Tips Bekerja Dari Rumah Secara Efektif

Sesi #5 — Webinar Suitmedia “New Normal Digital 101”

Podcast of Suitmedia
Oct 15 · 11 min read

Ikhtisar Utama

  • Terdapat beberapa kelebihan penerapan sistem bekerja dari rumah, antara lain karyawan merasa lebih fokus dan produktif dalam melakukan sebuah pekerjaan, serta intensitas waktu yang dapat dihabiskan bersama keluarga di rumah masing-masing menjadi lebih banyak.
  • Komunikasi yang terjalin dengan baik antar tim adalah kunci utama untuk melakukan pekerjaan secara remote. Setiap anggota tim harus sadar bahwa selama bekerja dari rumah, mereka harus tetap online dan siap ketika tim membutuhkan jawaban. Itulah mengapa menyepakati available hours dalam sebuah tim menjadi sangat krusial.
  • Strategi yang dapat diterapkan dalam membangun kolaborasi tim adalah membuat arahan yang jelas dan realistis, menciptakan suasana kerja yang dinamis, berusaha tetap terbuka dalam memberikan standar atau aturan pengerjaan tiap task, dan selalu hadir di tengah anggota tim untuk selalu memberikan support serta menerima segala masukan terkait proyek yang sedang dikerjakan.
Dandy Risandi (Sr. Art Director), Marista Yoga Pratama (HR Manager), Nia Anggriani (Account Manager)

Rutinitas Kegiatan selama Bekerja dari Rumah

00:05:51–00:15:53

  • Sebelum pandemi COVID-19, Suitmedia sudah sejak lama menerapkan kebijakan bekerja secara remote bagi para karyawannya. Itulah mengapa kami sudah siap untuk menerapkan sistem bekerja dari rumah selama masa PSBB ini.
  • Remote working ini sepertinya akan menjadi sebuah kebiasaan baru di dunia perkantoran di masa depan berkat fleksibilitasnya yang memberikan kita kebebesan untuk bekerja dari mana saja.
  • Berdasarkan survey yang dilakukan oleh Buffer, 57% orang lebih menyukai bekerja secara remote. Melalui sistem kerja dari rumah atau remote, karyawan merasa lebih fokus dan produktif dalam melakukan sebuah pekerjaan.
  • Kedua, intensitas waktu bersama keluarga pun cenderung menjadi lebih banyak. Kita dapat memanfaatkan waktu yang biasanya digunakan untuk perjalanan ke kantor dengan melakukan kegiatan bersama keluarga.
  • Hal yang menjadi tantangan dalam menerapkan sistem bekerja dari rumah terletak pada sistem kolaborasi dan kebutuhan emosional tiap karyawan. Proses sosialisasi pada kenyataannya penting sekali untuk menjaga mood dan kesehatan mental karyawan selama bekerja dari rumah.
  • Untuk menghadapi tantangan yang ada, kita harus membangun komunikasi yang kuat baik dengan tim internal maupun dengan tim eksternal seperti klien.
  • Bagi karyawan yang sudah berkeluarga dan mempunyai anak, bekerja dari rumah menjadi suatu tantangan tersendiri. Mereka harus pintar membagi waktu dengan banyaknya distraksi mulai dari mengurus anak hingga melakukan pekerjaan-pekerjaan rumah.
  • Dalam upaya menjaga agar suasana hati atau mood senantiasa baik, usahakan untuk tetap melakukan rutinitas bangun di pagi hari selayaknya Anda hendak berangkat ke kantor di masa sebelum pandemi.

Tips Mempertahankan Kinerja Tim

00:15:54–00:21:21

  • Komunikasi yang terjalin dengan baik antar tim adalah kunci utama untuk melakukan pekerjaan secara remote. Setiap anggota tim harus sadar bahwa selama bekerja dari rumah, mereka harus tetap online dan siap ketika tim membutuhkan jawaban. Itulah mengapa menyepakati available hours dalam sebuah tim menjadi sangat krusial.
  • Sebagai manajer, kita harus memastikan bahwa peran dan tanggung jawab dari setiap anggota tim sudah terlaksana dengan baik. Ketika semua pekerjaan dan timeline sudah sesuai dengan ekpektasi, maka remote working dapat berjalan dengan efisien.
  • Agar setiap task dapat dikerjakan dengan baik, kita wajib mengulas semuanya secara ringkas di setiap akhir pertemuan untuk memastikan bahwa anggota tim sudah memahami dengan jelas tugas yang diberikan.
  • Kedua, kita membuat rencana kegiatan yang dilakukan oleh setiap anggota tim sesuai dengan proyek yang dikerjakan agar semuanya tetap berjalan dengan efisien.
  • Ketiga, kita perlu memahami gambaran proyek yang akan dikerjakan. Sangat penting untuk menyamakan persepsi dan visi antar anggota tim agar segalanya dapat berjalan lancar.
  • Keempat, ada baiknya jika kita membuat agenda pertemuan dengan tim kecil agar kita dapat menyampaikan pesan secara cepat, fokus, dan tentunya lebih mudah untuk merencanakan langkah yang akan diambil selanjutnya.
  • Kelima, kita dapat menggunakan collaboration tools seperti Google Hangouts, Teamwork, dan grup WhatsApp untuk menunjang aktivitas selama bekerja dari rumah.

Pentingnya Kesepakatan Waktu selama Bekerja dari Rumah

00:21:28–00:26:38

  • Membuat kesepakatan waktu dengan anggota tim menjadi salah satu kunci agar komunikasi dapat berjalan lancar. Hal ini bertujuan untuk membangun kesepahaman antar anggota tim.
  • Aturan terkait waktu bekerja secara umum berasal dari kebijakan atau standar operasional yang diberikan oleh perusahaan.
  • Di Suitmedia, terdapat beberapa kebijakan terkait remote working, seperti diperbolehkannya para karyawan untuk bekerja secara remote maksimal satu kali dalam seminggu.
  • Kedua, kami juga menerapkan kebijakan aturan jam kantor secara fleksibel. Kami hanya menekankan bahwa jam masuk kantor maksimal jam 11 pagi.

Perjalanan Kebijakan Remote Working di Suitmedia

00:26:41–00:30:20

  • Pada awalnya, Suitmedia tidak menentukan aturan jam masuk kantor. Namun seiring dengan berjalannya waktu, kami menemui beberapa kendala seperti beberapa karyawan yang baru datang ke kantor setelah jam makan siang yang menyebabkan komunikasi dan koordinasi antar tim terganggu.
  • Berdasarkan pengalaman tersebut, akhirnya Suitmedia menerapkan aturan bagi karyawan untuk datang ke kantor maksimal jam 11 pagi. Meskipun ada fleksibilitas jam kerja, kami tetap berpegang teguh pada tanggung jawab masing-masing sehingga komunikasi tetap berjalan dengan baik.
  • Selama bekerja dari rumah, kami juga menerapkan aturan jam kerja selama delapan jam per hari. Jika harus lembur, maka para anggota tim akan saling berkomunikasi agar kebutuhan masing-masing proyek yang sedang dikerjakan tetap dapat terpenuhi.

Cara Mengetahui Kondisi Psikologis Anggota Tim

00:30:50–00:37:08

  • Hal pertama yang dapat kita lakukan untuk mengetahui keadaan tiap anggota tim adalah dengan melihat respon mereka selama bekerja. Jika salah satu anggota tim susah dihubungi atau lambat dalam membalas pesan, kita dapat menanyakan secara pribadi terkait kesibukan yang sedang dilakukan, kondisi kesehatan, serta rutinitas sehari-hari yang ia lakukan selama di rumah.
  • Kedua, kita dapat memantau keadaan anggota tim melalui unggahan yang ada di media sosial. Orang-orang cenderung akan memberikan kode lewat unggahannya di media sosial jika ada suatu hal yang terjadi.
  • Ketiga, kita pun dapat melakukan video call yang bersifat lebih santai dengan anggota tim hanya untuk sekedar mengetahui keadaan masing-masing anggota tim selama bekerja dari rumah.
  • Keempat, kita harus melakukan pengecekan beban kerja atau workload masing-masing anggota tim. Ketika salah satu anggota tim sudah memiliki tugas yang banyak, maka kita dapat membatasi beban kerja anggota tersebut.
  • Kelima, seorang manajer harus mampu menjadi pendengar yang baik bagi anggota tim. Kita juga dapat memberikan saran dan semangat positif untuk mengurangi beban mereka.
Image for post
Image for post
Photo by Windows on Unsplash

Tips Menjaga Pola Kerja di Rumah

00:37:09–00:39:31

  • Hal yang dapat kita lakukan ketika seorang anggota tim memiliki pola kerja yang berantakan adalah dengan memberikan waktu istirahat untuknya selama 1–2 hari agar rutinitas kerja normalnya dapat kembali.
  • Selain itu, kita juga dapat melakukan penyesuaian dengan membuat jadwal meeting internal di siang atau sore hari. Jika memang ada jadwal meeting dengan klien, kita harus mengingatkan para anggota tim dari sehari sebelumnya agar mereka dapat saling menyesuaikan dengan jadwal yang ada.

Tips Menjaga Keharmonisan Tim

00:39:42–00:41:54

  • Jika salah satu anggota tim sedang dalam kondisi tidak baik, kita dapat membangun komunikasi terlebih dahulu untuk menemukan solusi terbaik. Jika diperlukan, kita dapat mencari alternatif untuk mengalihkan sementara pekerjaan yang sedang ia kerjakan ke anggota tim lain yang sedang lowong.
  • Kedua, kita dapat memberikan jeda waktu kepada anggota tim untuk fokus menyelesaikan masalah yang sedang dihadapi, dengan tujuan mereka dapat menemukan solusi tanpa distraksi dan dapat kembali fokus bekerja secara normal.

Aplikasi Pendukung selama Bekerja dari Rumah

00:42:55–00:48:00

  • Aplikasi yang kami gunakan selama bekerja dari rumah adalah Teamwork. Namun, kami juga menggunakan aplikasi penunjang lainnya sesuai dengan kebutuhan dan kenyamanan dari masing-masing tim. Biasanya kami akan menggunakan Google Sheet untuk memperbaharui task dari setiap anggota tim.
  • Kedua, kami biasanya membuat rangkuman tugas dan jadwal masing-masing anggota tim di dalam grup WhatsApp.
  • Ketiga, kami menggunakan Google Calendar untuk mengingatkan masing-masing agenda dari anggota tim.
  • Terdapat dua jenis komunikasi, yakni Asynchronous dan Synchronous. Asynchronous adalah tipe komunikasi di mana anggota tim tidak harus berada dalam waktu dan tempat yang sama untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan. Tools dari komunikasi Asynchronous adalah e-mail, project management tools, Google Slide, Google Sheet, Githup dan lain sebagainya.
  • Kelebihan dari Asynchronous adalah meningkatnya produktivitas para anggota karena mereka dapat memfokuskan diri sesuai dengan proyek yang sedang mereka kerjakan.
  • Sedangkan, Synchronous adalah bentuk komunikasi yang terjadi dalam waktu yang bersamaan seperti meeting, telepon, dan video conference. Model komunikasi ini mempunyai kekurangan, yakni ketika ada salah satu anggota tim yang sedang mengerjakan tugas lain lalu kemudian diundang untuk membahas proyek lain yang sedang berjalan, maka anggota tim tersebut tidak dapat fokus secara penuh.
  • Solusi yang harus ditekankan kepada masing-masing anggota tim adalah untuk fokus sesuai dengan prioritas deadline dan proyek yang mereka kerjakan saat ini.
  • Terdapat satu fakta menarik yang menunjukkan bahwa realtime chat dapat menjadi gangguan bagi anggota tim. Realtime chat mendorong tim untuk selalu aktif yang pada akhirnya justru dapat menyebabkan anggota tim merasa tertekan dan berkurang produktivitasnya.
  • Kita dapat mengaplikasikan dua tipe komunikasi yang ada sesuai dengan kondisi waktu dan tingkat kebutuhan tiap pekerjaan. Jika sedang berada dalam situasi yang genting dan membutuhkan keputusan segera, kita dapat mengadakan meeting, namun ketika keadaan sedang normal dan tidak begitu urgent, kita dapat mengirimkan pesan melalui e-mail.

Tips Menjaga Komunikasi Internal

00:48:04–00:56:10

  • Jika terdapat agenda pertemuan di atas jam 18.00 WIB, kita harus menyampaikan terlebih dahulu agenda tersebut kepada setiap anggota tim yang terlibat.
  • Kita dapat menanggapi pesan di luar jam kerja sesuai dengan kepentingan dari masalah yang ada. Jika kondisi sedang genting, kita harus sebisa mungkin menanggapi pesan tersebut secepatnya. Sedangkan, jika kondisinya tidak terlalu genting dan masih dapat dikomunikasikan keesokan harinya, kita tetap harus menanggapi pesan tersebut dengan memberi penjelasan bahwa detail terkait masalah tersebut akan dibahas kembali di keesokan harinya.
  • Kita juga dapat memanfaatkan fitur scheduled send dari Gmail untuk mengatur pengiriman pesan pada jam kerja.

Strategi Menyampaikan Kebijakan Internal Perusahaan

00:56:40–00:59:05

  • Pendekatan yang kami gunakan dalam menyampaikan sebuah kebijakan adalah top-down yang dimulai dari level direktur. Masing-masing direktur kemudian akan menyampaikan kebijakan-kebijakan kepada tiap anggota tim di bawahnya.
  • Apabila terdapat pertanyaan terkait kebijakan yang tidak bisa dijawab oleh manajer, maka pertanyaan tersebut akan ditampung terlebih dahulu oleh manajer sebelum selanjutnya disampaikan langsung kepada tim HR atau tim manajemen perusahaan.

Tips Manajemen Waktu Bersama Keluarga selama Bekerja dari Rumah

00:59:06–01:04:48

  • Selama bekerja dari rumah, pendekatan yang saya gunakan untuk memberikan pengertian kepada anak adalah dengan cara memberikan afirmasi secara berulang kali.
  • Sedangkan, untuk orang tua yang baru memiliki bayi, kita dapat menyesuaikan waktu bekerja dengan jam anak makan, mandi, dan lain sebagainya.
  • Kedua, kita juga harus dapat bersikap lebih fleksibel dengan keadaan di rumah. Apabila ada suatu kebutuhan di rumah yang membutuhkan bantuan kita, sebisa mungkin kita harus tetap available.
  • Ketiga, selama bekerja dari rumah, sebaiknya pilih ruangan kerja yang terpisah dengan anak-anak.
  • Keempat, kita dapat berkolaborasi dengan anggota keluarga di rumah dengan saling membagi tugas pekerjaan rumah.

Tips Membuat Kesan Pertama yang Baik kepada Klien saat Virtual Meeting

01:04:49–01:08:50

  • Pertama, kita harus tetap berpakaian rapi dan sopan meskipun pertemuan dilakukan secara online.
  • Kedua, kita harus memperhatikan cara kita berkomunikasi mulai dari nada bicara hingga gerakan tubuh saat menghadapi klien.
  • Ketiga, kita harus mempunyai bridging atau topik bahasan sesuai dengan keadaan yang terjadi seperti menanyakan keadaan industri klien dan bagaimana cara mereka beradaptasi di situasi seperti sekarang ini.
  • Kita harus mampu berjualan secara soft-selling dengan lebih menekankan bantuan yang dapat kita berikan kepada klien.
  • Keempat, kita harus memberikan kesan yang baik dalam memberikan gambaran terkait solusi yang kita tawarkan kepada klien. Kita dapat mengemas solusi yang akan kita berikan dalam bentuk live preview video.

Cara Menjaga Komunikasi dengan Klien

01:08:56–01:11:39

  • Apabila klien menghubungi saya di luar jam kerja, saya cenderung akan lambat dalam merespon pesan. Apabila klien hanya sekedar menanyakan laporan dan hal-hal yang tidak begitu mendesak, saya akan menjelaskan bahwa saya akan menanggapi secara detail permintaan beliau di esok hari.
  • Untuk mencegah atau membatasi agar klien tidak menghubungi kita di luar jam kerja, kita dapat memberikan statement ketika memulai sebuah proyek bahwa kita akan slow respond di luar jam kerja.
  • Namun, jika terdapat isu bug atau eror dan hal-hal lain yang terjadi pada website atau aplikasi, maka kita harus memberikan bantuan sesegera mungkin. Hal ini sudah sesuai dengan Service Letter Agreement (SLE) bersama klien.

Prospek Sistem Kerja dari Rumah di Indonesia

01:11:46–01:14:19

  • Penerapan sistem bekerja secara remote di Indonesia sebenarnya tergantung dari industri masing-masing perusahaan.
  • Dengan adanya pandemi ini, semua industri pada akhirnya dituntut untuk beradaptasi dengan mengimplementasikan teknologi dalam setiap proses bisnis yang dijalankan.

Proses Perekrutan dan Masa Orientasi selama Pandemi

01:14:20–01:18:02

  • Selama pandemi ini, Suitmedia melakukan proses perekrutan mulai dari melakukan tes, wawancara, penawaran kerja, hingga orientasi atau onboarding secara online.
  • Memang terdapat beberapa kendala yang kami temui dalam proses perekrutan secara online. Salah satunya seperti calon kandidat yang baru mengerjakan tes yang diberikan pukul 01.00 dini hari. Dalam situasi seperti ini, kami akan melakukan penjadwalan yang lebih fleksibel dan mengirimkan materi tes sesuai pada jam yang sudah disepakati oleh kedua belah pihak.

Cara Adaptasi Kembali Bekerja di Kantor di Masa Normal Baru

01:18:19–01:24:04

  • Jika karyawan sudah terbiasa dengan sistem bekerja dari rumah dan perusahaan memiliki kebijakan yang fleksibel, maka kita dapat mengurangi jumlah hari di mana karyawan diwajibkan untuk datang ke kantor.
  • Menurut saya, kita tidak perlu memaksakan diri untuk cepat fokus dengan sistem kerja sebelum pandemi. Saya percaya bahwa seiring berjalannya waktu kita akan dapat kembali fokus bekerja di kantor seperti sebelumnya.
  • Selain itu, kita dapat melakukan penyesuaian dengan membuat suasana tempat kerja kita senyaman mungkin agar dapat kembali fokus bekerja.
  • Kebijakan sistem bekerja dari rumah sebenarnya tergantung dari industri masing-masing karena ada beberapa industri yang membutuhkan karyawannya unutk hadir secara langsung di kantor.
  • Kita dapat melakukan evaluasi sistem bekerja dari rumah yang sudah berjalan selama pandemi ini untuk membantu menentukan penerapan kebijakan yang tepat untuk era normal baru.

Strategi Membangun Kolaborasi Bersama Tim

01:24:05–01:30:07

  • Pertama, kita harus membuat arahan yang jelas dan realistis agar tiap pekerjaan dapat tersampaikan dengan baik kepada anggota tim.
  • Kedua, kita harus menciptakan suasana kerja yang dinamis dan berusaha tetap terbuka dalam memberikan standar atau aturan pengerjaan tiap task. Hal ini akan mempermudah anggota yang baru bergabung agar dapat segera terbiasa dengan pedoman yang sudah ada.
  • Ketiga, kita harus selalu hadir di tengah anggota tim untuk selalu memberikan support serta menerima segala masukan terkait proyek yang sedang dikerjakan.
  • Sebagai seorang manajer, kita harus pandai menempatkan diri di dalam sebuah tim. Saat kita terlibat dalam sebuah proyek, kita harus menyatukan visi dan memberi kesempatan yang sama bagi tiap anggota tim untuk mengungkapkan ide-ide mereka masing-masing.

Tantangan Tersulit selama Bekerja dari Rumah

01:30:08–01:35:12

  • Selama pandemi ini, momen tersulit yang saya hadapi adalah ketika saya menerima banyak sekali permintaan dan perubahan dari klien terkait adanya pandemi COVID-19.
  • Kedua, sulitnya membagi waktu antara pekerjaan dengan keluarga.
  • Ketiga, segala kegiatan administratif terkait kontrak karyawan. Namun, tim HR sudah berusaha melakukan penyesuaian dengan mengirimkan dokumentasi kontrak kerja melalui ekspedisi.
  • Keempat, terkait komunikasi dan koordinasi dengan tim internal. Namun, untungnya kita dapat menyiasatinya dengan memberikan arahan yang jelas agar proses komunikasi dalam menyelesaikan suatu pekerjaan dapat berlangsung dengan baik.
  • Khusus untuk proses pengerjaan desain, kami sangat terbantu dengan adanya framework dalam menghadapi permasalahan yang dihadapi oleh user.
  • Selain itu, hal lain yang tidak kalah penting adalah pentingnya apresiasi ketika tim kita berhasil dan pengertian saat mereka gagal. Tanggung jawab dari seorang pemimpin adalah memastikan agar tiap anggota tim merasa mempunyai tempat untuk berbagi dalam banyak hal.

Nia Anggriani: “Komunikasi yang baik dengan tim itu sangat penting untuk menjaga kinerja selama bekerja dari rumah.”

The Spectrum Talks adalah podcast yang membagikan berbagai wawasan tentang bisnis, teknologi, dan kewirausahaan. Podcast ini dipersembahkan oleh Suitmedia, dipandu oleh Anggriawan Sugianto, serta tersedia di Spotify, Apple Podcasts, dan Google Podcasts.

The Spectrum Talks

Spreading a broad range of insights about business, technology, and entrepreneurship

Medium is an open platform where 170 million readers come to find insightful and dynamic thinking. Here, expert and undiscovered voices alike dive into the heart of any topic and bring new ideas to the surface. Learn more

Follow the writers, publications, and topics that matter to you, and you’ll see them on your homepage and in your inbox. Explore

If you have a story to tell, knowledge to share, or a perspective to offer — welcome home. It’s easy and free to post your thinking on any topic. Write on Medium

Get the Medium app

A button that says 'Download on the App Store', and if clicked it will lead you to the iOS App store
A button that says 'Get it on, Google Play', and if clicked it will lead you to the Google Play store