矽谷阿雅：科技產品跨部門溝通講座
第五屆曼陀號領航計畫 — 第一場主題講座
曼陀號領航計畫是什麼？
曼陀號領航計畫主要是由志工所組成與營運的一個計畫，整個計畫時長大約是6個月的時間，過程中會邀請 Mentor 與 Mentee 一起參與，持續的在職涯上做發展與討論。
在計畫中，會分成三種角色（其實也就是上述提到的 Mentor 與 Mentee），分別是：
- 船長 Captain｜導師（Mentor）
在每月的月會中，會分享自己的經驗以幫助航海士、水手在計畫期間持續學習與精進 - 航海士 Navigators｜職場前輩（Associate Mentor）
像是副船長、船長助理的角色，白話文就像是助教、小老師的感覺，會比較密切的與水手交流，給予比較密切的務實成長回饋，並同時訓練自身的領導與管理能力；也可以在船長帶領下，持續探索自己的職涯可能 - 水手 Sailors｜導生（Mentee）
期待自身職涯可以持續精進的工作者，或是對職涯發展感到迷惘，也可以透過參與計劃當中有興趣的職業組別，拓展自己的職涯可能性
每一屆有開放的組別都不太相同，以第五屆為例，總共有：
- 商務開發（Business Development）
- 數據整合應用（Data Application）
- 技術開發（Engineering）
- 行銷（Marketing）
- 產品管理（Product Management）
- 使用者體驗設計（User Experience）
詳細的活動辦法、時程（本屆已結束招募，並開始計畫內容了🙈），可以參考曼陀號領航計畫之相關網頁與社群：
- 計畫詳情 / 官網：https://pse.is/4wwhh6
- Instagram：https://www.instagram.com/thementorshiptaiwan/
本次的心得分享先花了一些篇幅介紹曼陀號領航計畫，主因是我並未有參與第五屆計畫本身，但此次的演講是由曼陀號夥伴開發給計畫外的人也可以免費報名（線上 / 線下），覺得佛心滿滿，也很幸運的報上了現場場次。且曼陀號計畫自己在第二屆的時候就要 Follow 到相關資訊，印象中身邊也有報名過去計畫，覺得很適合推薦給初入特定職業的夥伴去精進自己的硬實力與軟實力！
而本次的演講的相關資訊整理如下：
- 講者：矽谷阿雅
- 主題：科技產品跨部門溝通
- 主辦單位：曼陀號領航計畫（第五屆第一場主題講座）
- 時間與地點：2023/05/27｜AsiaYo
當時會想參與這樣講座最主要是因為已經好一陣子沒聽矽谷阿雅的講座，覺得懷念（？），加上也好久好久沒有參與這種實體講座，因此興起了到現場聽講座的心，不過這只是其中兩個原因，最主要的原因是想到AsiaYo辦公室參觀參觀 XD
「跨部門溝通」的這場講座，大綱如下：
- 決定要做什麼？專案合作的簡報與會議
- 如何做出來？產品管理流程 & 敏捷開發確認需求與交付
- 開心取得共識
很喜歡阿雅把講座的大綱在一開始就透過5W1H的架構抓出，並透過問答的方式很直接了當的說明整場講座大致上的流程以及會講述的議題，過程中也會不停把節奏帶回大綱上，想到自己的簡報模板中也會把現在處的位置放在每一頁的內容中就覺得真是放對了！
演講含金量本身我覺得對於初入職場的Jr.夥伴應該會非常受用，因為裡面講述到的一些關鍵議題與作法都是在這兩年的工作經驗中自己也才逐步累積與建立，並內化到自己的工作流程裡，因此夥伴們聽完後，我認為可以更快速地記下這些細節，未來工作上再細細品嚐ＸＤ
不過演講內容對我自己而言，還是有一些小細節是「知道但難做到」的，經過一個半小時的講座後，快速地跟自己的工作產生連結，把這些知道但難做到的點整理起來，希望自己未來在工作上可以更掌握著這些細節，讓跨部門溝通的能力與處理可以持續升級！
下方也會以我自己的收穫最為主要的內容分享，而不是完整的講座內容介紹喲！（先打消毒針ＸＤＤ）
01決定要做什麼？
專案合作的簡報與會議
思考脈絡
整體的流程若要以線性方式簡化，大致上會是：
Mission > Persona > Journey > Pain Points > Solution > Solution Criteria > Roadmap > Feature > Design & Development
這樣的流程我想對一般的產品開發人員應該算是非常熟悉，不過就像上面提到的「知道但難做到」的細節裡我自己認為就是在確切執行。在收到一個任務後，還是比較容易的直接朝 Feature 開始想，可能是沒有透徹的理解需求、也有可能是沒有完整的盤點解法，會比較容易的想「快速解決問題」而開始思考。不過這樣的思考方式，往往會讓自己再多想一點的時候，就會想回頭修改某些邏輯或脈絡，甚至是提出與人討論時，也常常會站不住腳的被問倒，而關鍵點我認為就是沒有「思考清楚」。
自己現在的做法就是每收到一個需求或任務，盡可能的抓一個空檔時間去做完整的理解與確認，避免自己在當下就急著「做出什麼或是回應什麼」，藉由這樣的方式，讓自己的思緒可以稍做整理後再開始行動，可以省去後續要回頭持續修正、調整的時間！
簡報與會議
對於阿雅分享的簡報架構，比對自己設計的簡報模板，發現大同小異，因此這邊就不特別贅述，不過比較讓我驚喜的是簡報前與簡報後的幾個小分享是我過去可能比較容易忽略的項目：
- 簡報前：阿雅有特別提到你的 Key Man 其態度可能為何？如果高機率反對，那是不是應該可以在會議前先透過1 on 1 的方式聊聊？或是是不是可以找同盟一同參與會議？最重要的事是不要僅準備一個備案，而是多準備幾個並分析優劣，讓對方決定。最後一點我認為是自己在準備會議的過程中會做的，但比較可惜的是前兩點，事先觀察對方可能的態度與反應先做出準備，我覺得是未來在準備比較大型的會議或是與 C-Level 的主管會議時，可以多加思考的部分！
- 簡報中：「要讓會議結束在一件開心的事上」！這一點真的是讓我最當頭棒喝的項目，雖然也不是說會議上會常常不開心或是爭執等等，但確實很少主動的想到要讓一個會議就是結束在「快樂」上，而不是會後再透過文字的方式同步正向回饋（我想在感受上就會差很多），這點是我在聽到當下立即筆記的項目ＸＤ
- 簡報後：一場會議跟簡報絕不會是結束就結束，有確認 action items 很好，但我覺得阿雅提到的幾個點也是我未來想再多應用在工作上的！先簡單分享阿雅提供的兩個關鍵：第一個是「拿你的成就去邀功」、第二個是「有幫助專案前進的決定與情報」。過去我往往會確認每個會議的目標有被討論出可執行的 action items，但卻很少思考，這些事情對於與我共同與會的夥伴們來說，是否等同有價值到讓他們可以「炫耀」？如果能做到這點，我想對彼此的信任以及專案的推進都可以更快速的累積與推進！
02 如何做出來？
產品管理流程 & 敏捷開發確認需求與交付
這邊提到的內容基本上是以驗證與敏捷開發作為主要的介紹，而敏捷開發對我而言是在工作中已經是相對熟悉的流程，在心得分享中就不特別分享，不過有一個思考點想幫助自己加深印象、也想分享給各位的是在設計 Product Backlog 時，要特別掌握住最適合自己與團隊的「黃金比例」，阿雅分享的黃金比例中有提到主要會分成五項目，分別是：
- 可達成目標：50%
- 備用 / 案：25%
- 行銷＋技術債＋賭一把：25%
我認為主要還是會依照團隊的狀況去做比例的調整，不過在備用/案的這一塊我想是很棒的提醒，可以有效的避免每次的規劃都與實作有一定程度的落差，同時要怎麼樣在快速推進的過程中，持續的去解決各種債務，也很考驗PM與各專業職能夥伴的能力！
03 取得共識
決定要做什麼、也確認想如何做，接著就是要確認共識啦！
在取得共識的部分，阿雅提出了三點，很快速地為大家收斂整理重點，為這場講座帶往QA時間，而這三點分別是：
- 列出評估指標取得共識
- 把「關鍵要點」主動提出，不等對方問（攻擊XD）
- 溝通過程記得陳述「事實」，盡量不帶情緒，且要及時！
自己在聽這這三點時，是覺得非常有感的，看起來是每個工作者都會了解的三點，但在實際溝通時，卻很難做到的XD 要怎麼在溝通過程拿捏好各種語調、情緒、溝通脈絡等，真的很吃經驗與個性，身為PM，與跨部門、跨職能甚至是客戶溝通，可以說是工作清單中每天都一定要做的事情，也期待自己可以持續迭代與精進溝通的眉角！
本次的演講分享大約就到這邊啦！很幸運報名到了這次的免費講座，當天也有釋出第二場預計會是與「履歷&面試」相關的主題，有興趣的夥伴可以多多關注曼陀號的相關資訊啦！
PS. 阿雅在講座的過程中，也有簡單的帶到他自己的過去經歷，分享的內容在之前出版的《追不到夢想就創一個》均有完整介紹，有興趣的夥伴也可以參考看看啦！
我是翁毅，目前在線上教育平台擔任產品經理，此外也有負責資訊設計相關的專案經理與企畫接案，如果有任何好奇，都歡迎聯繫我的 E-mail：wenggg945@gmail.com！期待與你們每個人聊聊的機會：）
