A guerra contra a procrastinação e dicas de produtividade

Sou uma pessoa que não gosta de ficar parada, alguns podem até dizer inquieta. A verdade é que não gosto de perder tempo e por isso sempre procuro ocupá-lo com atividades que me agradem. O problema é que nem todas elas são tão edificantes, não é mesmo? Mas quem pode me culpar por passar a hora do almoço assistindo Brooklyn 99?

Para ser sincera eu me culpo. Quantas vezes você poderia ter feito aquele trabalho da faculdade semanas antes do prazo? Ou terminado aquele capítulo do livro que você queria tanto? Não posso culpar ninguém por perder tempo revirando mil vezes as redes sociais ou fazendo outras atividades bobas, mas prazerosas. Na verdade eu mesma sou grande adepta e você deve descansar quando pode, mas tenho descoberto que o ócio pode ser bem produtivo.

Sempre me identifiquei como uma pessoa bastante responsável e obediente aos prazos. Ultimamente, no entanto, me pego cada vez mais gastando tempo com amenidades e adiando tarefas importantes. Não sei se é o cansaço da rotina massante ou se estou perdendo essa minha qualidade, mas, por conta disso, tenho lido e aprendido sobre procrastinação, produtividade e, quando dá, tenho aplicado na rotina.

Por isso e depois de uma conversa com a Laíze Demasceno decidi fazer meu segundo artigo sobre algo presente na minha rotina, mas que muitas pessoas podem aproveitar. Reuni alguns exercícios e hábitos que podem ser feitos no dia a dia e render bons frutos. A produtividade nem sempre está ligada apenas ao desenvolvimento no trabalho, mas sim ao foco e na rentabilidade do que é produzido. É um conceito que você pode levar e aplicar em diversas área da vida. Seja para realizar mais atividades no âmbito profissional ou para ler um livro todo em X dias, a chave é o planejamento e foco para ter eficiência e alcançar os resultados que você deseja.

Então vamos lá!

1. Estabeleça metas

No começo é muito comum ficarmos perdidos, ter aquela sensação de que é muita coisa, mas pouco tempo para fazer. Ou até mesmo começar uma tarefa e desistir na metade. Isso acontece quando estamos bastante dispersos e não estabelecemos objetivos. A meta é o objetivo quantificado, “quanto tempo levarei fazendo essa atividade? Ou “o que é necessário para isso sair do papel?”

Estabelecendo metas nós conseguimos focar em um ponto e então desprender energia para aquela tarefa específica, aperfeiçoando-a e fazendo-a com mais eficiência. Estabeleça prioridades de acordo com a urgência e o esforço que a atividade demanda. Fixe-se nela e só parta para outra quando essa estiver finalizada. Ser multitarefas, na verdade, é muito superestimado. Mais vale resultados de qualidade do que tarefas incompletas.

Ou seja estabeleça meta e dê atenção exclusiva a ela até ser finalizada. Segundo Fernando Oliveira, na revista Época, uma boa estratégia é escolher quatro tarefas para serem iniciadas e finalizadas durante o dia. Podendo aumentá-las ou diminuí-las de acordo com sua necessidade. Já tentou essa técnica?

“Aconteça com as coisas, não deixe as coisas acontecerem com você.” — Stephen Covey, autor.

2. Faça Listas

Talvez eu tenha uma pequena influência de Ted Mosby de How I Met Your Mother, mas eu adoro fazer listas. Elas casam perfeitamente com a ideia de colocar metas tornando-as mais concretas quando escritas no papel.

Você pode tirar um tempinho de manhã ou antes de dormir. No papel faça um checklist com tudo que deve ser feito durante o dia colocando em ordem por prioridade. Comece pelas mais difíceis, urgentes e importantes e deixe secundariamente as mais fáceis. Assim você se livra do trabalho duro e no fim do dia pode estar mais relaxado.

3. Encontre seu melhor horário

Apesar de um sistema de 8 horas de trabalho das 8 às 18:00 ser o que impera, muitos especialistas (e eu também acredito) afirmam que esse tempo é mal utilizado. É quase impossível produzirmos 8 horas quase sem parar, sem contar nas distrações em todo o espaço.

No entanto há sempre um horário que sua cabeça está mais ligada e sua energia ta alta. No meu caso isso acontece à noite, por isso deixo o que posso das minhas responsabilidades para esse horário.

Pode ser de manhã, logo depois de uma corrida ou até de madrugada. Aproveite esses períodos para fazer as tarefas mais difíceis e colocar em prática sua lista.

4. Siga aquela máxima: não deixe para amanhã o que se pode fazer hoje

A procrastinação é um grande problema, meu inclusive. Ela é sorrateira e vai engolindo longos períodos sem nos darmos conta. Adiar as tarefas é fácil, difícil é combater essa vontade de deixar tudo para depois.

Mas o depois sempre chega, não é? E traz uma tonelada de problemas para resolver. Para evitar isso ouça o ditado: não deixe para amanhã o que se pode fazer hoje.

Quando a preguiça bater, o monstro da procrastinação chegar, faça exercícios, respire fundo, bata aquele prato, enfim. Realize atividades que estimulem sua energia e torne ‘aproveitar o hoje’ um hábito na sua vida.

5. Use a tecnologia a seu favor

A tecnologia,como tudo na vida, tem seus aspectos positivos e negativos. Do mesmo modo que seu celular pode sugar preciosas horas gastas em aplicativos de redes sociais e jogos, ou podemos desistir de tudo e só assistir mais um episódio de Brooklyn 99; os dispositivos podem trazer diversas ferramentas que contribuem a combater a procrastinação, ser mais organizado e produtivo.

Entre alguns que já usei estão o Any.do. Uma espécie de agenda em que você anota ou adiciona as tarefas por voz. Tem também o evernote que é super fácil de usar e perfeito para quando surge aquela ideia brilhante e você precisa escrevê-la em qualquer superfície.No trabalho uso muito o Trello que ajuda a organizar e gerenciar todo o projeto. E claro, o google com sua agenda e o keep que são uma mão na roda. Conhece mais algum aplicativo? Então compartilha com os colegas nos comentários ;)

6 -Torne as atividades mais prazerosas

Se é difícil fazer algumas atividades, imagine as mais trabalhosas e chatas? Infelizmente não tem como fugir, mas tem como melhorar. Tente torná-las mais agradáveis. Imagine uma disputa consigo mesmo ou com um colega. Estabeleça uma recompensa para quando tiver finalizado. Assim a satisfação pode ficar maior do que o peso do trabalho.

“Você precisa de um plano para construir uma casa. Para construir a vida, é ainda mais importante ter um plano ou objetivo.” — Zig Ziglar, autor.

7 -Aproveite os momentos no transporte

Nas grandes capitais brasileiras o trânsito é caótico. Perdemos cerca de duas horas presos em um ônibus ou ,na melhor das hipóteses, no carro. São momentos que parecem perdidos, desperdiçados e que ainda tiram a paciência de muita gente.

No entanto a ida e volta para faculdade e estágio são até agradáveis para mim. Esses momento são perfeitos para colocar a cabeça em ordem e atualizar sua lista. Pode ainda ser o momento em que você assiste sua série salvando o tempo de casa e guardando para algo mais rentável.

Você pode ler ou ouvir podcasts, que são programas de áudio dos quais valem muito a pena serem ouvidos. Existem diversos temas, desde marketing até o mundo geek. É uma boa pedida para se manter atualizado e até aprender!

8 — Descanse

Um erro muito comum de muitas pessoas é tentar trabalhar 24/7. A mente humana não funciona como um computador e necessita de tempo para relaxar. Se a mente vazia é oficina do diabo, uma mente muita cheia é o parque de diversões dele.

Durante o trabalho ou outros projetos busque fazer uma pausa. Um método muito utilizado é produzir 1 hora e descansar 5 minutos ou acabar uma tarefa e se permitir uma parada para retomar o equilíbrio. Eu utilizo bastante o método Pomodoro em que se dedica às tarefas por um pomodoro, que corresponde a 25 minutos e faço uma pausa e 5 minutos. Após 4 pomodoros, descanso por meia hora e depois começo outra atividade.

Um bom sono também pode ser primordial para a produtividade. Manter de 6 a 8 horas de sono com qualidade é essencial para descansar o corpo e a mente. Pesquisas já indicam que ua noite bem dormida pode melhorar o raciocínio, a memória e a produtividade.

Essas são algumas técnicas que tento aplicar na minha rotina. Um dia sou melhor, outros nem tanto, mas sempre lembrando que apesar de difícil, nada é impossível,muito menos quando se trata de me tornar versão de mim melhor a cada dia.