Skribenter, flytt tekstarbeidet inn i Figma!

Figma er kjent som dagens foretrukne samarbeidsverktøy for design. Det er mindre kjent at det også er en gavepakke til alle som skriver tekster i digitale tjenester: Skriv teksten rett i skissene, og la innholdet påvirke designet, ikke omvendt.

Figma er et supert samarbeidsverktøy: Designerne kan designe, skribentene kan skrive, og hele teamet kan kommentere på skissene og spørre, foreslå og avklare. Det er det perfekte stedet for deg som skriver å samarbeide med designerne om de digitale tjenestene dere lager sammen.

Icon made by Freepik from Flaticon.

At det er slik vi skaper de beste kundeopplevelsene, er alle enige om. Så hvorfor gjør vi ikke dette hele tiden?

La oss jobbe sammen, ikke parallelt

Det finnes samarbeid, og det finnes samtidig-arbeid. Tre uker ut i den nye jobben min som innholdsstrateg, var jeg involvert i tre diskusjoner som på en eller annen måte hadde samme utfordring: Innholdsoppgavene blir frustrerende å løse når vi ikke bruker de rette verktøyene i samarbeid med kunden og designere. Vi jobber samtidig med skisser og tekst — men når de lages hver for seg i ulik programvare, jobber vi ikke sammen, vi jobber parallelt.

Ekte samarbeid skjer når vi jobber samme sted, samtidig, og snakker sammen om det vi gjør. (Jeg mener selvfølgelig i samme fil, ikke på samme kontor.) Figma er det første designprogrammet som gjør dette mulig i sanntid. Når innhold og design jobber sammen i Figma, ser vi med en gang om tekst og design passer inn i hverandre og inn i flyten brukeren skal gjennom. Det gir raskere iterasjoner og gjør at vi kommer fortere fram til det beste resultatet. Altså økt verdi for både dem som betaler, og for dem som skal bruke det vi lager. Vi har alt å vinne på å samarbeide bedre.

Vi trenger å skrive rett i skissene

En skribentkollega var frustrert: I prosjektet han jobber i, hadde han fått et eget område i Figma til å utforske tekster. Bare designerne visste om det, så ingen andre så hva han jobbet med. Tekstene måtte deretter overføres manuelt til designernes arbeidsområde — litt som føre inn i en fasit. Først da kom det fram at halvparten av flyten (hvert steg brukeren skal gjennom) var overflødig. En oppdagelse som kunne vært gjort mye før, dersom tekst og innhold jobbet sammen fra start.

I et annet prosjekt måtte han oppdatere tekstene sine to steder i tillegg til Figma. Det ble veldig mye administrasjon å kommunisere hvilke tekster som var ferdige, hvilke som var under arbeid og hvilke som ikke var bearbeidet — til alle i prosjektet, på alle tre stedene. Og de stakkars utviklerne, som måtte forholde seg til tre kilder for tekst? Sjansen for feil blir større, og flere runder med justeringer gjør at timene løper fort.

Få erfaring med hvor galt det kan gå

Vi elsker bare digitale tjenester som oppfyller et behov eller fjerne et problem vi har. Før vi kan omfavne Figma, må vi først anerkjenne problemet det løser: Hvordan kan vi tilpasse tekstene til brukerflaten, når et tekstdokument ser helt annerledes ut enn f.eks en nettside?

Skribenter som er utrent i å sette brukervennlighet først, trenger mer tid på å anerkjenne problemet og omfavne samarbeidsformen som Figma åpner for. Vi har alle møtt dem ute hos kundene: innholdsansvarlige og webredaktører som er vant med å fylle artikkelformater, men er helt nye med å skrive i brukerflater. De er gode skribenter, men blir stressa av tanken på å skrive tekstene sine et annet sted enn i dokumentformatet. Resultatet er at designerne blir sittende med oppgaven å kopierer tekster fra Word og Confluence mens de klør seg i hodet og lurer på hvilken funksjon hver tekstbolk har: “Er dette en knappetekst eller en mellomtittel?” Ikke særlig produktivt.

Har du noen gang opplevd at innholdet som er produsert og skissene som er tegnet, ikke passer sammen i det hele tatt? Og det er to dager igjen til lansering? Da gjør du garantert alt du kan for at det ikke skal skje igjen. Derfor er rådet mitt til designerne: Fort dere å gjøre feil! Legg tekstene i skissene der dere gjetter at de skal være, og vis skribenten hvor galt det kan gå. Etterpå er veien kortere til å prøve en bedre samarbeidsform.

Se forskjellen: Arbeidsprosessen før og etter

De aller fleste skribenter blir lykkelige over å oppdage at det finnes en raskere vei til det beste resultatet. Jeg overtok nylig et grundig stykke arbeid med app-tekster fra en kollega. Arbeidsflyten var prima løst — hadde det ikke vært for at jobben nå kan løses lettere og raskere i Figma. UX-designeren hadde ikke vært involvert i tekstarbeidet, og ikke fått sjansen til å vise integrasjonen som sender teksten fra Figma direkte til publiseringssystemet. Da vi gikk over til å gjøre tekstarbeidet i Figma, sparte det oss for mye jobb:

Arbeidsoppgaver som ble kuttet:

• opprette testbruker til appen og logge inn
• teste alle løpene i appen og ta skjermbilder av alle vinduene underveis
• samle alle skjermbilder i et dokument
• legge tekstbokser med ny tekst oppå skjermbildene
• logge inn i publiseringssystemet og lime inn ny tekst, felt for felt

Arbeidsoppgaver som ble lagt til:

• logge inn i Figma og laste ned en plugin som publiserer direkte i appen
• ha oppstartsmøte og løpende dialog med UX-designer

Alle blir fornøyde når jobben løses raskere, bedre og enklere. Ikke minst skribentene.

Innhold + design = større verdi

Kollegaene mine og jeg jobber vi hardt for å overbevise kundene våre om at to hoder (design+innhold) tenker bedre og jobber raskere enn ett (designer alene). Når vi jobber sammen i designskissene, kommer vi raskere fram til det beste resultatet. Det beviser vi ved å jobbe sammen, ikke parallelt. Så skribenter, kom dere inn i Figma! Gevinsten er mye større enn innsatsen, bare se her:

Arbeidsoppgaver som løses ved å bruke Figma:

• tilpasse teksten til designet og designet til teksten
• få tilbakemelding på tekster fra kunde og designere
• gi tilbakemelding på designet som tekstene skal bo i (eks: “For liten plass til tittel, trenger to linjer”)
• varsle riktige personer hos kunden om valgene som er tatt, og skriveprinsipper som bør videreføres
• dokumentere arbeidet som er gjort og diskusjonene vi har hatt: hvilke problemer oppstod, hvilke løsninger landet vi på, og hvorfor.

Programvaren er ikke poenget her, det er samarbeidsformen. Jeg har prøvd Sketch, InVision, Adobe XD. Akkurat nå er det Figma som gjelder, om fem år er det noe annet. Poenget er at Figma hjelper deg med å komme i gang med tverrfaglig samarbeid med design. Den eneste arbeidsformen som duger for innholdsdesignere og andre digitalhoder som vil skape gode kundeopplevelser.