[영어/English] 공식적인 편지의 구조
공식적인 영어 편지는 빠르게 이메일로 대체되고 있습니다. 하지만, 여러분이 배우는 공식적인 편지 구조는 여전히 비즈니스 이메일이나 다른 공식적인 이메일에 적용될 수 있습니다. 효과적인 공식 비즈니스 편지 및 이메일을 작성하려면 구조에 대한 다음 팁을 따르세요.
각 문단의 목적
첫 번째 단락: 공식적인 편지의 첫 번째 단락은 편지의 목적에 대한 소개를 포함해야 합니다. 먼저 누군가에게 감사를 표하거나 자기소개를 하는 것이 일반적입니다.
Dear Mr. Anders,
Thank you for taking the time to meet with me last week. I’d like to follow up on our conversation and have a few questions for you.
친애하는 앤더스 씨에게
지난주에 시간을 내어 만나주셔서 고맙습니다. 저는 우리의 대화에 대해 좀 더 알아보고 당신께 몇 가지 질문을 하고 싶습니다.
중심 단락: 두 번째 단락과 다음 단락은 편지의 주요 정보를 제공해야 하며, 첫 번째 단락의 주요 목적에 기초하여 작성되어야 합니다.
Our project is moving forward as scheduled. We’d like to develop a training program for staff at the new locations. To this end, we have decided to rent out space in the local business exhibition center. New staff will be trained by our experts in personnel for three days. In this way, we’ll be able to meet demand from the first day.
우리의 프로젝트는 예정대로 진행되고 있습니다. 우리는 새로운 장소에서 직원들을 위한 훈련 프로그램을 개발하려고 합니다. 이를 위해 지역 비즈니스 전시관에 공간을 임대하기로 하였습니다. 신입 사원들은 우리 전문가들에 의해 3일간 인사 교육을 받을 것입니다. 이렇게 하면 첫날부터 수요를 맞출 수 있을 겁니다.
마지막 단락: 마지막 단락은 공식적인 편지의 의도를 간략하게 요약하고, 약간의 행동을 요청하며 끝나야 합니다.
Thank you for your consideration of my suggestions. I look forward to an opportunity to discuss this matter further.
저의 제안을 고려해주셔서 고맙습니다. 저는 이 문제를 더 논의할 기회가 오기를 기대합니다.
공식적인 편지의 세부사항
다음과 같은 공식적인 주소 표현으로 시작하기:
Dear Mr, Ms (Mrs, Miss): 만약 당신이 편지를 쓰는 사람의 이름을 알고 있다면, 이렇게 쓰세요. 누구에게 편지를 쓰는지 모른다면, Dear Sir / Madam이나 To Whom it May Concern을 쓰세요.
Ms나 Miss를 사용하도록 특별히 요청받지 않는 한, 여성에게는 항상 Ms를 사용하세요.
첫째, 글쓰기에 대한 이유를 제시하세요. 만약 당신이 어떤 것에 대해 누군가와 편지를 교환하거나 정보를 요청하고 있다면, 다음과 같이 글을 쓰는 이유를 제시하면서 시작하세요.
- I am writing to inform you about …
…에 대해 알려드리려고 편지를 씁니다
- I am writing to ask/inquire about …
저는 …에 대해 물어보기 위해 편지를 씁니다.
- I am writing to ask about information for small businesses.
중소기업에 대한 정보를 물어보기 위해 편지를 씁니다.
- I am writing to inform you that we have not yet received payment for …
…에 대한 대금을 아직 받지 못하였음을 알려드리려고 편지를 드립니다.
종종 감사의 뜻을 표하기 위해 격식있는 편지를 쓰기도 합니다. 어떤 종류의 문의에 대한 응답으로 글을 쓸 때나, 면접, 추천, 기타 전문적인 도움을 받은 것에 대해 감사를 표하기 위한 글을 쓸 때 특히 그렇습니다.
여기 감사와 관련된 몇 가지 유용한 구절이 있습니다.
- Thank you for your letter of (date) inquiring about …
…에 대해 문의해 준 당신의 편지에 감사를 표합니다.
- We would like to thank you for your letter of (date) asking for / requesting information about …
우리는 …에 대한 정보를 요청하는 당신의 (날짜) 편지에 감사드립니다.
- In response to your letter of (date), we would like to thank you for your interest in …
귀하의 (날짜) 편지에 대하여, …에 관심을 가져주셔서 감사합니다.
예시:
- I would like to thank you for your letter of January 22nd requesting information about our new line of lawnmowers.
1월 22일 편지에 우리 회사의 새 잔디 깎는 기계에 대한 정보를 요청해 주어서 고맙습니다.
- In response to your letter of October 23, 1997, we would like to thank you for your interest in our new line of products.
1997년 10월 23일자 당신의 편지에 대해, 우리의 새로운 제품군에 대한 당신의 관심에 감사드리고 싶습니다.
도움을 요청할 때는 다음 구문을 사용하세요.
- I would be grateful if you could + verb
당신께서 ~한다면 감사하겠습니다.
- Would you mind + verb + ing
~해도 괜찮으실까요?
- Would it be too much to ask that …
~을 부탁드리면 무리일까요?
예시:
- I would be grateful if you could send me a brochure.
브로슈어를 보내주면 감사하겠습니다.
- Would you mind telephoning me during the next week?
다음 주 중에 전화 좀 해 주시겠습니까?
- Would it be too much to ask that our payment be postponed for two weeks?
저희의 지불을 2주 정도 연기해 달라고 부탁드리면 무리겠습니까?
다음 문구를 사용하여 도움을 주세요.
- I would be happy to + verb
~해서 기쁩니다.
- We would be pleased to + verb
~해서 기쁩니다.
예시:
- I would be happy to answer any questions you have.
당신의 질문에 기꺼이 답변해 드리겠습니다.
- We would be pleased to assist you in finding a new location.
새로운 장소를 찾는 데 도움을 드리겠습니다.
동봉 문서
일부 공식적인 편지에서는 문서 또는 기타 정보를 포함해야합니다. 동봉된 문서에 주의를 기울이려면 다음 문구를 사용하세요.
- Enclosed please find + noun
~을 동봉합니다.
- Enclosed you will find … + noun
~을 동봉합니다.
- We enclose … + noun
~을 동봉합니다.
예시:
- Enclosed you will find a copy of our brochure.
저희 브로슈어의 사본을 동봉합니다.
- Enclosed please find a copy of our brochure.
저희 브로슈어의 사본을 동봉합니다.
- We enclose a brochure.
저희 브로슈어의 사본을 동봉합니다.
참고: 공식적인 이메일을 작성하고 있다면, 이 표현을 사용하세요: Attached please find / Attached you will find.
맺음말
항상 여러분이 원하는 미래의 결과에 대한 어떤 요청이나 언급과 함께 공식적인 편지를 끝내세요. 몇몇 선택지에는 다음이 포함됩니다.
향후 만남에 대한 언급:
- I look forward to meeting / seeing you
당신을 만나기를 고대합니다.
- I look forward to meeting you next week.
다음 주에 뵙기를 고대합니다.
추가적인 도움에 대한 제안
- Please do not hesitate to contact me if you have any questions regarding this matter.
이 문제와 관련하여 궁금한 점이 있으면 주저하지 말고 연락 주세요.
- If you need any further assistance please contact me.
도움이 더 필요하시면 연락하십시오.
공식적인 편지 끝맺음
다음 문구 중 하나를 사용하여 편지에 서명을 하세요.
Yours faithfully,
Yours sincerely,
덜 격식적인 표현으로는 이렇게도 씁니다.
Best wishes.
Best regards.
타이핑된 이름 뒤에 손으로 편지에 서명해야 합니다.
블록 형식
블록 형식으로 쓰여진 공식 편지는 페이지의 왼쪽에 모든 것을 배치합니다. 당신의 주소 또는 회사 주소를 편지 왼쪽의 맨 위에 두세요. (또는 회사의 레터헤드를 사용하세요) 그 다음에 받는 사람 및 회사의 주소를 모두 페이지 왼쪽에 두세요. 키 리턴을 여러 번 누르고 날짜를 사용하세요.
표준 형식
표준 형식으로 작성된 공식 편지에서는 개인 주소 또는 회사 주소를 편지의 오른쪽 맨 위에 둡니다. 받는 사람 또는 회사의 주소를 페이지 왼쪽에 적으세요. 주소와 정렬하여 페이지 오른쪽에 날짜를 기입하세요.
원문링크
의역 및 오역이 포함될 수 있습니다. 수정해야할 부분이 있다면 부드럽게 지적해주세요.
위 글은 외국어 학습 모바일 애플리케이션 <레드키위>를 개발하는 스타트업 (주)하얀마인드의 도움을 받아 작성되었습니다.
