El Torbellino: El enemigo de la ejecución — serie 4DX

En esta serie cubriremos los aprendizajes más importantes del libro Las 4 Disciplinas de la Ejecución de Sean Covey. Este libro y sus enseñanzas nos están ayudando a enfocarnos como organización en alcanzar nuestras Metas Crucialmente Importantes.
Reflexionemos sobre alguno de nuestros días. Nos levantamos, tal vez hicimos algo de ejercicio, desayunamos, dejamos a nuestros hijos en la escuela y nos dirigimos al trabajo. Camino al trabajo comenzamos a revisar nuestros pendientes e identificamos las dos o tres actividades importantes que si las lográbamos llevar a cabo nos ayudarían a avanzar significativamente en nuestros objetivos. Llegamos a la oficina con la mejor intención de llevarlas a cabo y de pronto, algo urgente llamó nuestra atención. Poco después salió otro pendiente y antes de que nos demos cuenta el día ya casi se había terminado. Estamos cansados y viendo el reloj nos dimos cuenta que ya no tendríamos oportunidad de realizar estas tareas crucialmente importantes. Nos vamos de la oficina un poco tristes por no haber podido lograr lo que nos propusimos pero nos aseguramos que mañana será diferente.
Desafortunadamente el día siguiente no es diferente, nuevamente tenemos pendientes urgentes que atender y este círculo vicioso se repite. Antes de que nos demos cuenta ya paso una semana, después un mes y más tarde un año. ¿Qué pasó? ¿Cómo es posible que no logramos llevar a cabo estas tareas que eran realmente importantes en nuestro día a día? Lo que ocurrió, es que fuimos víctimas del torbellino.
El torbellino es el trabajo diario. Son las tareas urgentes que se tienen que llevar a cabo día a día para mantener nuestra operación. Es nuestro deber ser. El torbellino representa la enorme cantidad de energía necesaria que necesitamos llevar a cabo solamente para cumplir con nuestro día a día. Irónicamente, el torbellino es nuestro mayor enemigo cuando estamos buscando hacer un cambio positivo en nuestras vidas o lograr un objetivo significativo que anteriormente no hemos logrado conseguir en el ámbito profesional.
¿Recuerdas alguna iniciativa importante que hayas implementado con éxito en un principio y que poco a poco la fuiste dejando hasta que la misma ya no fue exitosa? ¿Por qué es que dejaste de hacerla? ¿Un día simplemente tomaste esta decisión o poco a poco te comenzaste a decir que “mañana” comenzarías de nuevo? Si somos honestos, la respuesta para muchos de nosotros es que poco a poco dejamos que estas buenas intenciones murieran.
Dentro de las organizaciones, ocurre lo mismo. Para que las empresas logren su misión, deben mantenerse en constante mejora, crecimiento y aprendizaje. Deben ejecutar proyectos prioritarios, metas crucialmente importantes, que las ayuden a lograr objetivos que nunca antes han alcanzado. Sin embargo, muchas empresas no logran hacer esto y continúan llevando a cabo iniciativas que no son exitosas o procesos anticuados que todos saben que se deberían de mejorar. Siguen haciendo lo mismo día a día y esperando resultados diferentes. ¿Por qué ocurre esto? Por el torbellino.
Seamos claro, el torbellino no es malo. De hecho, el torbellino es necesario. Es lo que mantiene vivas a las organizaciones y no podemos ignorarlo. Si no atendemos los asuntos urgentes, pueden llegar a matar a la organización. Sin embargo, también tenemos que reconocer que si ignoramos lo importante, si no logramos ejecutar de forma exitosa los proyectos prioritarios para conseguir metas crucialmente importantes, nuestro futuro no está garantizado. Si dentro de una organización solo actuamos dentro del torbellino, nunca habrá progreso. Toda nuestra energía se irá a mantener el barco aflote. El reto de las organizaciones es ejecutar las metas crucialmente importantes sin dejar de lado lo urgente. Esa es la clave para lograr la misión y el propósito de una organización.
El libro las 4 Disciplinas de la Ejecución fue diseñado para ayudarnos a manejar este torbellino. Se trata de un conjunto de reglas para ejecutar una estrategia crítica para la organización dentro del torbellino. Las 4 Disciplinas se resumen de la siguiente manera:
- Disciplina 1 enfocarse en lo crucialmente importante: Es muy simple, mientras más cosas intentemos lograr, menos energía podremos poner en llevarlas a cabo. Cómo organización debemos aprender a decir que no a iniciativas que pudieran ser positivas para enfocarnos en lo que realmente va a marcar una diferencia en nuestros resultados. Concentrarnos en menos para lograr más.
- Disciplina 2 actuar sobre las medidas de predicción: Esta disciplina aborda el principio de la palanca. Es decir, no todas las acciones tienen el mismo impacto en un objetivo. Necesitamos identificar las acciones que van a tener el mayor impacto en un objetivo y que podemos ejecutar para alcanzar nuestra meta. No importa lo que queramos lograr, para medir nuestro progreso existen dos tipos de métricas: históricas y de predicción. Las medidas históricas nos sirven para dar seguimiento a lo crucialmente importante. Son métricas como ingresos, utilidades, o número de clientes que aunque pueden ser crucialmente importantes, son el resultado de otras acciones que surgieron en el pasado. Las medidas de predicción se centran en las cosas de mayor impacto que podemos hacer para influir para alcanzar nuestra meta. Miden las conductas que ayudarán a que las métricas históricas se logren. Cuando nos tomamos el tiempo para identificar las métricas de predicción correctas, estas se convertirán en los puntos clave de acción para lograr nuestra meta.
- Disciplina 3 crear un tablero de resultados convincente: Los seres humanos actuamos diferente cuando estamos midiendo nuestros resultados. Si no nos sentimos seguros de esto, recordemos como cambio la energía y entusiasmo dentro de un partido de fútbol cuando solo estábamos pasando la pelota a cuando comenzamos a poner un tiempo y llevar un marcador. La Disciplina 3 nos habla del compromiso. Para lograr una meta u objetivo importante debemos estar comprometidos con la misma. Si no tenemos un marcador que nos indique si estamos ganando o perdiendo y que nos de la oportunidad de cambiar nuestro comportamiento para lograr lo que queremos es difícil pensar que nos vamos a comprometer con el resultado.
- Disciplina 4 establecer una cadencia de rendición de cuentas: La Disciplina 4 nos habla de los hábitos de ejecución. En las primeras tres disciplinas hacemos las reglas del juego, en la Disciplina 4 el equipo entra a la cancha y se pone a jugar. Esta disciplina se basa en el principio de la rendición de cuentas. Si un equipo no rinde cuentas sobre su desempeño de manera regular y se compromete a ciertas acciones, será inevitable que el equipo caiga nuevamente en el día a día del torbellino. La rendición de cuentas se lleva a cabo mediante un ritmo regular y frecuente de juntas en donde todo el equipo tiene una meta crucialmente importante. Estas reuniones deben llevarse como mínimo una vez a la semana, durar entre 20 y 30 minutos y servir para que los miembros de un equipo rindan cuenta sobre lo que se ha logrado a pesar del torbellino.
En nuestra vida personal como en la profesional, el primer paso para llevar a cabo un cambio positivo es reconocer el que existe un problema que queremos corregir. Dentro de las organizaciones, el enemigo del progreso y el cumplimiento de metas crucialmente importantes es el torbellino. Durante las siguientes semanas estaremos explicando a profundidad las 4 Disciplinas de la Ejecución que buscan ayudarnos a resolver esto. Antes de comenzar en este camino, tenemos que reconocer el problema que tenemos.

