多數的職場工作者，或多或少都有碰過專案管理。只要是執行一項任務，從規劃、分工、確認步驟、安排時程、實際執行到完成，就是專案管理中最基本的雛形。
而主導專案的人，就是專案經理。
用 PMI 機構在 PMBOK 中訂立的標準來說，專案管理會經過 IPEMC 五階段，分別是：
- Initiate — 啟動專案，基本的像是合約、利害關係人、專案的大致範圍/預算/期程等等，在這個階段就要設定好。
- Planning — 規劃專案，就專案架構來設定執行細節，比如詳細的工作範圍、人力配置、成本控管、風險分析….等等。
- Execution — 實際執行，過程中要導入品質控管的標準與流程，確保每項交付成果都能符合。而專案經理必須完全掌握所有進度與狀況。
- Monitoring — 隨時監控。這裡指的不是緊迫盯人，而是要在規劃的範圍內，確保每個人、每件事都在軌道上，如果沒有，必須要找出根因與解決方案，這樣專案才能持續進行。
- Closing — 結束專案。完成任務後，召集團隊，把過程中的優缺點記錄下來，優點可作為之後專案執行的規範、準則；對於缺點，則必須找出原因以及改善方案，避免未來重蹈覆徹。
長年擔任專案管理工作，最常被問到，最關鍵也最重要的事情有哪些？
以我個人經驗，在啟動專案前，以下三件事必須要被清楚定義：
- 明確界定專案工作範圍 — 攸關接下來要設定的任務以及工作分配，避免過程中浪費人力與時間做不必要的事
- 確實盤點資源 — 清楚列出專案所需的人力、費用、時間、軟硬體等等
- 分配工作項目與職責 — 又稱 work breakdown structure（WBS)，這一關最重要，等於是將前面已掌握的訊息，一同彙整進來，清楚知道什麼人在什麼時間該完成什麼事項、每個階段的里程碑、該配合的資源有哪些。這些情報，對於專案經理來說，是掌握全局的關鍵。
最後，專案經理自己要有貫徹整個專案的堅強意志。
執行過程中，肯定會出現各式各樣的挑戰與突發狀況，身為專案負責人，除了要有強大的心理素質之外，還要視情況隨時調配時程、人力等各項資源，因此更必須具備溝通協調、整合調度的軟實力，這往往比技術方面的硬實力重要許多，也是成就專案的關鍵。
看到這裡，可能有些人會想像，專案經理是站在高位、呼風喚雨的大將軍，但我必須潑盆冷水 — 在這個位子的人，比較像是管家！（可能我的比喻還稍微奢華了些）
如果你有看過影集「唐頓莊園 Downton Abbey」，劇中管家 Charles Carson 以嚴謹的標準，指揮調度各項職能的團隊，完成莊園裡的大小事並化解紛爭，有時候必須要自己跳下去把手弄髒、解決問題；對待家族成員則是忠心恭敬，卻又必須在關鍵時刻提出建言，簡直就是專案經理的寫照。
專案經理，往上要對老闆、客戶與相關利害關係人負責，所帶領的專案團隊成員可能是來自不同部門，大家有各自的任務、在乎的利益，與打不開的心結，要如何讓大家齊心為目標努力，當中的每個細節與議題，都是對專案經理的層層考驗。
之後會陸續再跟大家分享幾個我自己經手的真實案例，敬請期待。
