Diskusi Sehat dengan Lightning Decision Jam — LDJ

Chaos, bingung, confuse, pusing dengan issue dan problem mengenai bisnis, operational, product. Pernah diposisi ini? Jawabanya pasti pernah apalagi di startup.

Umumnya akan ada diskusi brainstorming untuk mencari solusi. Dan pada umumnya diskusi-diskusi yang tajam akan terjadi dimana suara yang paling besar atau pangkat yang akan berbicara dan menang. Juga pada umumnya diskusi sering pada posisi deadlock, tidak ada solusi dan stack no clue.

Belum lagi pembahasan terkadang melebar kekanan kekiri keatas kebawah. Tidak fokus pada masalah, menyebabkan waktu habis kurang efektif.

Solusi yang dihasilkan dari brainstorming akan lebih cendrung win-win solution untuk mengakomodasi beberapa pihak. Solusi yang solid, bold, efektif dan efesien jarang akan dihasilkan dari brainstorming.

Penyebab utama dari kurang efektif brainstorming ini yaitu ada dua hal:

1. Teknik komunikasi penyampaian pendapat yang tidak imbang didalam suatu forum. Banyak pendapat yang belum disampaikan sampai selesai sudah dijegal tanpa dipahami terlebih dahulu.

2. Tidak tersturuktur sesi brainstorming, sehingga mudah terganggu dan hilang fokus.

Berangkat dari problem-problem ini, muncul teknik-teknik baru untuk bertukar pikiran dan menemukan solusi.

Salah satunya adalah Lightning Decision Jam (LDJ). Keywordnya adalah listening and understanding. Kemasan LDJ sangat menarik, karena tahapan exercise interaktif dengan timebox, kombinasi antara open dan fokus. Berikut tahapan-tahapan Lightning Decision Jam (LDJ) :

1. Start with Problem (5 menit)
2. Present the Problem (5 menit / orang)
3. Select the problems to solve ( 5 menit )
4. Reframe the problem to standardised format How Might We (5 menit)
5. Produce solutions (5 menit)
6. Votes solutions (10 menit)
7. Prioritise solutions (30 detik)
8. Decide what to execute (10 menit)
9. Turn solutions into actionable tasks (5 menit)

Total waktu diperlukan untuk membahas permasalahan dan mendapatkan solusi yang terukur hanya dalam waktu kurang lebih 1 jam.

Sebelum memulai exercise ini dibutuhkan beberapa hal sebagai berikut :

• Post-it yang berukuran besar dan sedang
• dot-sticker (ex: Tom-Jerry) untuk vote
• Alat tulis seperti pulpen, pensil dan penghapus
• Moderator / fasilitator
• Group / team yang terkait
• Topik yang akan dibahas harus sudah jelas, contohnya bagaimana flow yang tepat untuk proses checkout, bagaimana improve sales, bagaimana improve proses hiring, bagaimana mendapatkan user funnel yang baik, dan lain-lain

Start with Problem (5 menit)

Step pertama adalah masing-masing orang menulis problem-problem di post-it tanpa ada diskusi. Mulai dari permasalahan yang sangat mengganggu sampai yang tidak terlalu mengganggu. Dan tentu saja harus ada hubungan dengan topik yang telah ditentukan diawal.

Contoh problem-problem yang ditulis di post-it

Waktu dibatasi hanya 5 menit supaya dengan waktu yg pendek ini mengkondisikan team untuk fokus memikirkan permasalahan yang terkait dengan topik dan jelas.

Setelah waktu habis, moderator mengarahkan team untuk menempelkan post-it di dinding, kaca atau whiteboard.

Present the Problem (5 menit / orang)

Setelah semua post-it ditempelkan, saatnya untuk setiap orang menjelaskan problem yang ditulisnya.

Waktu yang dibutuhkan untuk masing-masing orang adalah hanya 5 menit. Dengan waktu yang pendek ini memaksa orang untuk menjelaskan secara singkat dan yang esensial saja. Tidak boleh ada tanya jawab atau komentar di sesi ini, yang hanya diperbolehkan berbicara hanya orang yang mempresentasikan permasalahan mereka.

Peran moderator untuk menjaga sesi ini untuk tidak boleh ada diskusi, sehingga semua orang mendengar dan memahami permasalahan yang ada.

Select the problems to solve ( 5 menit )

Selanjutnya adalah, moderator akan memberikan masing-masing orang 2 dot sticker untuk memilih problem mana yang paling tepat dan worth untuk diselesaikan. Boleh memilih problemnya, boleh juga menggunakan 2 vote-nya didalam satu problem, jika memang problem tersebut benar-benar sangat kuat mengganggu.

Selanjutnya adalah, moderator akan langsung mengurutkan problem berdasarkan jumlah vote yang terbanyak.

Pada sesi ini moderator harus menjaga sesi untuk tidak memperkenankan diskusi. Dan tentu saja time-sensitif, hanya 5 menit.

Reframe the problem to standardised format How Might We (5 menit)

Problem yang ditulis bentuknya freeform, untuk memudahkan mendapatkan solusi, moderator akan merefrase problem kedalam bentuk standar.

Refrase problem yang hanya di vote saja, diskusi ringan akan terjadi namun hanya lebih kearah menulis ulang problem memakai konsep How Might We (HMW).

Contohnya:

Problem — Saya tidak mengetahui apa saja yang terjadi di project x

Refrase — HMW make sure everyone stays in the loop with all running projects.

Produce solutions (5 menit)

Sekarang problem yang sudah direfrase menjadi bentuk HMW sesuai urutan vote terbanyak ditempel dari kiri kanan menjadi bentuk baris horisontal.

Selanjutnya dalam waktu 5 menit masing-masing orang menuliskan solusi dengan versi masing-masing kedalam post-it.

Moderator mengarahkan untuk menulis solusi dari problem yang paling penting dan paling banyak di vote.

Setelah 5 menit, solusi-solusi tersebut ditempel secara vertikal dibawah post-it problem.

Votes solutions (5 menit)

Sekarang saatnya untuk memilih solusi yang terbaik. Moderator akan memberikan 6 dot-sticker kepada masing-masing orang.

Diberikan kesempatan waktu 5 menit membaca dan memahami solusi, jika ada solusi yang bagus dan akan sangat kuat untuk memecahkan problem tersebut, silahkan untuk dipilih.

Prioritise solutions (30 detik)

Kembali akan terlihat solusi favorit dilihat dari jumlah banyaknya dot-sticker yang menempel di post-it solusi.

Moderator harus cekatan untuk membentuk urutan solusi berdasarkan jumlah vote terbanyak.

Decide what to execute (10 menit)

Selanjutnya solusi yang mendapat vote yang banyak secara berurutan diukur dengan 4 konsep quadran dengan dimensi impact dan effort.

1. Impact tinggi Effort rendah
2. Impact tinggi Effort tinggi
3. Impact rendah Effort rendah
4. Impact rendah Effort tinggi

Moderator secara proaktif menggambar 4 quadran ini dan memulai diskusi untuk menempatkan solusi-solusi tersebut.

Area hijau adalah solusi yang akan langsung dipilih yaitu impact tinggi dan effort rendah.

Sedangkan yang bukan termasuk di green area, bisa saja dimasukkan kedalam to-do list atau backlog.

Turn solutions into actionable tasks (5 menit)

Solusi yang terpilih di sweet spot (green area) akan diambil dan meminta kepada yang menulis solusi tersebut untuk menulis tahapan-tahapan yang harus dilakukan untuk mewujudkan solusi tersebut yang dapat dieksekusi dalam waktu 1–2 minggu.

Action item ini nantinya dapat disimpan dibacklog dan siap untuk dijalankan.

Demikian teknik efektif untuk membahas suatu topik beserta masalah-masalahnya, yang kemudian dicarikan solusi yang dapat diaplikasikan dengan cepat.