Scratch Your Own Itch (Part 1)
Ya, karena aku adalah individu yang pemalas.
Perihal tentang Menjadikan Kegiatan yang Berkualitas
Selama setahun lebih sedikit, aku bekerja di sebuah perusahaan yang mencoba untuk membangun ekosistem tech-startup di Indonesia. Bersama mereka, aku ambil andil membuat berbagai macam kegiatan untuk para developer, designer, entrepreneur, marketer, dan lain-lain. Tujuannya sederhana, memberikan edukasi dan menyatukan mereka satu sama lain.
Boleh terdengar mudah dan lumrah tentang kita yang mengadakan acara berformatkan seminar atau pelatihan. Namun, justru dibalik persepsi mudah itu, sesungguhnya ada banyak sekali perihal yang perlu kita perhatikan. Mulai dari hal besar seperti konsep hingga yang remeh temeh seperti bikin daftar hadir. Tak lain tak bukan semua itu adalah perihal tentang menjadikan kegiatan yang berkualiatas. Dan sekali lagi perihal itu banyak sekali detailnya.
Bukan tentang Multitasking, namun Bagaimana Terselesaikan Secepat Mungkin?
Dari begitu banyak hal yang aku atasi, ada satu bagian yang sangat menghabiskan waktu bagiku. Bagian itu adalah proses registrasi di awal. Aku, kami, dan siapapun tahu bagian ini cukup penting dalam penyelenggaraan acara. Jelas karena proses ini adalah pintu utama bagi para peserta untuk hadir di acara. Satu registrasi saja cukup menyita waktu dan pikiran, apalagi paralel dengan registrasi acara lainnya.
Aku ingatkan, paralel ini bukan tentang multitasking. Sudah banyak praktisi berkata tentang betapa tidak produktifnya multitasking itu. Maka, pertanyaan besar yang menjadi penekananku dari registrasi paralel tadi adalah bagaimana caranya agar semua keremehtemehan yang bersatu itu terselesaikan secepat mungkin?
Proses registrasi ini biasa aku breakdown menjadi 4 bagian keremehtemehan:
- Pemberian informasi bahwa ada proses registrasi yang harus dilalui
- Pemberian Feedback bahwa peserta telah terdaftar
- Pengiriman konfirmasi apakah peserta dapat hadir di hari H
- Pengiriman Reminder untuk para peserta agar hadir 30 menit sebelum acara di mulai
Sebenarnya ada tools yang aku gunakan untuk membantuku:
- Google Forms dan Google Sheets, untuk perihal dokumen registrasinya.
- Yet Another Mail Merge, untuk menyebarkan 4 informasi di atas secara massal melalui email.
Walaupun begitu, dari kedua tools di atas juga memiliki batasan yang membuatku harus melakukan hal-hal sama berulang kali: Aku harus sortir ulang data peserta yang akan dikirimkan email, aku juga harus mengecek apakah ada duplikasi data atau ada data yang sudah pernah sebelumnya dikirimkan email, dan jika jumlah pesertanya banyak aku harus mengirimkan email-emailnya secara bertahap.
Dan ya, karena aku adalah individu yang pemalas, aku mulai berpikir satu langkah di depan pertanyaan besar tadi, bagaimana jika ada sebuah tools yang mampu me-manage acara secara paralel dan semua proses tahapan di proses registrasi di atas dapat berjalan secara otomatis?
Scratch Your Own Itch
Seperti hal yang dituliskan Jason Fried dan David Hansson, founder dari 37signals, dalam bukunya yang berjudul Rework, bahwa kita bisa mulai membuat sesuatu dari hal yang menjadi masalah kita. Maka, dari situlah aku ingin scratch my own itch, membuat sesuatu untuk mengatur secara baik proses registrasi suatu acara.
Inilah salah satu fitur yang ada di HANDL, automatic mailer, sebuah alat yang akan mengotomatisasi pengiriman informasi terkait registrasi kepada peserta dalam sekejap saja. Dengan automatic mailer, peserta tidak perlu bingung lagi dan panitia pun bisa melakukan hal lain yang lebih bermanfaat.
Jadi, yuk gunakan HANDL wahai kalian para pemalas (haha aku tau ini adalah kalimat advertising yang sangat buruk. Hey, I’m designer / programmer. I just feel like writing it).
And wait! there will be more…
I’ll see you next time
