แนะนำเครื่องมือที่ใช้ในการ Work from Home ในแบบฉบับ The Existing Company

ก่อนอื่นเจ้าของบล็อคขอเกริ่นก่อนเลยว่าการทำงาน ในช่วงเหตุการณ์ที่เราจำเป็นจะต้องทำงานที่บ้านนั้นมันก็แสนจะยากพอๆกับอาชีพอื่นๆ จขบ.อยากลองแชร์ tools ที่ทางบริษัทของจขบ.นำมาใช้ และทำให้การทำงานระหว่างคนในทีมนั้นมีประสิทธิภาพเหมือนกับนั่งทำงานที่ออฟฟิศ

1. Tool สำหรับการสื่อสารของคนในทีม

เนื่องจากบริษัทของจขบ.เป็นบริษัท Software House ที่ต้องทำงานร่วมกันหลายคน ทำให้การสื่อสารอาจจะหลุดไปบ้าง ไม่เข้าใจกันบ้าง วิธีที่นำเข้ามาแก้คือการนำโปรแกรมที่ใช้สำหรับการสื่อสารเข้ามาช่วย

ตัวเลือกที่บริษัทของจขบ.นำมาใช้คือ discord ซึ่งมันก็ใช้ได้สะดวกและมีให้โหลดหลาย platform และสามารถแบ่งเป็นห้องๆเข้าออกได้ง่าย ระหว่างทำงานอยู่ก็สามารถเปิดปิดไมค์ได้โดยไม่ต้องสลับไปยังหน้าจอของโปรแกรม

ข้อดีอีกข้อของเจ้า discord ที่จขบ.ว่ามันดีมากๆเลยก็คือ การ live หรือการ stream จอ เพื่ออธิบายหรือคุยงานกับคนในทีม ทำให้เราสามารถสื่อสารกันได้เข้าใจเหมือนกับนั่งอยู่ด้วยกัน

ข้อเสียของเจ้า discord นี้ก็มีเหมือนกันนะ เช่น ไม่สามารถทำการ Conference Call แบบเห็นหน้าได้ ไม่สามารถส่งไฟล์เกิน 100 MB ได้ — Ref : Attachai Sawangwong ผู้สร้างห้องเอกซิสติ้งลี้ภัยโควิด 19

tool ที่บ.ของจขบ.เลือกมาใช้อีกตัวเพื่อการสื่อสาร และจัดการ project ก็คือ Slack
ข้อดีหลักๆของ slack ก็คือสามารถแบ่งห้องเพื่อแยกออกเป็นโปรเจคไม่ให้สับสนได้ และภายในแต่ละห้องนั้นจะสามารถ pin หรือ mark star ให้ข้อความหรือไฟล์ที่สำคัญสำหรับ project นั้นได้ เวลามาย้อนดูจะทำให้หาได้รวดเร็วยิ่งขึ้น แต่ slack ก็มีข้อเสียคือ ถ้าใช้ฟรีก็จะมีข้อจำกัดในการใช้งาน สามารถเก็บข้อความได้ไม่เกิน 10,000 ข้อความ และเก็บไฟล์ได้ไม่เกิน 5 GB ถ้าเกินจากนี้จะถูกลบออกจาก slack ถ้าอยากใช้แบบ unlimited ก็ต้องทำการ upgrade plan

2. Tool ที่เป็นตัวกลางในการเก็บไฟล์

และแน่นอนว่า tool หนึ่งเดียวในดวงใจเรื่องการจัดการไฟล์ การเก็บไฟล์ก็คือ Google Drive ถ้าจะให้อธิบายข้อดีก็จะมีมากเลยทีเดียวแต่จะเอาหลัก ๆ ก็คือ google drive เด่นในเรื่องของการแชร์ไฟล์ออนไลน์ และมีแอปพลิเคชั่น backup&sync ไว้ใช้สำหรับการ sync ข้อมูลและไฟล์ต่าง ๆ จากบน drive มาไว้บนคอมของเรา เวลาที่เกิดปัญหาเกี่ยวกับ internet หรือไฟที่บ้าน ก็สามารถทำงานต่อแบบออฟไลน์ได้ ซึ่งข้อเสียของเจ้าแอปนี้ก็คือเปลืองเนื้อที่บนคอมของเราจริง ๆ

3. Tool สำหรับ Monitoring Work Activity ของตัวเองและคนในทีม

สำหรับ tool ตัวนี้ จขบ.ก็ไม่รู้ว่าจะเรียก tool ได้ไหม เอาเป็นว่า tool ตัวนี้เป็นส่วนเสริมสำหรับ slack ที่จะช่วยให้เราได้ทบทวน และวางแผนในการทำงาน หรือสิ่งที่จะต้องทำในแต่ละวันของเรา และคนในทีม tool ตัวนี้เรียกว่า ManyFox Bot

ManyFox Bot คืออะไร?
manyfox คือ bot ที่มาช่วยจัดการในเรื่องวันหยุด ป่วย ลา หรือพูดง่าย ๆ คือเป็น HR ให้เรานั่นเอง และที่น่าสนใจที่สุดคือการสร้าง daily task

ทุก ๆ วันตอนเช้าก่อนเริ่มทำงาน ทุกคนในทีมจะต้องมาใส่ task ที่ตัวเองจะต้องทำในแต่ละวันผ่าน manyfox เพื่อเป็นการทวนว่าตัวเองได้ทำอะไรไปแล้วบ้าง ทำไปถึงไหนแล้ว และควรจะเสร็จวันไหน และมีอะไรที่จะต้องทำอีกบ้าง ทำให้ทุกคนนั้นรู้หน้าที่ของตัวเอง และสามารถทำงานได้อย่างมีเป้าหมายในแต่ละวัน

ขอหลบมาขายของนิดนึง 🤩
manyfox ได้มีการพัฒนาเป็นแพลทฟอร์มสำหรับจัดการ OKR และทรัพยากรบุคคลแบบครบวงจร ซึ่งจะปล่อยออกมาให้ได้ใช้กันในเร็ว ๆ นี้ — เข้ามาติดตาม และดูเพิ่มเติมกันได้ที่ https://www.facebook.com/108857023801781/posts/204365850917564/?d=n

สรุป

Tools เหล่านี้เป็นเพียงตัวช่วยในการทำงานของทุกคนให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น จขบ.อยากให้บล็อคนี้เป็นอีกหนึ่งตัวช่วยแนะนำในการเลือกใช้ tools ต่างๆ สำหรับช่วงที่เรา work from home ในสถานการณ์คับขันแบบนี้ หรือถ้าได้ผลดีก็ใช้ในช่วงที่สถานการณ์กลับมาเป็นปกติก็ได้นะคะ สุดท้ายนี้ขอสวัสดีวันปีใหม่ไทยกับทุกคนที่เข้ามาอ่านนะคะ และขอฝากไว้หนึ่ง quote ที่ไม่ค่อยจริงจังเท่าไหร่

ต่อให้มีตัวช่วยที่ดีมากมายก็ไม่ดีเท่าเราช่วยตัวเอง

บล็อคนี้เป็นเพียงการรีวิวจากสิ่งที่ tester ต๊อกต๋อยได้เผชิญมาและอยากจะแบ่งปันเพื่อน ๆ พี่ ๆ น้อง ๆ ถ้ามี tools ตัวไหนที่น่าสนใจอีกสามารถแนะนำกันมาได้นะคะ