15 Schritte zum perfekten Start mit Evernote

Phase 1: Wähle deine Werkzeuge



A. Evernote. Evernote ist das zentrale Element meines papierfreien Lebens. Hier speichere ich ALLES, und viel wichtiger ist, hier finde ich alles was ich mit dem Desktop-Client, mit Telefon, Tablet, dem Evernote WebClipper, den Evernote Companion Apps und einigen Drittanbieter Apps täglich an privaten und geschäftlichen Informationen sammle.

Evernote gibt es in drei verschiedenen Ausführungen.

Du hast die Wahl zwischen diesen Optionen:

  • Evernote. (kostenlose Version).
    60 MB Upload. Eignet sich besonders gut um ein erstes Gefühl dafür zu bekommen, was Evernote alles kann. Besonders dann, wenn du Evernote noch nie vorher benutzt hast, und du dir noch nicht sicher bist, wie du es am besten für dich einsetzen kannst.Es ist ausreichend für Nutzer, die Evernote primär dafür nutzen Ideen und Tasklisten festzuhalten.
  • Evernote Premium. ($5/Monat oder $40/Jahr).
    Du hast Zugriff auf großartige Funktionen, die für die professionelle und ernsthafte Nutzung essentiell sind. Du erhältst eine Upload Kapazität von monatlich 4 GB, die Möglichkeit offline Notizbücher einzurichten (absolut essentiell für das sichere Verwahren sensibler Dokumente) OCR gestützte Suche, damit du auch innerhalb von Bildern, PDF und anderen Anhängen suchen kannst, PDF & Foto Markup wenn du Skitch (Evernote’s screen capture und Markup Tool) nutzt. Erhöhte Sicherheit durch Passcode Lock und 2 Wege Authentifizierung. Teilen und Zusammenarbeiten ist erst mit Premium wirklich möglich.
  • Evernote Business. ($10/Nutzer/Monat).
    Die ideale Lösung für Unternehmen, Freelancer und Selbständige, die mobil und papierfreier arbeiten wollen. Es bietet die Möglichkeit Notizen in der Unternehmensbibliothek mit allen Mitarbeitern zu teilen. Alle Informationen die über den Business Account eingetragen werden bleiben auch dann in der Unternehmensdatenbank wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen oder das Projekt verlässt. Das Schlüsselwort das EVERNOTE hier immer wieder anbringt ist Ownership. Bis zum Ende des Jahres wird die Funktion WorkChat integriert, die die unternehmensinterne Nutzung von E-Mails (endlich) ein Ding der Vergangenheit werden lässt.
    Jeder Business Nutzer verfügt über 4GB/Monat privaten Upload und 2 GB/Monat Business-Upload. Evernote Business bietet auch eine Integration mit SalesForce.

Wenn du also noch keinen Evernote Account hast, kannst du dich hier anmelden und du erhältst kostenfrei einen Monat Evernote Premium. So kannst du in den nächsten vier Wochen alle deine liegen gebliebenen Dokumente in Evernote einpflegen, ohne dir Gedanken darüber zu machen, dass du die Uploadgrenze von 60 MB des kostenlosen Accounts bei deinem Evernote Start überschreitest. Die Anmeldung geht schnell und einfach. Nach Ablauf des Premium Monats wird dein Account auf den kostenlosen Evernote Plan zurückgestellt und die Nutzung ist dann weiter kostenfrei.


B. Wähle deinen Scanner. Nachdem ich einige Zeit mit einem Multifunktionsgerät von EPSON gearbeitet habe und über Epson Connect zu Evernote gescannt habe. Einige der in der nächsten Infobox aufgeführten Eigenschaften bot dieser Scanner nicht, deshalb nutze ich jetzt den Fujitsu ScanSnap iX500. Es gibt sehr viele Scanner auf dem Markt, und es kann schwierig werden den geeigneten Scanner für deine Anforderungen zu finden. Um herauszufinden, welches Gerät für dich am besten ist, solltest du nach folgenden Kriterien entscheiden.

  • Ist das Gerät nahtlos mit Evernote nutzbar? Der ScanSnap iX500 lässt sich über einstellbare Profile für das Scannen von Fotos, Kassenbelegen, Standarddokumenten und das scannen von Visitenkarten einstellen und die digitalisierten Papiere können automatisch an Evernote geschickt werden.
  • Wieviel Papier wirst du scannen? Anfangs wirst du sehr viele Dokumente scannen. Wenn du dann alle Papiere gescannt und entweder entsorgt oder in einem Ordner für den späteren Gebrauch archiviert hast, wirst du den Scanner seltener benutzen. Wenn du deinen Scanner nur für private Zwecke nutzt, wirst du wöchentlich nur noch eine sehr überschaubare Anzahl an Dokumenten scannen.
  • Kann der Scanner einen Duplexscan in einem Zug durchführen? Um nicht wertvolle Zeit beim scannen zu verlieren, ist dies eine Eigenschaft über die das Gerät unbedingt verfügen sollte.
  • Kann der Scanner mehrere Seiten aufnehmen? Einige Scanner nehmen nur einzelne Seiten auf, so dass du immer wieder eine Seite nachlegen musst, einen Knopf drücken musst und das immer und immer wieder. Scanner die mehrere Seiten im Feeder aufnehmen können und Multiseitendokumente scannen können, beschleunigen den Arbeitsprozess und machen Spaß. Der ScanSnap iX500 hat eine Dokumentenaufnahme für 50 Seiten und scannt 25 (Doppel)Seiten/Minute.

Für Einige ist ein Desktop Scanner schlicht zu teuer oder keine rentable Lösung. Eine sehr gute und günstige Option für alle die einen günstigen Scanner suchen oder viel unterwegs sind, ist der mobile Doxie One Scanner.

Ich hatte mir überlegt ob ich mir diesen Scanner ebenfalls zulegen sollte, habe mich dann aber dazu entschlossen, die hervorragende Dokumentenscanfunktion der Evernote App auf meinem Telefon zu nutzen. Seit Donnerstag wissen wir nun von der #EC2014 von einer zukünftigen Evernote Companion App Namens SCANNABLE, die das Scannen von Dokumenten noch interessanter gestalten wird. Die in die Evernote eingebaute App Scanfunktion lässt dich Post-it Notizen, Visitenkarten, Dokumente und Fotos einfach und schnell zu vorhandenen oder neuen Notizen hinzufügen. Bevor ich mich entschied den Fujitsu ScanSnap iX500 zu kaufen, habe ich mir einen Scanner aus einem Cornflakes-Karton* gebaut, um meine Scans mit der Evernote App effektiver durchzuführen zu können. Manchmal, wenn ich unterwegs bin, nutze ich eine Scanner App die sich mit Evernote verbinden lässt, um Multiseiten PDFs zu scannen.


C. Wähle einen Heftklammerentferner. Wenn du noch keinen hast, bekommst du ihn in jedem gut sortierten Schreibwarenladen oder online. Viele der Dokumente mit denen ich täglich umgehe sind zusammengeheftet. Da hat sich ein Heftklammerentferner als wahre Wunderwaffe bewährt.

Dies sind die drei grundlegenden Werkzeuge die du benötigst um einen guten Start in die Papierlosigkeit mit Evernote zu haben. Andere Werkzeuge machen dir im späteren Verlauf die Arbeit noch einfacher, aber ich will den Start für dich so einfach und ablenkungsfrei wie möglich gestalten.