駐外單位對一陣恰似暖風般的「數位外交」應有之認識
前情提要請自行檢索相關關鍵字。最近新聞不少，但我有完全不同之看法。本文之對象為在外館外貿體系之朋友們，都是白話，沒有高深的新潮詞彙，提供幾點參考討論。
- 建立自己能掌握之公開訊息管道，其優先度遠高於追捧其他的訊息管道
無論是新舊時代，建立自己能掌握之公開訊息管道，都是優先於經營社交媒體的最基本功。但外館規模不一，編制大小不同，且指揮系統也有地域性之分。在這些客觀條件限制之下，要求每一個駐外單位都有自己的網站，當然是不切實際的。規模大的單位可以有自己的「網站」，規模小的可以和其他鄰接市場、文化圈，或是內部科層體系相切的單位「共用」，這或許是基本原則。但過去十多年來，我們在各駐外單位的網站和網址結構部分，每幾年總有一次「整理」，或是有些沿用舊系統，而新系統的採用，則是放任各單位的主管決策。這件事一直沒有做好，不止不可思議的，尤其是導致對外觀感奇差無比。內部訊息鍊也和外部訊息圈子也完全斷裂，反而更坐實了外交圈子極為封閉保守的各種證言。簡單舉幾例，如 taiwanembassy.org, roc-taiwan.org, edutw.org, tweducation.org 等紊亂不堪的樣貌，完全就是權宜所造成的後果。有些辦事處甚至放棄所謂官方的資訊系統，乾脆直接掛上社交媒體的連結。但請注意，這不盡然能歸罪於第一線的人員。
網站是最基本自己可以掌握公開訊息的管道，好的網站能發揮的「效力」，遠大於在社交媒體各單位帳號間的互相「取暖」，或是大於在本國友好外交期刊不同譯本間所流通的各種公開訊息。在網站這件事上，或許我們將其看成為數個「資訊系統」則是更為貼切。系統後台完備的重要性，因應系統而必須有的內容流程改變，相關人員的訓練等，並不亞於前台「妝點」的「改版」。自己最能掌握的公開管道若不好好建置經營，反冀求在其他商業平台能達到政策訊息傳遞和溝通之效力，此舉無異是緣木求魚，不識大局。社交媒體所受到演算法之「宰制」狀況極為嚴重，這些管道不該是唯一或是在訊息溝通的重要性上高於自己的網站。
在任何以「數位外交」為名將訊息流程拉到社交媒體之大規模行為，若內部的指揮體系和訊息流程沒有理清、理順、分層分次等審批流程之檢討自視，基本上都可視為花槍一現，曇花如斯。
2. 完整，清晰的訊息，在自己能掌握的網站一定要更易於被檢索和瀏覽
這條「守則」和是不是駐外單位或沒有直接關係，而是任何一個現代「正式」的組織都必須在公開訊息的內容作業上必須正視的。社交媒體所允許的訊息型態和其演算法條件，可說是一種高度規格化和廣告化的媒介。這媒介只能作為完整內容的輔助，而不應該是完整內容的完全載體。粗舉一例，完整的新聞稿一定要能在自己的網站上被快速瀏覽和檢索，在社交媒體則不必然。這些在第一線的作業原則，只要多看在外交或是駐外體系比較龐大的國家，就能很清楚的知道他們的作業細節為何。很多的作業細節甚至不難取得，只是有沒有心罷了。
3. 駐外單位一級主管、第一線人員和網路媒介這回事
這裡特別提到了可能是許多單位內部的實質問題。訊息、公開訊息和發佈權限等，基本上是「權力」運作的展現。權力這件事在網路時代是很有趣的主題，而在台灣這種駐外單位公開訊息體系封閉，資訊系統紊亂的國家，更是一個沒有被細細探討找出突破和更能進一步運作的龐大領域。任何有經驗處理一套（或數套）全球等級資訊系統給一兩百個單位使用的人，都知道這件事不能假裝不存在。在期待「數位外交」是新的救世主之前，該做的基本功最好不要忽略。
4. 避免公領域私領域不分，尤其在社交媒體上
簡短，如上。
