Bienvenue sur Slack

Tout le monde, des entreprises aux amateurs, jusqu’aux partis politiques, utilisent Slack pour discuter, collaborer, réseauter facilement et agréablement.

Vous voulez en savoir plus sur Slack ? Voici une FAQ rapide:

Qu’est-ce que Slack ? Slack est une startup valorisée à 3 milliards de $ et basée à San Francisco. Slack est un des meilleurs produits de chat dans le monde.
Combien de personnes utilisent Slack ? Plus de 2,3 millions de personnes utilisent Slack tous les jours.
Pourquoi est-Slack génial ? Vous pouvez partager quasiment tout: emojis, liens, vidéos, fichiers (Google Drive, Dropbox…), photos, gifs, etc. Vous pouvez également facilement configurer les notifications de Twitter et d’autres services, qui sont postés directement dans les chaines de chat.

La mise en place

L’inscription sur Slack est totalement gratuite, le service n’impose que la saisie d’une adresse e-mail valide pour créer un premier groupe de travail.

Dès l’inscription, Slack demande au nouvel utilisateur de créer un groupe de travail auquel il attribue une URL : thecornerteam.slack.com par exemple. Il est ensuite demandé si on veut restreindre les adresses des futurs membres à un nom de domaine précis.

Un outil gratuit dans certaines limites

Slack va ensuite envoyer des invitations à l’ensemble des adresses e-mail que le créateur du groupe de travail va lui soumettre. Reste à choisir, enfin, son nom de connexion, et un mot de passe. Puis, le groupe de travail est pleinement opérationnel.

L’outil reste gratuit dans certaines limites et ne requiert pas de numéro de carte bancaire pour démarrer. Voici en huit grandes étapes, un tour d’horizon des principales fonctionnalités de Slack, pour démarrer rapidement.

Le desktop Slack

Dès que l’on est connecté, on accède au bureau Slack. En marge gauche apparaissent les “Channels”, les messages directs, les groupes privés auxquels on appartient. Le centre de l’écran est encore vide, c’est là que viendront s’afficher l’ensemble des messages et contenus partagés par votre communauté, à la façon d’une timeline Facebook ou Twitter.

Par défaut, en tant que créateur de cette “Team” dans le jargon Slack, vous en êtes l’administrateur. Il vous est donc possible de personnaliser en partie ce bureau avec les quelques thèmes disponibles (ou plus ici), mais surtout vous avez la possibilité d’activer, ou pas, le système de notification temps réel, mais aussi de visualiser dans le navigateur les fichiers et médias qui seront partagés par le groupe de travail.

Les channels Slack

La notion la plus importante dans le mode de collaboration tel que le conçoit Slack, c’est le “Channel”. Il s’agit de tags façon Twitter que chaque utilisateur peut créer et auxquels les autres membres peuvent s’abonner à leur tour. Deux “Channels” sont créés par défaut : #general pour diffuser des informations générales à tous les membres d’un groupe, et #random pour partager des informations informelles, non liées au travail du groupe.

Créer un Channel est simple : on saisit un mot clé, un court descriptif fonctionnel et le Channel est prêt à accueillir des contenus. Attention, pour l’instant Slack ne supporte pas les accents et bon nombre de caractères spéciaux dans les noms et descriptifs. Le Channel est la clé de la collaboration sous Slack, c’est avec ses hashtags qu’on va séparer les contenus des divers projets sur lesquels on est amené à partager des données. Au besoin, il est possible de convertir un Channel en groupe privé. Comme son nom l’indique, le groupe privé est réservé à quelques utilisateurs seulement dont les discussions ne peuvent être consultées par les autres membres.

Que partager sur Slack ?

Dès qu’un Channel est configuré, on peut librement chatter avec tous ceux qui suivent le Channel, à la manière d’un twitter privé. On peut bien entendu aller plus loin, et partager des fichiers de toutes natures, depuis des images, des fichiers bureautiques, des pdf, des fichiers zip, etc.

Chaque fichier peut être commenté et téléchargé par les membres du groupe. Un bémol cependant, on ne peut pas visualiser directement dans l’interface un fichier pdf ou Word. Il n’est pas possible non plus de faire de coédition en ligne sur un document.

Une autre manière de publier du contenu sur Slack, c’est de rédiger un billet, à la façon d’un WordPress. Celui-ci sera lisible par tous les membres. Par contre l’éditeur est primitif et seul l’auteur peut le modifier. Là encore impossible de travailler à plusieurs sur un même texte.

Enfin, les Snippets intéresseront plus particulièrement les développeurs puisqu’ils permettent de partager un bout de code. Celui-ci vient s’insérer dans le fil de discussion avec sa coloration syntaxique. Un bon moyen de discuter d’un bug ou d’une optimisation possible si la fonction n’est pas trop longue.

La puissance des intégrations

Slack offre déjà un grand nombre d’intégrations avec des services cloud complémentaires. Par défaut, le compte Slack de chaque utilisateur est connectable à un compte Google Drive.

Plusieurs autres outils sont proposés par Slack. Plus de 160 sont actuellement en ligne. Au programme : des connecteurs vers Dropbox (cloud), Google+ Hangouts (chat video), MailChimp (emailing), IFTTT (automatisation) ou Twitter. Slack propose par ailleurs un annuaire d’entreprise qui permettra de gérer les droits d’accès des salariés à l’ensemble des possibilités de la plateforme et de ces apps tierces. L’éditeur a aussi sorti un outil open source (baptisé Botkit) pour permettre de créer ces intégrations.

Enfin, plusieurs connecteurs permettent de personnaliser le service et surtout de l’intégrer à d’autres applications.

Piloter les comptes utilisateur

A tout moment, l’administrateur d’un groupe de travail peut inviter de nouveaux membres par envoi d’e-mail. Il a aussi la possibilité de promouvoir un utilisateur au statut de propriétaire du groupe ou, a contrario, à celui d’utilisateurs “restreints”. Ce mode n’est accessible que lorsque l’administrateur opte pour un compte payant. Dès lors, il gagne le droit de limiter l’accès de certains utilisateurs à quelques Channels et groupes privés seulement.

En mode gratuit, Slack est limité à 5 Go de stockage, 5 intégrations, et le moteur de recherche se limite aux 10 000 derniers messages. Pour faire sauter ces limites, il faut souscrire à un abonnement “Standard”, facturé 6,67 dollars par utilisateur et par mois, ou le compte “Plus”, proposé à 12,5 dollars par utilisateur et par mois. Selon le forfait choisi, Slack propose un support utilisateur, l’authentification Google ou le Single Sign-On SAML 2.0.

Gérer les contenus

L’un des atouts de Slack, c’est son moteur de recherche. Tous les contenus chargés par les utilisateurs dans les groupes de travail sont bien évidemment indexés, et le moteur de recherche est un excellent outil pour naviguer dans ces contenus.

Le moteurs offre de multiples options de recherche avec des opérateurs de conversation pour filtrer les auteurs, les Channels, les groupes, des opérateurs temporels, ou encore des filtres sur les propriétés du document.

Outre la gestion des comptes utilisateurs, Slack offres quelques fonctionnalités qui permettent aux administrateurs de gérer le bon fonctionnement de leurs communautés. Ceux-ci peuvent notamment définir les permissions accordées par défaut aux utilisateurs comme par exemple définir qui a le droit de créer des Channels, des groupes, qui a le droit d’éditer ou supprimer des messages, qui peut mettre en place des intégrations. On peut aussi accorder ou restreindre l’accès aux statistiques d’activité de la plateforme.

Enfin, il est possible d’exporter l’ensemble des messages (publics) échangés dans un Channel dans un fichier JSON.

Un service multiplateforme

Slack est utilisable depuis n’importe quel navigateur web, avec notamment un système de notification temps réel très efficace. Les utilisateurs de Mac, PC et Linux disposent en outre d’une application dédiée à chaque système d’exploitation.

Les applications reprennent les mêmes fonctionnalités et le même design que le service web, en y ajoutant diverses améliorations de détail. Bien évidemment, Slack est accessible sur smartphone, avec des applications gratuites pour Android et iOS. On peut même créer un espace collaboratif Slack sur son smartphone, néanmoins les fonctions de gestion du groupe de travail n’ont pas été transposées sur mobile.

Dès que l’on se connecte à Slack sur mobile, on retrouve son flux de message en plein écran, avec un Slide Menu à gauche reprenant tous ses Channel, ses messages et groupes, ainsi qu’un menu à droite qui porte sur les contenus. C’est ce menu qui donne accès aux fichiers téléchargés par le groupe, les billets, Snippets, images. On peut y retrouver les contenus que l’on a aimé (Starred Items), retrouver aussi l’annuaire du groupe.

A noter le rôle clé du monteur de recherche en situation de mobilité. Le moteur de l’application mobile est temps réel, il délivre des réponses au fur et à mesure que l’on tape la réponse. En outre, il distingue les messages, mais aussi les fichiers qui contiennent le terme recherché.

Quelque tips pour se lancer

  • L’intégration de/giphy n’est pas une option ;)
  • Les channels représentent les différentes “pièces” de votre groupe de conversation Slack. Vous débutez automatiquement avec un chan #general et un chan #random.
    Renommez #general en #annonces et réglez-le de sorte à ce que seuls les administrateurs puissent poster dedans. Toute personne qui rejoindra votre Slack sera automatiquement mis dans ce chan, en vous offrant une excellente façon de garder votre communauté dans la boucle et de l’engager.
  • Testez les bots, ils automatiseront toute sortes de tâches que vous leur attribuerez : notes de frais, prise de RDV… (Voici une page recensant les meilleurs bots disponibles)
  • Utilisez la fonction “Star this Channel” où “Star this Conversation” pour mettre en favori et en haut de liste les personnes ou canaux que vous suivez particulièrement.
  • Ne sur-modérez pas, Slack est un outil de dialogue au service de la culture d’entreprise.
  • N’abusez pas des @here @channel et @everyone. Les notifications intempestives engendrées peuvent être particulièrement agaçantes :)
  • Ne créez pas trop de channels au début, ajoutez les selon les besoins, modifiez-les titres, les descriptions pour les rendre pertinentes, de temps en temps fermez (archivez) celles qui ne fonctionnent plus, qui “dorment”…
  • Engagez, discutez, échangez, partagez, amusez-vous avec Slack :)

(sources : http://www.journaldunet.com/solutions/saas-logiciel/tutoriel-slack/ / https://medium.com/hamster-pad-magazine/how-to-create-setup-grow-a-highly-engaged-community-with-slack-b12c1d715f1f#.dv45jq5dq / https://medium.com/@slackhq/11-useful-tips-for-getting-the-most-of-slack-5dfb3d1af77#.40alatvbz)

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