創業者該如何管理並有效運用時間？

由Wei Te翻譯

無論你是創業者還是想要創業，時間都是一種必須有效管理的重要資源。身為創業者，你得為企業的各個面向負責。企業的運作水準，取決於你管理自身及團隊時間的能力，以及你如何利用時間。而在這篇文章裡，我們會介紹幾種管理時間、以及有效運用時間的方式。記得，並不是每種方法都能完美貼合每一個人的生活方式，務必選擇最適合你的方法，或是設計你自己的時間管理法！

首先，你應該評估自己如何花費一天的時間。隨身帶本筆記本、記錄你做了些什麼事，或是利用Life Cycle等應用程式追蹤你的日常活動（小訣竅：RescueTime也非常適合用來追蹤你在各種不同裝置上的活動）。花費幾天收集這些資料後，即可觀察你如何花費時間，並找出你浪費時間的常見方式。你究竟花了多少時間漫不經心地瀏覽社群媒體？我們很多人都會這樣，但只要知道這些問題，就可以著手規劃你的時間管理系統。

打造固定模式

高效率時間管理的起點，即為打造固定模式，為自己的作息提供架構和組織。固定模式有助維持掌控感、減輕壓力並簡化日常生活。約45%的日常行為是由習慣構成，習慣亦可減低主動決策所需耗費的時間和活力成本。

如何排定優先次序

決定該安排哪些事、該如何安排它們之前，你應該先確認自己有多少時間。先排定吃飯和睡覺的時間，因為這些事情絕對不能妥協。想要判斷哪些事情必須完成、哪些時間該放進日程，可以參加下列幾種方法，排定事情的優先次序：

80/20法則

義大利經濟學家Vilfredo Pareto認為，80%的成果出自總工作量的20%。這項法則常應用於商業和經濟，但也可以幫助你判斷優先次序。問問自己：哪些工作可以帶來最多的成果？優先處理那些工作，再處理其他的事物。記得，雖然Pareto原則很有效率，餘下的80%工作仍有可能十分重要，只是影響力稍低；務必保留時間處理這些任務！

Ivy Lee法

現代公關之父Ivy Lee發展的這套方法，可以幫助你簡化自己的工作量。一天即將告終之時，依照優先程度由高至低，在卡片上寫下6項工作；隔天，由上至下完成它們，並將未完成的工作移至下一張卡片。這個方法聽來單純，但可以幫助你找出最重要的工作。如果你常會列出一長串待辦事項，那麼，Ivy Lee法就能幫助你更實際地判斷，你一天究竟能夠完成多少事；畢竟，我們可不是超人。

艾森豪矩陣

這個矩陣的靈感來自艾森豪在1954年的演說：「我有兩種問題：急迫的問題和重要的問題。急迫的問題並不重要，而重要的問題從不急迫。」Stephen Covey後來在《The 7 Habits of Highly Effective People》一書中將這句話重新包裝成艾森豪矩陣：

• 現在就做: 如果沒有完成，會造成立即的後果
• 安排時間: 並沒有確切期限，而且通常與達成長期目標有關
• 交託: 對其他人來說比較重要
• 排除: 偽裝成工作的分心事物

這個矩陣能幫助你判斷優先次序和評估自己的任務。如果你將大部分的時間花在「去做」任務，你就應該預先定好時間表，主動避免急迫任務可能造成的麻煩。「安排時間」類的任務，通常有助長期發展，而且可能是最能帶來成果的類別。如果你大部分的任務都屬於急迫但不重要，你可以空出時間一口氣處理好它們、拒絕接下這些任務，或是交託給其他人。花費過多時間處理不重要又不急迫的任務，可能代表你其實是在拖延，別落入這樣的陷阱。

Marc Andreessen列表

Marc Andreessen是創業家、投資人和軟體工程式，而且他有些十分極端的作法：不要有時程表、不要接電話、策略性無能。不過，他也有些沒那麼極端的點子！他使用3（加1）種列表：待辦、觀察、等待。待辦列表專屬於你非做不可的工作，並且以時間／期限再進行分類。觀察列表用來記錄那些你必須等待並追蹤、記得，或是提醒自己的事。等待列表則是那些你想做、或是你有時間就會做的事。「加1」列表則是逆待辦清單，負責記錄你完成的事；如此一來，你就可以回顧自己今天完成的事，而不是想著自己還有哪些事沒有做。

安排時間的小訣竅:

一定要為學習、探索、思考和休息保留時間。這樣的時間非常重要，因為那可以幫助你停下腳步、思考未來和發展你的點子。它讓你的大腦有機會放下重擔，並重新調校你的認知能力。你可以為自己準備一些預防措施：不要安排太多事情，也不要讓自己被大量的小任務淹沒。如果你不想自己安排活動和會議的時間，也可以雇用Kono、x.ai或Julie Desk等AI排程助理。

該怎麼工作？

一件一件地完成任務，有助減少持續不同任務間切換所造成的耗損。接下來，我們會介紹幾種有效完成工作的方法。

安排特定時間

最常見的方法之一，就是排定時段來處理工作。你不用為每一項工作預先計畫、也不需要彷彿永遠沒有盡頭的待辦事項清單，只要將任務分類，並為各類任務安排專屬時段即可。

時間箱

先為某項任務設定處理時間，例如30分鐘等。預定的處理時間結束後，評估你的進度，並決定是要繼續處理這項任務，還是要變換一下步調、改做些別的事。

蕃茄工作法

這是另一個相當受歡迎的時間管理法。蕃茄工作法的一個循環是4段25分鐘的工作時間盒，每段時間盒之間休息5分鐘；完成一個循環之後，則有個比較長的休息時間。

及時學習和工作

及時學習的根源為豐田的及時庫存管理，而且基本上與我們目前取得資訊的方式並無二致：任何地點、任何時間。這非常適合喜歡「做中學」的人；在任務開始之前，學習完成這項任務所需的知識，進行任務、進行下一個任務……如此重覆循環。你可以利用Evernote、Pocket等軟體，將有趣的資源存起來之後再看（注意：這個方法應該無法適用於準備考試）。

工作自動化

自動化有助節省時間。與其花費幾小時慢慢地完成某項工作，你可以靠自動化節省許多時間。下列是幾種自動化的服務：

• Hello Bonsai: 提供文件範本
• IFTTT和Zapier: 整合不同的應用程式和服務，簡化你的工作流程
• Grammarly和Hemingway Editor: 幫助你校正和編輯文章
• Google News、Flipboard和Feedly: 幫助你整理每日新聞資訊
• 利用智慧標籤（Gmail）和規則（Outlook）來整理你的電子郵件

二分鐘規則

對大多數人來說，「開始」才是最難的一件事，對常常拖延的人來說尤其如此。在這樣的情況下，二分鐘規則就能幫上忙：如果你覺得開始做某件事很難，那就只做兩分鐘。你會發現，與停下來再重新開始相比，繼續做下去感覺起來還比較容易。

結構式拖延

結構式拖延是種提升生產力的方法：不要對抗想要拖延的衝動，而是利用其他工作來達成你想要的拖延。這個方式無法長期使用，如果你有很多工作都得期限之前完成，就更是如此；但它偶爾會非常有幫助，例如你正處於低潮之時。

還有什麼呢？

聆聽你身體和心靈的聲音。如果你沒什麼精神，就去休息一下（小睡可以幫助大腦處理資訊）。創業是種高壓力職業，記得好好運動並注意飲食──工作的品質會反映你的健康狀況。花時間反思你的工作和團隊，評估哪些做法行得通、哪些行不通。

你可以試試看前述的訣竅和方法，而且你很可能會發現，有些方法非常適合你的生活方式，有些不適合。高效率時間管理的關鍵，就是設計一套適合你和你的處境的系統。反思是學習的基礎，因此，記得主動花費時間檢視你的時間管理系統，然後讓它更上一層樓。最最重要的事情就是開始去做，祝你好運！

如果你是個（或是想要成為）青少年創業者，而且想要了解我們的Spike教練服務可以給予你什麼樣的協助，請點選這個連結，與我們預約諮詢時間。