
Devido aos muitos canais de comunicação disponíveis no meio online, precisamos definir bem como as interações serão feitas em cada momento: por vídeo, chat, emojis, em quadros colaborativos… - Atividades individuais e em grupo
Da mesma forma que o ponto anterior, veja quais atividades precisam ser em grupo e quais podem ser feitas individualmente, considerando as limitações e confusões de interação que podem ocorrer.
Ferramentas e espaço do encontro
- Principais ferramentas (4 citações)
- comunicação em tempo real
- comunicação assíncrona
- colaboração em tempo real
- colaboração e documentação assíncrona
*Dica: considere também os plugins e funcionalidades específicas de cada ferramenta, pois podem ser um bom critério para definir a escolha - Prefira o já conhecido
Novas ferramentas e tendências podem ter suas vantagens, mas é necessário avaliar também sua desenvoltura e, principalmente, a desenvoltura de participantes com elas. Muitas vezes, o mesmo problema pode ser resolvido com uma ferramenta mais simples e que você tem mais domínio para resolver problemas. Opte por novas tecnologias apenas na medida do necessário.
Permaneça no simples. Pratique a tecnologia com antecedência. Teste em quem ainda não a usou antes para identificar possíveis falhas.
— Dave Gray, autor de Gamestorming, A empresa conectada e Liminal Thinking, e fundador da XPLANE
- Tenha um plano B (10 citações)
A mais citada de todas. Dados os riscos de uma ferramenta não funcionar, estar em manutenção ou precisar atualizar, tenha sempre um plano B com outra ferramenta mais simples ou um backup das informações.
*Dica: para evitar ao máximo esse problema, reserve um tempo antes do encontro para reiniciar seu computador, verificar atualizações necessárias e testar as ferramentas.
- Ter um esboço é melhor do que uma tela em branco (2 citações)
Muitas vezes uma tela em branco sem nenhuma ideia pode ser um impeditivo para começar, visto que a contribuição no meio digital é diferente do presencial. Começar com algumas ideias ou esboço já pode acelerar o processo e quebrar a barreira para a contribuição. - Reserve espaços individuais para colaborações em tempo real (3 citações)
No presencial, é fácil reservar um espaço físico somente para você. Contudo, no online isso fica mais difícil, uma vez que o espaço de colaboração pode ficar poluído visualmente. Reserve um espaço para que cada pessoa possa se dedicar individualmente e sem intervenções não-intencionais.
*Dica: isso também contribui para mais colaboração, visto que não estão sendo visualizados e possivelmente julgados por cada contribuição. - Compartilhe a agenda, instruções das ferramentas e frameworks antes do encontro (5 citações)
Algumas informações e dados não precisam ser compartilhados ao vivo no encontro e podem ser explorados com mais atenção se enviados anteriormente. Também deixe explícito se será necessário qualquer material físico para o encontro.
Dessa forma, participantes podem se preparar, fazer instalação das ferramentas e reservar tempo e espaço para o encontro, além de entrar em contato para tirar dúvidas ou alinhar expectativas. - Atividades antes do encontro (4 citações)
Novamente, se é possível adiantar alguma atividade para antes do encontro, faça. Você estará poupando um tempo valioso das pessoas. Também é possível já delegar algumas responsabilidades dentro do grupo: quem tomará as notas, quem será responsável pelo tempo e quem tomará a decisão final.
Não se apegue aos rumores sobre ferramentas: elas devem servir a um propósito e não te deixar enloquecida(o). Ferramentas sozinhas não vão te levar muito longe.
— Valentina Salvi, Designer de Serviços Senior na Accenture Interactive
Dicas para o processo
- Prepare comidas e petiscos caso o encontro seja longo
Não temos o famoso “coffee” presencial, mas nem por isso precisamos ficar sem uma comidinha nos intervalos. Se possível, envie um cupom com antecedência para participantes também se prepararem. - Separe uma cor de post-it para cada participante
Isso pode evitar confusões nas atividades práticas e de colaboração, facilitando saber quem pode falar mais sobre algo que contribuiu. - Separe um espaço na ferramenta de colaboração para primeiro contato do grupo
Em grupos que ainda não se conhecem, pode ser uma boa forma de interagir com a ferramenta ao dar uma tarefa em que tenham que se apresentar de uma forma diferente. Veja esse exemplo que o Mural criou em que cada pessoa coloca uma foto, seu nome e responde a uma pergunta (séria ou não):
- Se possível, divida o encontro em duas telas
Reserve uma tela para a ferramenta de comunicação em tempo real e outra tela para a ferramenta de colaboração em tempo real. Dessa forma, você consegue acompanhar caso qualquer pessoa peça por ajuda no processo. - Tenha algo visual para acompanhar a agenda
Você pode usar um post-it externo ou bloco de notas ou algo minimalista para deixar a agenda visível ao longo do encontro. A cada mudança de tópico, mude o negrito de um para outro ou tache os que já passaram.
Dicas para você
- Abrace a estranheza
Pessoas não estão acostumada a esse novo processo. Quebre a expectativa de que já deveriam saber de algo, ressalte que estão lá para aprender. Também é um bom momento para explorar qualquer julgamento que pessoas já possuem sobre o processo.
🎥 Condução
Orientação
- Chegue antes no encontro (2 citações)
Embora seja algo que já acontece no presencial com frequência, o mesmo pode não se repetir no encontro online. Esteja na chamada pelo menos 10 minutos antes do horário marcado, para receber qualquer pessoa que chegue antecipadamente e já aproveitar para testar requisitos técnicos. - No começo, explique o objetivo e alinhe expectativas (6 citações)
Sempre traga qual a intenção e o resultado esperado para reunião. Isso facilita a instrução das tarefas e o engajamento de participantes, já que sabem como uma atividade está relacionada ao objetivo principal. - Relacione participantes e o encontro com algo que importe
Ao se conectar com necessidades e dificuldades de participantes, relacione o objetivo do encontro com algo que importe para todas as pessoas envolvidas. Isso não só traz mais participação, mas também aumenta o senso de equipe ao ter uma intenção em comum.
Busque compromisso logo de início, ou não faça a sprint.
— Jake Knapp, designer e autor de Sprint
- Quebra-gelos e energizadores com instruções sobre ferramentas e dinâmica do encontro (4 citações)
Começar a reunião com energizadores e quebra-gelos é uma prática comum já para algumas pessoas, mas ao conectá-los com instruções sobre ferramentas e a dinâmica do encontro antecipa o processo e reforça o uso caso você já tenha aplicado alguma tarefa antes do encontro sobre isso. Dinâmicas de grupo simplesmente para cumprir um protocolo pode ser um desperdício do tempo do encontro, por isso conecte a dinâmica e a energia trabalhada com o objetivo do encontro ou com a próxima atividade.
*Dica: aproveite para testar áudio e vídeo de participantes - Separe um tempo para construção de grupo (4 citações)
Os energizadores também podem fomentar essa construção e dar tempo para que se crie uma conexão entre participantes. É um momento essencial para que se crie um ambiente seguro para que todas pessoas se sintam confortáveis em contribuir e para alinhar expectativas quanto ao encontro e se objetivo. - Sustente um ambiente seguro (3 citações)
Pratique sua escuta e tenha atenção a cada fala de participantes. Mantenha um diálogo autêntico, chame as pessoas pelos nomes, colocando os nomes em espaços colaborativos. Aproveite os insumos de pesquisas e entrevistas feitas antes do encontro para criar relações e fomentar mais a participação.
*Dica: prefira um layout de vídeos em que todas as pessoas possam se ver
Quem facilita, então, não precisa representar necessariamente a única fonte de direcionamento, mas sim narrar o caminho para preencher os espaços vazios, engajar a audiência e complementar se necessário.
— Valentina Salvi, Designer de Serviços Senior na Accenture Interactive
- Explique as condições de etiqueta online (8 citações)
- Câmeras ligadas para minimizar as barreiras do online (câmeras preferencialmente de computadores/notebooks)
- Testar o áudio e já participar
- Mutar o áudio quando não estiver falando
- Telefones de lado para ter atenção plena
- Responder com emoticons e sinais quando não for uma discussão
- Comentários no chat para não atrapalhar a fluidez da conversa
- No caso de notebook, deixe a bateria por perto
- Um dispositivo por pessoa, se possível - Defina os papéis envolvidos (5 citações)
Apresente quem serão as pessoas responsáveis por: tomada de decisão em caso de dificuldades na discussão, controle do tempo, anotações e documentação, facilitação e outros papéis que podem ser necessários. Assegure que todas as pessoas estão cientes dos papéis e se possuem alguma contribuição a ser feita. - Defina os prazos e entregáveis de cada atividade
Repita quantas vezes for necessário, mas assegure que todas as pessoas estão cientes do propósito e tempo de cada atividade e o que deve ser entregue ao final. - Se for necessário algum material físico, mostre
Um caso muito interessante foi relatado pela IDEO, onde criaram um “Kit de sobrevivência” para encontros remotos e enviaram para cada pessoa envolvida no encontro. Foi uma ótima forma de engajar no início quando participantes abriram o conteúdo da caixa:
Atividades
- Micro-interações (6 citações)
Macro interações são aquelas que envolvem atenção plena e um médio a alto esforço de participantes. Já micro-interações são aquelas que exigem pouco esforço e requerem muito pouco tempo. São boas formas de manter o grupo ativo com pequenos blocos de interação que não chegam a ser apenas uma resposta com emojis mas também não são atividades. O microfone não precisa ser a única forma de interação.
*Exemplos: “Por favor, escrevam o nome no chat assim que voltarem do intervalo” ou “Como você está em uma escala de 1 a 10? Escreva no chat” - Novamente, repita informações o quanto for necessário (2 citações)
Sim, é importante que a cada atividade seja repetido seu objetivo, tempo e entregáveis. A comunicação remota pode ter falhado para alguma pessoa ou simplesmente não ter ficado explícito o qual o objetivo, então repita. Peça feedback ao longo do encontro para assegurar que todas as pessoas estão no mesmo caminho. - Energizadores, sempre que necessário (2 citações)
Use-os com propósito. - Balanceie entre paciência e impaciência
Maneje o grupo entre os blocos de teoria e prática, sustentando a curiosidade para o próximo. Instigue reflexões e dê somente o mínimo de conteúdo necessário para que concluam a tarefa, assim o aprendizado fica mais corporificado. Mas, da mesma forma, ajude quando necessário.
*Dica: dinamize a visualização entre câmera, vídeo, chat, citações, apresentação… - Respeite o ritmo do grupo
Muitas vezes a atividade não sairá tão facilmente como planejado. Respeite a diversidade de contextos, seja paciente com quem está se acostumando à nova configuração. Encontre as necessidades e dificuldades que estão enfrentando para que possa contribuir. Improvise quando necessário, mas sempre com foco no objetivo.
Quem facilita precisa fazer um caminho fácil para que pessoas possam trabalhar e aprender, às vezes sem estar na mesma sala ou no mesmo fuso horário. Nós precisamos manter a fluidez do momento andando não importa onde as pessoas estiverem.
— Dawn Hoenie, chefe de metodologia na Hyperisland
- Dê feedback positivo
Comemore avanços, crie confiança de que estão no caminho. Isso é importante para manter o grupo engajado e não se perder na impaciência e confusão que pode ser gerada entre teoria e prática. - Abra e feche todos os blocos e atividades (4 citações)
Assim como é importante energizar as pessoas para as atividades, também é necessário refletir o que foi vivido. Para isso, faça um fechamento recapitulando o que foi feito e entregue, relacionando com o objetivo da atividade e do encontro. - Documente tudo (2 citações)
Sejam fotos, capturas de tela, conteúdos do encontro, documentos compartilhados, clima do encontro, gravações… Documente tudo.
*Dica: busque externalizar os pensamentos e contribuições de participantes visualmente na ferramenta de colaboração visual, isso fomenta a criatividade e tomada de decisão.
Dicas para o processo
- Crie um “hall-pass”
É um sinal que participantes podem usar quando precisam se ausentar e depois quando voltam. Pode ser algo sério ou engraçado. Da mesma forma, também pode ser criado um sinal para interrupções. - Coloque música durante as atividades individuais e intervalos
É uma maneira de preencher o silêncio e também de deixar o clima mais descontraído e relaxante. Além disso, é um ótimo sinal para marcar o fim de algum bloco, seja de atividade ou intervalo. - Passe a fala sempre na mesma ordem (3 citações)
Isso pode evitar momentos de silêncio e a famosa fala sobreposta, onde duas ou mais pessoas falam ao mesmo tempo e depois ficam em silêncio sem saber quem falará primeiro — como exemplificado no vídeo. - Aprecie o silêncio (2 citações)
No presencial, pode ser algo mais assustador. No online, ele é um pouco mais comum. A dica serve para ambos os ambientes: assim que colocar uma pergunta, sustente o silêncio até alguém se pronunciar. É uma ótima oportunidade para que pessoas possam refletir. - Reforce a regra de “sem dispositivos”
É importante assegurar o compromisso e as regras de etiqueta estabelecidas para que o encontro seja mais fluído.
- Faça “pausas” e “intervalos” não “paradas”
Apenas por uma questão linguística, é válido reforçar que não estamos no final do encontro. - Faça contato visual com a câmera
Nem sempre sua câmera pode estar apontada diretamente para seu olho, seja por que está focado em alguma parte da tela ou por que a câmera está posicionada em outro lugar. O contato visual cria mais vínculo. Da mesma forma, busque se posicionar em diferentes pontos em relação à câmera, para aproveitar mais a comunicação gestual. - Diferencie a sua voz das demais pessoas
Se há alguém falando em um tom muito parecido ao seu, busque se destacar para que todas as pessoas te reconheçam quando for falar. - Use plugins de ferramentas para chamar atenção de pessoas
Algumas ferramentas de colaboração em tempo real como Mural e Miro possuem a funcionalidade de atrair a atenção de todas as pessoas conectadas em um único ponto específico. É um bom mecanismo para assegurar que participantes estão seguindo o mesmo raciocínio que você. - Na votação, opte por bolas ao invés de números
Algumas ferramentas possuem a funcionalidade de votação com contagem de números, mas apenas em cenários com post-its. Caso você tenha imagens e outros elementos que precisam ser votados, prefira bolas de votação.
Dicas para você
- Se as coisas não saírem como planejado, tudo bem
O próprio Jake Knapp diz: se tudo der errado, culpe o livro. Às vezes, a dinâmica não acontece como planejado por que não foi o melhor momento para as pessoas envolvidas, nem sempre estamos com disposição e criatividade. A própria Sonni Brown compartilha que estava em um evento e não estava confiante com a agenda e expôs isso logo no início:
Eu disse: ‘Esse é um evento inaugural e a sua natureza é confusa.’ Sério, assim que eu coloquei para fora, a ansiedade saiu pela porta. […] Estava tudo bem que eu, como facilitadora, tenha aceito que o processo que desenhei poderia não atender todas as expectativas.
— Sonni Brown, palestrante, fundadora da agência SB Ink e autora de Gamestorming e The Doodle Revolution
- Você está sempre no tempo, mesmo quando não está
É uma ótima dica para não se pressionar quanto ao tempo. Nem sempre o encontro ocorrerá como planejado. Adapte o que for necessário e compartilhe com as pessoas o que foi adaptado. - Beba café ou chá e muita água
Mantenha a energia alta e sempre se hidrate.
📊 Pós-condução
Resultados e Feedback
- Compartilhe resultados (3 citações)
Compartilhe a gravação, o que foi feito, o impacto em relação ao objetivo do encontro e qual o plano de ação elaborado. - Faça um plano de ação (3 citações)
Nem todo encontro precisa terminar em si mesmo. Na maioria dos casos, e sempre que possível, deixe explícito alguns próximos passos a partir do que foi feito e refletido e delegue as tarefas já no encontro. - Tarefas pós-encontro (2 citações)
Se possível, planeje algumas tarefas para serem executadas após o encontro e já agende elas ao mandar o convite. Aproveite o andamento e fechamento do encontro para determinar se será necessária qualquer ação após o encontro. - Mapa 2–2–2
Uma boa forma de fazer um fechamento e determinar próximos passos é pensar em três períodos de tempo. O que faremos ou o que o resultado desse encontro será em:
- 2 dias?
- 2 semanas?
- 2 meses?
*Dica: os períodos podem ser adaptados para o contexto do encontro e das ações, p.e., “agora, em seguida e depois” - Compartilhe melhores práticas
Em grupos de trabalho ou comunidades, compartilhe o que foi aprendido no encontro e como pode impactar em novas atividades e planejamento. - Peça por feedback
Encoraje e envolva participantes no processo de feedback para que você possa observar momentos de adaptação para sua próxima facilitação.
Parte 3
Agora que passamos pelos principais momentos da facilitação, vamos explorar algumas dicas também do que não devemos fazer ou ao menos do que devemos evitar fazer. Também compartilho algumas dicas gerais para que você se sinta mais confiante no processo.
Deixei também um link para um checklist feito pela empresa Mural. Dos guias, foi o que conseguiu melhor consolidar em alguns passos essenciais para o processo de facilitação remota.
E, por fim, algumas frases marcantes de todos os guias e dicas que li, para que sirvam de inspiração ao seguir nesse curioso e proveitoso desafio de facilitação, seja online ou não.
Ah, e as referências estão logo ao final do artigo!
❌ O que não fazer
- Não use quebra-gelos e energizadores sem propósito
Algo que foi repetido em muitos dos guias e dicas, sempre associe a um objetivo seja do encontro ou das atividades que virão em seguida. Deixe isso explícito para participantes para maior engajamento. - Não se sobreponha a ninguém
Você está lá para facilitar o caminho de um grupo até determinado objetivo e não para mostrar o quanto você sabe de determinado assunto. A visão é do grupo e não sua. - Não banque o expert
Além de criar uma distância entre você e o grupo, corre o risco de cair no ponto anterior. Mostre sua vulnerabilidade, isso deixa o processo mais leve e gera confiança com o grupo.
- Não se precipite no julgamento
Uma dica bem válida dada pelo NaPrática. Por vezes, podemos enviesar o caminho do grupo ao querer chegar na solução rapidamente. Mantenha a mente aberta e adie (na medida do possível) as decisões até ter um bom entendimento da situação. - Não super-facilite
Associado ao item anterior, evite facilitar todos os momentos do encontro. Deixe espaço para que participantes possam errar, explorar a criatividade e cocriar soluções. Um novo caminho que você nem esperava pode surgir. - Não faça perguntas abertas para checar presença
Reserve perguntas abertas apenas para discussões em grupo. Caso contrário, busque por respostas rápidas pelo chat ou por micro-interações. - Não faça do encontro online um ponto final
Deixe sempre próximos passos. Pode ser algo mais comum em reuniões. Mas ainda que seja uma aula ou workshop, mantenha o fluxo de aprendizado e curiosidade ativos. Explore as necessidades de cada pessoa e estabeleça um plano de ação em conjunto.
⭐ Dicas gerais
- Foco nesses três grandes: faça perguntas, documente e cronometre
Esse é o recado de Jake Knapp ao final de seu guia sobre sprints remotas. Mantenha esses três passos na cabeça ao longo do encontro, confie no processo e possivelmente você fará uma boa sprint. - Finja confiança
Mantenha a calma. É normal sentir nervosismo ao facilitar. Confie no planejamento que você elaborou e lide com os imprevistos somente quando aparecerem. Não se leve tão a sério. Ria dos erros e encare-os como aprendizado. - Pratique, pratique, pratique (10 citações)
Não tem segredo. Pratique o máximo que puder para ganhar experiência e confiança no seu planejamento e na condução das dinâmicas. - Seja energia (4 citações)
Você escolhe a energia que o encontro terá. Avalie qual a energia necessária para cada encontro a partir de seu objetivo, contagie o grupo e sustente essa energia sempre resgatando a intenção inicial. - Saiba se expressar da sua forma
Dê sentido às coisas do seu jeito, com autenticidade. Isso cria confiança com o grupo e deixa o processo mais leve. O importante, ao final, é o que o grupo entenda o processo que está passando. - Quando você não sabe fazer, aprenda
Sempre que encontrar alguma ferramenta ou dinâmica nova avalie o quanto ela pode te ajudar a chegar em determinado objetivo. Se for de muita ajuda, aprenda. Não se coloque barreiras. - Por fim, aproveite e divirta-se!
✅ Checklist v1.5
De todos os guias que li, o mais completo e com mais dicas e ferramentas foi o do Mural. Eles até criaram um checklist para sessões remotas!, do qual aproveitei a estrutura para me inspirar na estrutura desse artigo, além de algumas tabelas e figuras muito bem elaboradas.
Traduzi esse checklist para que mais pessoas tenham acesso a esse material bem completo e cuidadoso. Você pode acessar ele clicando aqui.
💭 Algumas frases marcantes
As frases foram traduzidas livremente no intuito de trazer mais conhecimento para a comunidade brasileira em nossa língua. Todas as frases podem ser acessadas na versão original nos links logo abaixo das citações.
Para mim, é absolutamente o melhor do trabalho: um problema desafiador, tempo focado, um time de pessoas trabalhando em conjunto ao seu melhor, discordando construtivamente, e fazendo progresso. Na sua vida, só terão alguns momentos que serão assim — aproveite.
— Jake Knapp, designer e autor de SprintEu sei o que quero passar e vou perguntando, trazendo as experiências de cada um, construindo a estrutura com as palavras do grupo e complementando com as minhas.
— Marcos Vianna, facilitador e cofundador da Dois Desenvolvimento
(essa é brasileira!)Qualquer coisa que diminua outras pessoas — eu não estou aceitando. Isso não significa que eu não estou apoiando essa pessoa. Isso não significa que não estou sendo compassiva pelo que está fazendo. Significa que, se está trazendo um comportamento que está comprometendo a experiência de outras pessoas, eu não vou tolerar isso.
— Sonni Brown, palestrante, fundadora da agência SB Ink e autora de Gamestorming e The Doodle RevolutionSe uma pessoa não está na sala, ninguém está na sala.
— Dave Malouf, designer e fundador da IxDATodos os projetos com um plano de ação visam alterar as situações existentes em situações mais favoráveis
— Herb Simon, ganhador do Prêmio Nobel de Economia e pioneiro em DesignFacilitação é essencial para times de sucesso e para trabalho em grupo. É também uma habilidade chave para pessoas alcançarem sucesso na organização, principalmente diante de mudanças. Um cenário de mudança constante é parte natural do trabalho em uma organização.
— Tash Willcocks, diretora de curso na HyperIsland
📚 Referências
Como são muitas referências (30+), coloquei todas nesse Google Docs
Categorizei entre: guias, dicas, discussões e repositórios/ferramentas. Assim você pode consultar mais facilmente qualquer um dos links quando precisar ;)
Ah, e caso você tenha algum link ou sugestão de dica para colocar no artigo, me mande um e-mail que eu adiciono aqui!
Iniciantes
Para quem está começando agora nesse mundo, sugiro a seguinte ordem de leitura das referências:
Discussão sobre facilitação
Estes dois primeiros links quebram algumas expectativas sobre a facilitação em si, não só online. É um bom começo para se familiarizar com alguns princípios de facilitação, com algumas provocações sobre seu papel.
- Zen and the Art of Facilitation
https://medium.com/voltage-control/the-zen-and-the-art-of-facilitation-9728cf5085f2 - Facilitation means designing conversations
https://medium.com/@dastillman/facilitation-means-designing-conversations-24bac966076e
Encerrando a discussão com algumas diretrizes para o online
Em seguida, a Skore traz uma boa reflexão sobre o impacto do COVID-19 nos treinamentos corporativos e como lidar com o novo mundo remoto. É interessante perceber como as diretrizes citadas podem se estender para outros cenários.
- COVID-19 e T&D: preciso fazer treinamento remoto! E agora?https://blog.skore.io/pt/treinamento-remoto-como-por-em-pratica/
Entrando mais a fundo em dicas e ferramentas digitais
Vale a leitura destes dois guias (sendo o primeiro em português) para se familiarizar ainda mais com as etapas da facilitação online. Estão bem completos e explicam cada etapa do processo, dando também dicas de ferramentas para as etapas.
- Toolkit Metodologias de Facilitação Digitais
https://ebook.decah.co/toolkit-metodologias-facilitacao-digitais/ - A guide to facilitating remote workshops and virtual meetings
https://www.sessionlab.com/blog/remote-facilitation/
Para complementar
Por fim, para dar um gostinho de quero mais, e também para dar mais forma a todas as etapas, sugiro a leitura do guia remoto do Sprint. É uma metodologia que tem ganhado destaque internacionalmente, e o guia para facilitação de sprints remotas está bem completo, com dicas práticas e sugestões de ferramentas.
- The Remote Design Sprint Guide
https://www.thesprintbook.com/remote
Experientes
Para quem já tem uma certa experiência com facilitação, sugiro mais as leituras com dicas práticas e focadas em dar um toque diferenciado à facilitação remota que fará.
O primeiro link traz algumas dicas do Jake Knapp, criador do método Sprint, que é bem direto ao ponto. O segundo, da NNGroup, foca na área de UX, mas traz alguns pontos e ferramentas interessantes que podem ser estendidos para outras áreas.
O terceiro, da IDEO, é bem curto, mas eles sempre conseguem tirar algumas ideia de fora da caixa e que podem te inspirar a fazer dessa experiência remota algo mais marcante e acolhedor. Por fim, indico todos os templates e repositórios de ferramentas para que você hackeie e adapte ao seu contexto.
- The Facilitator’s Handbook: 24 Design Sprint Tips
https://sprintstories.com/23-facilitation-tips-for-design-sprints-34d876aa5317 - Remote UX Work: Guidelines and Resources
https://www.nngroup.com/articles/remote-ux/ - 4 Ways to Work Together When We Can’t Be Together
https://www.ideo.com/blog/4-ways-to-work-together-when-we-cant-be-together - Templates e repositórios no link do Google Docs
Como de costume, fique à vontade para mandar feedbacks sobre o texto ou para qualquer discussão. Estou sempre à disposição :)
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