Prinsip-Prinsip Kepemimpinan Bagi Pemimpin Tim Teknologi — Part 3

Libatkan dan Berkomunikasi dengan Tim

Pada bagian pertama, telah dibahas mengenai prinsip-prinsip yang berhubungan dengan pemimpin itu sendiri (modal dasar pemimpin). Pada bagian kedua telah dibahas juga bagaimana tim dibentuk dan alur kerja tim. Pada bagian terakhir ini akan kita bahas bagaimana melibatkan tim di dalam segala hal dan cara berkomunikasi yang baik dengan tim.

Berdayakan Tim dalam Mengambil Keputusan

Jika kita perhatikan bagaimana para tentara yang sedang mengemban tugas di medan perang, mereka senantiasa dihadapkan pada pengambilan keputusan yang secepat mungkin harus segera diputuskan. Berdasarkan buku lawas berjudul “BLINK: Kemampuan Berpikir Tanpa Berpikir”, bahwa untuk keputusan-keputusan yang cepat kadang datang bukan dari hasil analisis tetapi dari hasil intuisi. Para Jenderal Pasukan Perang dan para Pialang adalah contoh-contoh yang kemampuan intuisinya sudah terasah dengan baik.

Intuisi ini terlahir karena kita sudah sering melakukan dan berpengalaman sehingga hal-hal yang terkait sudah tertanam di alam bawah sadar. Dengan demikian, ketika diperlukan secara alamiah pemikiran dan solusi yang dibutuhkan muncul secara instan (Blink).

Dalam situasi-situasi tertentu, seringkali para tentara berada jauh di medan perang dan tidak ada akses untuk berkomunikasi dengan para atasannya (Jenderal). Pada kondisi ini, jelas para pejuang mesti mengambil keputusan sendiri karena kalau menunggu instruksi dari atasan jelas akan kalah perang atau minimal nyawa mereka melayang.

Dengan kondisi di atas maka tentara, tim, dan engineer kita harus dilatih untuk dapat mengambil keputusan dan dapat mempertanggungjawabkannya. Seperti prinsip-prinsip kepemimpinan Tentara “ Buat keputusan yang tepat pada waktu yang tepat”.

Apabila tim sudah terbiasa terlibat dalam mengambil keputusan maka rasa memiliki tim menjadi lebih besar. Kita sebagai lead dapat fokus ke tugas utama kita dalam mengambil keputusan yaitu menjaga skalabilitas dari organisasi.

Agar berhasil dalam meningkatkan skalabilitas serta menjamin waktu delivery secepat mungkin tanpa menurunkan tingkat kualitas dan tanpa mengorbankan tingkat happy dari tim kita harus melatih tim ikut terlibat dan mendukung pengambilan keputusan dekat ke aksi yang akan terjadi. Apabila tim sudah terlatih seperti demikian maka ketika terjadi kritikal issue, tim sudah terbiasa dan dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat bahkan pada situasi kita tidak ada atau tidak bisa mereka hubungi.

Tim sendiri perlu dapat bergerak dengan cepat, berputar arah jika perlu, dan bereaksi terhadap pasar yang kompetitif tanpa menunggu keputusan dari atas. Menunggu seorang pemimpin yang telah membangun organisasi dan menunggu rantai komando-dan-kontrol berarti jalur kerja sama beberapa tim akan menghadapi banyak kendala, yang menyebabkan lambatnya waktu untuk memasarkan dan akhirnya menyerahkan pangsa pasar kepada organisasi atau perusahaan lain yang dapat bergerak dengan cepat.

Berikut adalah hal-hal yang dapat pemimpin lakukan untuk melatih tim ikut terlibat dalam pengambilan keputusan.

1. Membangun kepekaan dan respon yang tepat dan cepat.
2. Memastikan semua tim memiliki akses ke analisis data secara real time. Khususnya data-data terkait sistem kita. Bahkan mungkin akses ke data performa bisnis perusahaan.
3. Menetapkan tujuan dan meminta pertanggungjawaban tim dari tujuan tersebut (biasakan target KPI dan OKR dieveluasi).
4. Membangun tim untuk dapat memiliki semua skill dan pengalaman untuk dapat mengambil keputusan yang cepat dan tepat.
5. Menentukan visi (OKR) yang jelas sehingga dapat membantu tim dalam memberikan arah dan bimbingan selama masa ketidakpastian terjadi.
6. Membangun budaya akuntabilitas dan tindakan yang tepat yang disadari sehingga tidak terpaksa.
7. “Let Go” agar dapat belajar dan memanage tim berdasarkan objective dan outcomes.

Nomor 7 adalah yang paling tersulit tapi ini sangat perlu. Nomor 7 ini akan tercapai jika no 1 sampai no 6 sudah terlaksana dengan baik.

Komunikasi, Komunikasi, dan Komunikasi

Without credible communication, and a lot of it, the hearts and minds of others are never captured.

Tidak peduli seberapa sering kita mencoba dan berkomunikasi kita yakin pernah gagal akan ini. Perusahaan yang sukses terdiri dari orang-orang yang sibuk menyelesaikan pekerjaan. Untuk menyelesaikan pekerjaan dipastikan membutuhkan komunikasi yang tepat.

Mengkomunikasikan semua hal khususnya mengenai topik unggulan seperti missi dan visi kepada tim harus dijadikan kegiatan yang tetap dilakukan. Kegiatan harus dilakukan dua kali ketika kondisi-kondisi berat misalkan pada masa perubahan management.

“Perubahan” adalah tanggung jawab pribadi harian dari setiap eksekutif. Perbaikan diperlukan untuk kemajuan dan pertumbuhan. Perbaikan sendiri membutuhkan perubahan.

Dr. John Kotter

Berikut contoh jadwal dan planning komunikasi dengan tim yang biasa saya lakukan.

1. Daily Stand Up, hadir ke laporan dan progress singkat dari tim (ritual scrum). Media bisa menggunakan zoom atau google meet. Untuk best practices bagaimana melakukan daily stand up dapat dibaca dari artikel berikut, https://medium.com/the-legend/jira-burndown-chart-analysis-5b805bdabd52.
2. Asynchronous Communication, setidaknya sehari sekali menyapa secara random satu dari anggota tim engineering kita. Tanyakan kinerja mereka dan kontribusi pribadi mereka dan jangan lupa kasih apresiasi atas pencapaian dari mereka. Media slack, mattermost, discord, whatsapp, dll.
3. Sprint Retrospective, ini adalah kegiatan mingguan bisa seminggu sekali atau dua minggu sekali tergantung dari lamanya sprint. Biasanya dilakukan setelah sprint beres. Lakukan evaluasi atas pencapaian sprint dari tim baik keberhasilan, kekurangan, atau blocking agar pada sprint selanjutnya menjadi lebih baik. Perlu diperhatikan masing-masing anggota tim mengevaluasi dirinya sendiri jangan sampai mengkritik dan mengevaluasi yang lain karena kalau ini terjadi akan terjadi perdebatan dan blaming.
4. One on One. Lakukan minimum sebulan sekali untuk kita dapat berkomunikasi secara intens dengan setiap anggota tim. Dengarkan semua keluh kesah dari tim. Usahakan untuk banyak mendengar dan jangan banyak memberikan komentar. Semakin tim terbuka maka tujuan dari kegiatan ini semakin tercapai.
5. KPI Snapshot. Lakukan laporan dan penilaian perkembangan KPI semua anggota tim paling lambat dua sprint sekali atau jika tidak terlalu memberatkan tim bisa dilakukan setiap sprint. Dengan adanya pelaporan KPI Snapshot maka perkembangan tim akan senantiasa terpantau dan jika ada yang diluar batas-batas wajar dapat dengan segera diluruskan. Bagi tim ini sangat bermanfaat karena dengan adanya snapshot mereka tidak akan repot ketika penilaian KPI tiap quarter dilakukan.
6. KPI dan OKR Tracking. Lakukan review KPI dan OKR tim setiap 3 bulan sekali (quarterly).
7. Company Performance Review. Informasikan kepada tim mengenai performance dari perusahaan secara keseluruhan jika tidak ada acara yang memfasilitasi hal ini oleh perusahaan.

Bertindak Berdasarkan Data (Data Driven)

Semua orang akan senang berada dilingkungan yang egaliter. Suatu lingkungan atau tempat dimana semua ide dan pendapat semua orang didengar, dihargai, dan diperhitungkan. Hampir semua orang tidak suka pada opini orang yang bayarannya tertinggi yang selalu dijadikan acuan keputusan.

Egaliterisme bukan berarti semua orang bebas berbicara. Egaliter berarti setiap pendapat bisa diambil selama pendapat tersebut berdasarkan data dan ilmu yang dapat dibuktikan dan dipertanggungjawabkan.

Akan tetapi pada kenyataanya untuk dapat bertindak selalu berdasarkan data cukup sangat sulit. Hampir semua dari kita terkadang dituntut untuk dapat berbuat benar walau pada dasarnya bertolak belakang. Ditambah dengan ego tadi maka akhirnya membuat keputusan dan aksi kita jauh dari didukung oleh data.

Untuk dapat meningkatkan penggunaan data dari setiap aksi dan keputusan kita maka hal-hal berikut dapat dilakukan.

1. Berhenti sejenak dan tarik nafas untuk bertanya apakah keputusan kita ada data yang mendukungnya?
2. Luangkan waktu untuk membangun solusi yang mendukung analisis yang diperlukan dan dapat dilakukan berulang.
3. Hati-hati terhadap keinginan untuk segera melompat ke pengembangan hipotesis tanpa mengumpulkan data yang lengkap.
4. Pastikan leader jangan mengarahkan tim pada satu arah. Arahkan mereka untuk berusaha mengidentifikasi kebenaran.
5. Gunakan kaidah deduksi dan induksi dalam mengambil keputusan dari data yang ada.

Selalu Berkembang dan Berubah

Jadilah agen dari perubahan karena untuk maju dan berhasil memerlukan perubahan. Saya yakin tidak ada organisasi yang tidak membutuhkan perubahan. Perkembangan zaman, kemajuan teknologi, perubahan norma dan budaya menuntut kita selalu berubah dengan cepat. Kita tidak boleh puas dengan status quo dan harus melawan inersia yang ada di semua organisasi.

Berikut adalah hal-hal yang dapat mendorong untuk selalu dapat berubah.

1. Luangkan waktu untuk menganalisis kekuatan yang mengganggu atau menghalangi perubahan. Jika sudah ditemukan maka segera hilangkan.
2. Cari teknologi atau platform yang memungkinkan merubah dan meningkatkan persaingan yang sehat.
3. Cari dan buat agar tim mendapatkan pengalaman baru baik itu dalam industri yang terkait atau di luar industri yang terkait. Pengalaman-pengalaman baru ini dapat membantu tim menemukan terobosan-terobosan baru yang pada akhirnya meningkatkan organisasi menjadi lebih baik.
4. Hargai keragaman pendapat. Jangan sampai mencari perbedaan pendapat demi publisitas dan kepatuhan. Arahkan perbedaan pendapat untuk organisasi yang lebih baik dan lebih kuat.

References

1. https://en.wikipedia.org/wiki/John_Kotter
2. https://www.ciotalknetwork.com/5-inspiring-change-leadership-quotes-from-dr-john-kotter