15 Schritte zum perfekten Start mit Evernote

Ein Neujahrsvorsatz: Organisierter arbeiten mit Evernote

Der Jahreswechsel rückt immer näher. Viele von uns nutzen diese Zeit, in der die Tage kürzer und die Nächte länger werden, um die eigenen Arbeitsprozesse zu analysieren und zu überarbeiten.

Ein neues Jahr startet man ja traditionell mit guten Vorsätzen. Vor vier Jahren nahm ich mir vor, mein Leben papierloser zu gestalten. In den drei Jahren danach auch. In diesem Jahr habe ich endlich einen neuen Vorsatz.

Weil ich mein Ziel, privat und geschäftlich so wenig Papier wie möglich zu nutzen, erreicht habe, gebe ich mein Wissen, über die Vorteile und die Herausforderungen des papierbewussten Arbeitens, an interessierte Leser weiter.

Wenn du im Netz nach den Begriffen papierloses Arbeiten oder paperless suchst, wirst du von kostenlosen und kostenpflichtigen Tipps, Tricks, Workflows und Anleitungen förmlich überrollt.

Dabei kann ich mir ein Leben ohne Papier überhaupt nicht vorstellen. Nur die Erfindung der Papierherstellung hat uns an diesen Punkt hier gebracht. Nur weil die Menschheit das Glück hatte, Papier als Wissensträger zu bewahren können wir uns heute hier kennenlernen.

Ein papierloses Leben wäre für mich ein sehr viel ärmeres Leben.

Ich liebe meine Moleskine Notizbücher, die kleinen Post-It Notizen, die jeden Tag etwas produktiver, bunter und lustiger machen und ich freue mich jeden Tag über die Bilder, die meine Tochter mit Wasserfarben, Wachskreiden, Filz- und Buntstiften malt. Auf Papier!

Wir haben als Kinder gelernt einen Stift zu halten und unsere Gedanken aufzuschreiben, zu skizzieren und zu zeichnen. Mit Stiften und Papier etwas zu kreieren beruhigt uns, es hilft uns dabei, uns auf unsere Gedanken zu konzentrieren. Und — Ein gutes Buch aus Papier zu lesen ist nicht nur haptisch eine tolle Erfahrung.

Für mich gehören diese Dinge zu der guten Sorte Papier.

Natürlich haben wir es jeden Tag auch mit einer Sorte Papier zu tun, die uns manchmal an den Rand der Verzweiflung bringen kann. Ich denke da an Briefe, Akten, Datenblätter, Anleitungen, Tischvorlagen und sonstigen Papieren, die ihre Informationen nur preisgeben, wenn man sich erinnert wo man sie abgelegt hat. Diese schlechte Sorte Papier, die sich regelmäßig auf unseren Schreibtischen sammeln und uns selten das finden lassen, was wir eigentlich vor 5 Minuten schon gebraucht hätten trägt fast immer Informationen, die wir mehr als einmal benötigen. Der gemeinsame Nenner ist für mich, die Notwendigkeit Informationen zu digitalisieren.

Evernote bietet mir alles, was ich mir von einem digitalen Informationsverarbeitungsprogramm erwarte. Obwohl wir physiologisch gesehen alle über die gleiche Hardware verfügen — unser Gehirn — bestimmen unsere individuellen Denkmuster jeden Tag wie wir mit den Auf uns einströmenden Informationen umgehen.

Evernote lässt sich, aufgrund seiner Flexibilität an unsere individuellen Denkmuster anpassen und bietet uns deshalb die Möglichkeit die Informationen unseres privaten und geschäftlichen Lebens effektiv zu verarbeiten. Auch hilft uns Evernote dabei Lebensereignisse zu planen, Gedanken und Verhaltenweisen zu dokumentieren und zu publizieren.

Der Company Slogan “Remember Everything” bezieht sich insbesondere darauf, dass wir dank der hervorragenden Suchfunktion in Evernote, in einem Zeitfenster von nicht mehr als 15 Sekunden genau die Informationen finden die wir zum Suchzeitpunkt benötigen. Dies ist vor allem in der Zusammenarbeit mit anderen Menschen wichtig,

Zum organisierten Arbeiten gehört es vor Allem , sich zu entscheiden welchen Ansatz man bei der Verarbeitung von Informationen aus dem Netz, der Aufnahme und Verwaltung von Meeting-Notizen, der sinnvollen Nutzung von ToDo-Listen, dem delegieren von Aufgaben und der E-Mail Verwaltung nutzt.

Bei letzterem muss man sich heute eigentlich nur entscheiden ob man ein Vertreter des Zero Inbox Ansatzes sein möchte oder ob man man gut damit leben kann, das man auch am Abend noch dieses Bild auf seinem Telefon sieht.

Ich kann sehr gut schlafen, wenn meine Inbox ungelesene Mails beinhaltet. Ich entscheide situationsbedingt ob eine Mail wichtig ist oder nicht. Mit meiner Lieblings App Boxer habe ich Mails immer im Griff und kann sie direkt zu Evernote hinzufügen oder als ToDo taggen.

Für die tägliche private und berufliche Informationsverarbeitung findet man unzählige Tools die versprechen das Leben einfacher, produktiver und stressfreier zu machen.

Über die letzten Jahren habe ich eine Vielzahl verschiedenster Produktivitäts-Apps, Projektmanagementprogramme und CRM Programme gekauft und ausprobiert. Ich habe Blogeinträge und Bücher über Zeitmanagement, Aufgabenverwaltung, Projektmanagement, effektive ToDo-Listen-Bearbeitung, Informationsmanagement, Wissensmanagement u.v.m. gelesen.

Ich studiere in Teilzeit Bildungswissenschaft mit dem Schwerpunkt Organisationsentwicklung und Beratung. Die wichtigste Erkenntnis, zu der ich gelangt bin ist, dass man seine täglichen Aufgaben nicht produktiver erledigt, wenn man ständig versucht, mit neuen Tools die eigene Produktivität zu steigern. Diese Lektion muss jeder lernen. Diese Erkenntnis muss man erlangen, bevor man sich ein fein abgestimmtes, verlässliches und auf die eigenen Bedürfnisse angepasstes System erstellen kann, dass schlussendlich dazu führt, dass man wirklich produktiv arbeiten kann und somit ohne schlechtes Gewissen, Zeit hat sich auf Hobbies und Nebenbeschäftigungen einzulassen.

Seit ich Evernote so nutze wie ich es heute nutze verschwimmt die Trennlinie zwischen privatem und beruflichem Raum zunehmend.

Bis ich allerdings an diesem heutigen Punkt angelangt bin, ließ mich meine Unproduktivität oft verzweifeln. Ich suchte an den falschen Plätzen nach Lösungen und habe erst nach 3 Jahren erkannt, dass die Lösung in der mentalen Einstellung zu meiner Arbeit liegt.

All die Recherchen und die scheinbar verschwendete Zeit waren jedoch sehr wichtig, weil ich in dieser Zeit gelernt habe welche Dinge für mich nicht funktionieren. Eine Sache die fast alle Programme und Selbsthilfeblogs und -bücher ausgezeichnet beherrschen, ist es, dass sich der Leser schlecht fühlt. Er ist unproduktiv, abgelenkt, unstrukturiert und zwar in allen Bereichen seines Lebens. Sehr viele Programme sind sehr komplex und es dauert manchmal Jahre, bis man Arbeitsabläufe verinnerlicht hat. Mir ging es zum Beispiel mit GTD von David Allen so. Ich finde es auch heute noch unnötig kompliziert. ABER es ist eine bewährte Methode mit der sehr viel Geld verdient wird.

Du kannst deine Produktivität sehr einfach auf das Level heben das du dir wünschst. Auch ohne Jahre mit dem Studium von Neurowissenschaftlichen Erkenntnissen zu verbringen. (Es sei denn du bist Neurowissenschaftler!)

Ich nutze Evernote seit 2011 und seit November 2013 ist es Dreh- und Angelpunkt meines täglichen Lebens. Alles was ich an Informationen aufnehme, verarbeite und weitergebe nimmt seinen Weg durch oder seinen Anfang in Evernote.

Regelmäßig höre ich, dass Leute aus meinem Umfeld schon einmal mit Evernote in Kontakt gekommen sind — die Software auf Ihren mobilen Geräten und ihrem Computer ungenutzt spazieren tragen und leider nie den richtigen Zugang gefunden haben, Evernote für ihre täglichen Aufgaben und Herausforderungen zu nutzen.

Die 5-teilige Serie
„15 Schritte zu einem gelungenen Start mit Evernote”
ist als Wegbeschreibung für all jene gedacht, die mehr über die Arbeitsorganisation, und einen effektiven und einfachen Weg zur Nutzung von Evernote kennenlernen wollen.

In meiner täglichen Arbeit, meinem Studium und meinem Privatleben geht es darum, das Potential von Evernote in Verbindung mit einigen wenigen Apps voll auszuschöpfen.

Und — ich möchte dir gerne zeigen das schon der Start mit Evernote schnell zu sehr produktiven Workflows führen kann.

Anfänger, Fortgeschrittene und PowerUser sind eingeladen sich in der Disqus Kommentarfunktion, auf Google+, Facebook, Twitter, und Pinterest auszutauschen und Kritik, Tips und Tricks auszutauschen. Bevor ich die Einleitung abschließe und wir mit dem 15 Schritte Programm fortfahren, eine Bitte vorab.

Wie beim erlernen aller neuen Fähigkeiten brauchen wir auch beim Start mit Evernote

Zeit, Geduld und Durchhaltevermögen.

Der folgende 15 Punkte Plan umfasst alle Grundlagen, die Du für einen gelungenen Start und ein effektives Arbeiten mit Evernote brauchst. Nimm Dir so viel Zeit wie nötig, um die Schritte zu verstehen und für dich einzurichten.

In dieser Woche werde ich jeden Tag eine der 5 Phasen veröffentlichen.

Wenn du dir jeden tag eine Stunde Zeit nimmst, den Beitrag zu lesen und die Punkte zu übernehmen, die in deinem Evernote Setup noch fehlen, bist du am Sonntag bereit die Workflows und Automatisierungen die ich wöchentlich (mein Vorsatz für den Rest des Jahres und das folgende Jahr) veröffentlichen werde zu verstehen und für dich individualisiert umzusetzen.

Die folgende Infografik zeigt den Plan für die nächsten 5 Tage

Das Programm umfasst 5 Phasen die je in 3 Schritte unterteilt sind. Wenn du jede der 5 Phasen abschließt, wirst du Tag für Tag sehen, wie du von immer weniger nutzlosem Papier umgeben sein wirst und wie sich der Freiraum den du dir in der physischen Welt schaffst auch auf deinen Geist auswirkt.
Wenn du bereits eine oder mehrere Phasen abgeschlossen hast, kannst du dich an den Punkten orientieren, die du noch nicht erledigt hast.

Ich möchte dir den Start mit Evernote so einfach wie möglich machen. Es gibt keinen Masterplan für das Arbeiten mit Evernote. Meine Workflows passen zu 99% zu meiner Arbeitsweise. Diese Freiheit, die Evernote jedem Nutzer bietet, auf die verschiedensten Arten Informationen in den Account zu bringen und zu organisieren, ist das größte Potential und für viele auch der Grund dieses großartige Werkzeug nicht zu nutzen oder nicht voll auszuschöpfen.