Cómo hacer juntas efectivas
No hay nada que destruya la productividad de una organización como las juntas improductivas. En muchos lugares, los colaboradores pasan la mayor parte de su día en juntas que no sirven. Esto no solo desgasta a todos los participantes sin lograr crear entregables definidos ni aclarar dudas, sino que hace a la organización lenta y burocrática.
En nuestra opinión la clave para hacer una junta productiva es:
- Asegurarte que la junta sea necesaria: antes de que se convoque a una junta o se mande la invitación, asegúrate que todos los invitados a la junta necesitan estar ahí y que solo a través de la junta puedes resolver el problema que tienes. ¿Se puede resolver el problema hablando directamente con alguien? ¿Se puede crear un sub-grupo que resuelva esto? ¿Se puede mandar un correo o existe otra manera de llegar a una solución?
- La junta debe de tener un objetivo claro y entregables definidos para la junta: Las juntas no son un concurso de popularidad, ni una forma de lucirse con tu equipo. Son una herramienta para encontrar soluciones a problemas comunes. Es la responsabilidad del organizador de la junta el crear una minuta de los temas que se quieren tocar en la junta y asegurarse que para cada punto exista un entregable que se quiere generar de la misma. Si no existe una minuta ni entregables, las juntas normalmente se alargaran sin llegar a soluciones o consensos.
- Utilizar la junta solo para discutir los temas estipulados. Nada mas: El que organiza una junta es el responsable de fungir como mediador en la misma. Es su responsabilidad asegurar que durante la junta solo se toquen los temas establecidos en la minuta, que no se generen discusiones fuera de tema, o que se comiencen a discutir temas después de haber llegado al entregable establecido.
En Podemos, la única razón por la que debe de existir una junta en la organización es para:
- Poner a los participantes al tanto sobre metas, anuncios, o procesos relevantes a sus responsabilidades.
- Para llegar a un consenso.
- Para buscar aportaciones o ideas de como resolver un problema.
Para hacer una junta productiva se necesita la preparación adecuada y disciplina. Es la responsabilidad del organizador de una junta asegurarse de solo llevar a cabo juntas improductivas. En Podemos, cada colaborador tiene la responsabilidad de solo participar en juntas productivas. Si en algún momento un colaborador se encuentra en una junta improductiva que solo le esta quitando tiempo es su responsabilidad salir de ahí lo más rápido posible.
En Podemos siempre estamos pensando en formas de hacer nuestro trabajo mas interesante, retador y menos burocrático. Consideramos que solo tener juntas productivas nos acerca a esta meta. Si quieres trabajar en un lugar sin juntas sin sentido manda tu CV a reclutamiento@podemos.mx.
