Design Sprint — Senjata Ampuh Buat Startup
Metode ini dibuat oleh mantan GV — Google Venture — design partner — Jake Knapp. Dimulai dari tahun 2010 sejak dia terlibat project di google dengan team yang ada di chrome, search dan google X. Kemudian dilanjutkan ketika Jake bergabung dengan Google Venture. Penyempurnaan metode ini terjadi di GV karena lebih dari 150 startup yang ada menggunakan metode ini untuk mendapatkan solusi cepat dan dapat langsung divalidasi.
Ketika tahun 2013, saat itu saya masih bekerja di salah satu R&D Samsung di Indonesia dan pada tahun itu kita struggle untuk menemukan model dan design aplikasi customer-centric. Ditengah diskusi dan pembangunan aplikasi ini, saya eksplorasi berbagai model dan tanpa sengaja menemukan artikel di fastcompany.com dengan judul how to conduct your own google design sprint.
Pada saat itu bersama dengan teman saya Handaru, kita mencoba metode ini hanya berbekal panduan artikel tersebut. Kita melakukan first-trial Design Sprint untuk revamp aplikasi yang sedang di develop saat itu. Tanpa diduga iterasi design sprint pertama sangat fresh dan menghasilkan ide-ide yang tidak pernah keluar sebelumnya. Seperti yang pernah disebut oleh Jake Knapp —
The most successful ideas tended to come from individuals, not groups
Dan memang ide fresh dan brilian datang dari individu yang kita tidak duga sebelumnya.
Keberhasilan metode ini kemudian dipakai menjadi role-model untuk memecahkan masalah kecil sampai besar dan mendapakan solusi untuk itu yang kemudian di validasi langsung ke user/customer.
Metode ini sempat saya tulis menjadi beberapa artikel berikut:
Design Sprint : Define product in less than a week
Design Sprint(0) : Preparation
Kumpulan artikel ini dirangkum ke dalam buku saya dengan selfpublishing di nulisbuku.com tahun 2014.
Empat tahun kemudian semenjak Jake Knapp memuat artikel design sprint di internet — terbit buku Sprint karya Jake Knapp tahun 2016. Banyak penyempurnaan dan revisi metode ini semenjak 2012. Berdasarkan pengalaman setelah menggunakan design sprint ini puluhan kali, penyempurnaan lebih kearah kemudahan teknik dan struktur yang lebih ringan.
Kita akan jabarkan secara singkat metode Design Sprint yang baru ini. Step Design Sprint tetap terdiri dari 5 bagian, dan sebelumnya tetap terdapat fase persiapan.
Set the Stage
Fase persiapan disebut dengan istilah Set the Stage. Hal yang paling penting adalah menyiapkan tantangan berupa materi yang akan kita selesaikan, sebaiknya tantangan ini cukup besar untuk ditemukan solusinya. Lamanya waktu design sprint bergantung seberapa besar challange yang mau diajukan.
Pada fase ini juga kita, rekruit team dengan skill dan area yang berbeda-beda dari sesuai kebutuhan. Dan seperti biasanya siapkan tempat dan supplies untuk design sprint. Persiapkan juga kandidat 5 customer untuk di interview pada fase akhir — test.
(1) Monday : Map
Hari pertama kita melakukan mapping, dimulai secara terstruktur untuk membangun fondasi dan mendapatkan fokus untuk satu minggu sprint yaitu target untuk dilakukan design sprint selama satu minggu.
Berikut checklist aktifitas step pertama:
- Pengenalan perkenalan
- Penjelasan singkat sprint
- Definisikan tujuan jangka panjang
- Buat List pertanyaan yang berkaitan dengan challange yang telah ditetapkan
- Gambar dan buat Map, dengan cara list customer dan key player di sebelah kiri, kemudian gambar flow, event atau moment sampai tujuan tercapai. Map bisa dalam bentuk block diagram atau flow chart.
- Interview Experts. Lakukan interview experts oleh team sprint, gali mengenai vision, customer research, business proses.
- Reframe masalah-masalah yang telah dilihat sebagai suatu opportunity dengan cara How Might We notes (HMW). Tulis satu ide per sticky notes. Lakukan sekitar 10 menit. Tulis sebanyak- banyaknya.
- Setelah melakukan HMW, tempel sticky notes di whiteboard, fasilitator akan mengorganisir ide-ide yang mirip.
- Vote HMW notes, setiap orang punya 2 kesempatan untuk menempelkan vote dengan dot label sticker.
- Hasil akhirnya adalah HMW notes pemenang akan dimasukan kedalam map yang sudah digambar diawal.
- Berikutnya adalah pilih target yang akan kita lakukan untuk dicarikan solusi dan divalidasi dari map yang telah digambar. Pilih target yang paling penting, namun decider dapat juga memutuskan.
(2) Tuesday : Sketch
Hari kedua atau step kedua, lebih mengarah kepada solving the problem. Cara yang dipakai bukan dengan brainstorming namun lebih ke individual thinking yang dituangkan kedalam sketch secara detail.
Namun sebelum melakukan sketch, ada tambahan aktifitas untuk mendapatkan gambaran product lain menyelesaikan masalah yang hampir mirip yaitu dengan cara lightning demos. Lakukan explorasi demo per product tiga menit. Tujuan dari lightining demos untuk menambah cakrawala berfikir mengenai problem solution yang telah ada.
Setelahnya baru kita akan melakukan 4 step sketch sebagai berikut:
- Notes. Dua puluh menit secara individu menulis berbagai hal yang dapat dikumpulkan dari apa saja yang telah dibahas di hari pertama seperti, maps, interview dengan experts, HMW, lighting demos dan mungkin catatan yang ada. Buat notes di kertas atau bisa menggunakan sticky notes.
- Ideas. Dua puluh menit, mulai munculkan ide-ide secara garis besar. Bisa mulai membuat mind map dari notes yang telah dibuat. Hubungkan satu sama lain, bisa dibuat gambar atau apapun yang dapat memunculkan ide-ide.
- Crazy 8s. Delapan menit, lipat kertas A4 menjadi 8 bentuk frame. Kemudian ditiap-tiap frame lakukan variasi sketch dari ide-ide terbaik yang telah dipikirkan. Ide-ide yang secara garis besar diturunkan secara detail kedalam tiap frame, sketch 1 menit untuk setiap frame.
- Solution sketch. Tiga puluh menit, buat tiga-panel sketch storyboard. Setiap panel berupa design dan flow yang sangat jelas (self-explanatory). Keep it anonymous, jangan diberi nama. Solusi ini akan dipajang dan diperlihatkan ke tim. Buat semaksimal mungkin sketch storyboard yang dapat dimengerti dan menarik sehingga tim member lain tertarik dengan ide kita.
(3) Wednesday : Decide
Hari ketiga atau step ketiga ini, kita sudah memiliki banyak solusi yang telah dibuat. Sekarang saatnya untuk memutuskan solusi mana yang terbaik dan paling favorit.
Untuk itu pada step ini, kita menggunakan konsep lima step sticky decision yang dapat menemukan solusi yang terbaik sebelum diputuskan final oleh decider.
Berikut 5 step sticky decision:
- Art Museum, solusi yang telah dibuat dipajang di dinding atau whiteboard seperti layaknya pameran seni lukisan.
- Heat Map, masing-masing orang review sketch yang dipajang tanpa diskusi. Setelah review, setiap orang mendapat kesempatan memilih 3 ide yang menarik dengan menempel dot stickers.
- Speed Critique, tiga menit per sketch. Diskusi highlight untuk setiap solusi. Setiap selesai penjelasan sketch, fasilitator meyakinkan kembali apakah ada hal yang belum jelas.
- Straw Poll (Vote), setelah penjelasan singkat, setiap orang diberi kesempatan untuk memilih satu ide paling favorit dengan dot sticker yang besar.
- Supervote, berikan tiga dot sticker yang besar kepada decider dan beri penanda. Dan jelaskan kita akan prototype pilihan dari decider.
Terlihat pilihan paling favorit dan merupakan kandidat pemenang yang akan dibuat prototype. Namun sangat mungkin terjadi konflik dimana terdapat lebih dari satu favorit, sehingga akan dibuat lebih dari satu prototype.
Berikutnya adalah menurunkan solution sketch yang terpilih menjadi sebuah storyboard. Storyboard digunakan untuk merancang prototype. Berikut caranya:
- Gambar grid besar di whiteboard, kurang lebih terdiri 15 kotak di whiteboard.
- Pilih dari scenario awal, sebagaimana customer yang normal memakai product kita.
- Isi semua storyboard. Pindahkan sketch yang ada kedalam storyboard.
(4) Thursday : Prototype
Kita akan membangun prototype yang real sesuai dengan storyboard sehingga kita dapat simulasi product yang kita harapkan ke customer.
Filosofi dari design sprint prototype ini adalah fake it till you make it.
Aktifitas apa saja yang dilakukan di step ini, berikut checklist-nya:
- Pilih tool yang tepat, jangan pakai tool harian, karena tool yang biasa digunakan lebih untuk kualitas.
- Bagi tugas diantara team sprint. Assign roles: maker/designer, penulis, tukang jahit(yang menyatukan) dan penyatu, interviewer dan lain-lain.
- Prototype!
- Satukan semuanya
- Lakukan percobaan dan finalisasi prototype
- Persiapkan semua hal tentang interview untuk next step — Test!
(5) Friday : Test
It’s time to put that prototype to the test! Berikut persiapan yang dilakukan di step ini:
- Siapkan dua ruangan
- Siapkan peralatan dan perlengkapan
- Siapkan video stream
- Interview customer untuk mendapatkan semua feedback secara langsung ataupun tidak langsung
- Di ruangan terpisah dimana team design sprint berkumpul, gambar grid yang beberapa kolom yang isinya nama customer, kemudian baris berupa bagian-bagian prototype
- Selama interview, team design sprint melihat video stream interview dan mencatat semua hal yang penting
- Setelah interview selesai, tempel catatan-catatan sesuai kolom dan baris yang telah dibuat di whiteboard
Setelah Test selesai, diskusi mengenai :
- Cari pattern yang terlihat dari customer ketika menggunakan prototype product kita. Beri label positif, negatif atau netral dari catatan-catatan tersebut
- Wrap up. Review long term goal dan pertanyaan-pertanyaan yang sudah dibuat di hari pertama pada step map. Bandingkan dengan pattern yang ditemukan. Selanjutnya putuskan apa selanjutnya yang akan dilakukan setelah design sprint ini selesai.
Komperhensif dan Praktis menjadi kunci efektifitas dari design sprint. Namun konsep dan metode ini harus diyakinkan kepada para penanggung jawab dan pengambil keputusan seperti CEO, founder or kepala divisi.
Beberapa tips dan trik untuk meyakinkan untuk dapat mempraktekkan design sprint di startup dan perusahaan di tempat kita:
- Share video 90 second video
- Share tulisan artikel Jake Knapp “Stop Brainstorming”
- Meminta kepada team untuk mencoba metode sederhana ketika membahas masalah dan untuk menemukan solusi dengan cara Lightning Decision Jam.
- Share juga perusahaan dan startup yang telah menggunakan Design Sprint didalam menemukan solusi terbaik untuk user didalam product mereka, seperti google, slack, medium, airbnb, dropbox, facebook, McKinsey, IDEO dan lain-lain.
Dan yang paling penting, sesuaikan keadaan dan waktu yang tepat. Jika waktu tidak tepat, jangan dipaksakan. Jika kita cukup sabar dan selalu membantu, pasti waktunya akan datang.
